Научим разбираться в исламских финансах
Научим разбираться в исламских финансах
Пройти курс

Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу

Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу

www.shutterstock.com

У онлайн-касс много видов и моделей. Среди такого разнообразия сложно выбрать контрольно-кассовую технику (ККТ), которая подходит для конкретного бизнеса.

Рассказываем, как выбрать онлайн-кассу, зарегистрировать ее в ФНС и ОФД. И разбираемся, нужно ли платить за обслуживание.

Содержание

    Кто обязан применять онлайн-кассу

    Контрольно-кассовую технику обязаны применять практически все организации и ИП, если проводят наличные и безналичные расчеты. Онлайн-касса нужна при оплате товара и возврате денег покупателю. 
    Но есть организации и ИП, которые могут работать без кассового аппарата. 
    • Кредитные организации.
    • Продавцы газет и журналов в киоске, ценных бумаг, организаторы питания во время учебных занятий. Полный список разрешенных видов деятельности опубликован в п. 2, ст. 2 №54-ФЗ.
    • Предприниматели на патенте, которые занимаются изготовлением ключей, ремонтом обуви, арендой жилья. Полный список — в п. 2.1, ст. 2 №54-ФЗ.
    • Самозанятые и ИП на НПД. Они оформляют чеки в приложении «Мой налог».
    • Организации и ИП, которые работают в отдаленных и труднодоступных местностях. Если они не торгуют подакцизными товарами, например, алкоголем или табачной продукцией. Какие районы относятся к труднодоступным, определяют местные власти. 
    Если для вашего бизнеса действует освобождение от онлайн-касс, нельзя применять и автоматы для расчетов. Исключение — автоматы для продажи бахил и питьевой воды на розлив. Они могут работать без ККТ.

    Как выбрать онлайн-кассу

    Модель ККТ нужно выбирать по виду деятельности, месту проведения расчетов и участия в расчетах кассира. Для наглядности информацию собрали в таблицу.
    Особенности бизнесаТип ККТ
    Вид деятельностиПринимает или выплачивает деньги клиентамККТ, которая печатает бумажные чеки
    Оказывает услуги населению и применяет бланки строгой отчетностиАвтоматизированная система для БСО, которая есть в реестре ККТ, или любая модель онлайн-кассы
    Перевозит пассажиров, багаж, грузы и принимает оплату через терминалы и автоматыСпециальная ККТ, которая подходит для таких расчетов
    Реализует товары (кроме подакцизных и технически сложных товаров) и рассчитывается через вендинговые автоматыСпециальная ККТ, которая подходит для таких расчетов
    Продает маркированные товарыККТ, которая в момент расчета формирует электронный запрос о коде маркировки и уведомление о реализации маркированного товара, а затем передает их через ОФД
    Реализует маркированные товары в местности без интернета или на территории закрытых военных объектовККТ с фискальным накопителем, который сам проверяет маркировку по коду проверки
    Место проведения расчетовПроводит расчеты в организацииСтационарная ККТ
    Проводит расчеты по месту нахождения покупателя, например, при курьерской доставкеПортативная ККТ
    Проводит безналичные расчеты в интернетеККТ, которая используется только для онлайн-расчетов
    Участие в расчетах представителя организацииКассир участвует в расчетахСтационарная или портативная ККТ
    Кассир не участвует в расчетахПлатежный терминал или ККТ для расчетов в интернете
    После того как определитесь с типом ККТ, проверьте, соответствует ли касса базовым требованиям:
    • на корпус нанесен заводской номер;
    • внутри ККТ есть часы реального времени;
    • в кассу встроен принтер для печати фискальных документов и фискальный накопитель;
    • кассовый аппарат формирует и передает фискальные документы, принимает подтверждение от ОФД;
    • ККТ с функцией поиска фискального документа в накопителе.
    ФНС ведет реестр контрольно-кассовой техники. Налоговики постоянно обновляют список моделей ККТ, которые соответствуют базовым требованиям.

    Если вы продаете маркированные товары, можете использовать только модели из реестра ККТ с поддержкой ФФД 1.2 и формировать фискальные документы в этом формате.

    Как подключить онлайн-кассу

    Чтобы касса заработала, нужно заключить два договора:
    • с оператором связи для доступа в интернет;
    с оператором фискальных данных (ОФД).
    Для справки
    Задача ОФД — обрабатывать электронные документы от пользователя кассы, сохранять и передавать в ФНС. Список ОФД есть на сайте ФНС.
    Если компания работает в местности без связи или на закрытых военных объектах, она может не передавать фискальные документы в ФНС и операторам систем маркировки. Заключать договор с оператором связи и ОФД тоже не надо.

    Как зарегистрировать ККТ

    Применять кассу можно только после регистрации в ФНС. Это несложно, но нужно четко следовать инструкции.
    Подать заявление. Заявку на регистрацию кассы можно заполнить на бумаге или в электронном виде в кабинете ККТ на сайте ФНС. Для электронного варианта нужно: 
    • авторизоваться на сайте ФНС;
    • перейти в кабинет ККТ;
    • заполнить запрос;
    • подписать усиленной квалифицированной электронной подписью;
    • отправить заявку.
    Для бумажной регистрации нужно заполнить унифицированную форму. Для каждой ККТ нужно подавать отдельное заявление. 
    бланк заявления для регистрации ккт
    Заполненное заявление можно лично отнести в ФНС, отправить по электронной почте и заказным письмом с описью вложения
    Скачать заявление на регистрацию ККТ
    Получить регистрационный номер ККТ. Налоговики отправляют регистрационный номер на следующий рабочий день после получения заявки. Способ получения зависит от того, как подали заявление:
    • если отправили через личный кабинет ККТ — электронный номер появится в ЛК;
    • если лично подали в ФНС — бумажный номер отдадут заявителю;
    • если отправили по почте — бумажный номер отправят в ответном письме.
    Сформировать отчет о регистрации ККТ. Отчет формируют на следующий рабочий день, после получения регистрационного номера ККТ.
    Чтобы сформировать отчет, надо записать в фискальный накопитель:
    • регистрационный номер ККТ;
    • полное название организации или ФИО предпринимателя;
    • данные о ККТ, фискальном накопителе и др.
    Отчет можно направить через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Если у заявителя нет личного кабинета, он может представить бумажные документы в налоговую.
    Получить карточку регистрации ККТ. Налоговики выдадут бумажную или направят электронную карточку в течение десяти рабочих дней после подачи заявления. С этого момента можно проводить операции по ККТ.

    Как пользоваться кабинетом ККТ

    В личном кабинете налогоплательщика нужно открыть вкладку «Контрольно-кассовая техника».
    личный кабинет ккт на сайте госуслуг
    В личном кабинете ККТ содержатся сведения по зарегистрированным онлайн-кассам: дата регистрации, место установки, регистрационный номер, модель и ОФД. Чтобы зарегистрировать новый аппарат, нажмите «Зарегистрировать ККТ»
    В кабинете ККТ можно посмотреть:
    • карточку регистрации онлайн-кассы;
    • карточку о снятии ККТ с учета;
    • перечень зарегистрированных касс и сведения о регистрации;
    • запросы налоговиков при проведении кассовых проверок;
    • протоколы, постановления, судебные акты по нарушениям закона о кассах;
    • предписания об устранении нарушений по ККТ.
    Также через кабинет ККТ можно подать:
    • заявление о снятии с учета ККТ
    • отчеты о регистрации, изменении параметров регистрации и закрытии фискального накопителя. 
    Кроме того, через кабинет ККТ удобно публиковать ответы на запросы налоговиков по онлайн-кассам. Ответ нужно отправлять в течение трех рабочих дней. 
    Для справки
    Если нарушили закон о ККТ и сообщили о нарушении в налоговую, можно избежать ответственности. Для этого нужно устранить ошибку и подать в кабинете ККТ заявление о совершении административных правонарушений в течение трех рабочих дней.

    Так можно исправить следующие нарушения

    - работа без ККТ;

    -невыдача кассового чека покупателю;

    - касса не соответствует установленным требованиям;

    - ККТ не зарегистрирована или зарегистрирована с ошибками.
    Кроме того, через кабинет ККТ можно подать заявление, чтобы административное нарушение признали недействительным, например, если не согласны с решением налоговиков. 
    Заявление о несогласии нужно отправить на следующий день, после вынесенного решения об административном правонарушении. Если признаете ошибку, но хотите снизить размер штрафа до 1/3 минимального значения, заявление направляют в день, когда вынесено решение о взыскании штрафа. 

    Как обслуживать ККТ

    Для обслуживания ККТ не обязательно заключать договор с сервисным центром и клеить на кассу знак «Сервисное обслуживание». Но если понадобится заменить фискальный накопитель, придется обращаться в сервисный центр.
    Вы можете сами заменить фискальный накопитель, если конструкция онлайн-кассы позволяет это сделать. 
    Срок замены фискального накопителя зависит от статуса налогоплательщика. К примеру, организации и ИП на спецрежиме, которые оказывают услуги населению, могут использовать фискальный накопитель в течение 36 месяцев. 
    Торговым компаниям надо менять накопитель раз в 410 дней. Фискальный накопитель на 15 месяцев устанавливают компании и ИП, которые: 
    • имеют сезонный или временный характер работы, они сами определяют, относится ли их работа к временной или сезонной;
    • применяют ОСНО (ИП могут совмещать общую систему с патентом);
    • работают в районах без интернета и применяют ККТ офлайн, не заключают договор с ОФД и не передают информацию налоговикам;
    • выступают платежными агентами или субагентами.
    Актуальные модели фискальных накопителей можно найти в реестре на сайте ФНС. После замены фискального накопителя его также регистрируют в налоговой.
    При поломке ККТ или сбое программного обеспечения нужно обратиться в сервисный центр или к производителю кассового аппарата. Заменить ККТ придется только в случае полной неисправности. В остальных достаточно устранить поломку и оформить акт выполненных работ.
    Онлайн-касса, эквайринг с расчетным счетом, прием платежей по QR-коду СБП — все это в одном решении есть у Ак Барс Банка. Подойдет для бизнеса в розничной торговле, общепите, сфере услуг и курьеров. 

    Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!
    0 комментариев
    Вам будет интересно
    21.06
    Законы для бизнеса
    Оплата по QR-коду: как работает и какому бизнесу подходит
    13.06
    Законы для бизнеса
    Как выбрать онлайн-кассу разным типам бизнеса
    20.04
    Развиваем
    Плюсы и минусы эскроу-счета для бизнеса
    19.04
    Развиваем
    Расчетный и лицевой счет: как открыть и где использовать
    27.03
    Законы для бизнеса
    Подача уведомления по ЕНП: основные ошибки в заполнении

    Читайте также