Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу
У онлайн-касс много видов и моделей. Среди такого разнообразия сложно выбрать контрольно-кассовую технику (ККТ), которая подходит для конкретного бизнеса.
Рассказываем, как выбрать онлайн-кассу, зарегистрировать ее в ФНС и ОФД. И разбираемся, нужно ли платить за обслуживание.
Содержание
Кто обязан применять онлайн-кассу
Контрольно-кассовую технику обязаны применять практически все организации и ИП, если проводят наличные и безналичные расчеты. Онлайн-касса нужна при оплате товара и возврате денег покупателю.
Но есть организации и ИП, которые могут работать без кассового аппарата.
- Кредитные организации.
- Продавцы газет и журналов в киоске, ценных бумаг, организаторы питания во время учебных занятий. Полный список разрешенных видов деятельности опубликован в п. 2, ст. 2 №54-ФЗ.
- Предприниматели на патенте, которые занимаются изготовлением ключей, ремонтом обуви, арендой жилья. Полный список — в п. 2.1, ст. 2 №54-ФЗ.
- Самозанятые и ИП на НПД. Они оформляют чеки в приложении «Мой налог».
- Организации и ИП, которые работают в отдаленных и труднодоступных местностях. Если они не торгуют подакцизными товарами, например, алкоголем или табачной продукцией. Какие районы относятся к труднодоступным, определяют местные власти.
Если для вашего бизнеса действует освобождение от онлайн-касс, нельзя применять и автоматы для расчетов. Исключение — автоматы для продажи бахил и питьевой воды на розлив. Они могут работать без ККТ.
Как выбрать онлайн-кассу
Модель ККТ нужно выбирать по виду деятельности, месту проведения расчетов и участия в расчетах кассира. Для наглядности информацию собрали в таблицу.
| Особенности бизнеса | Тип ККТ | |
| Вид деятельности | Принимает или выплачивает деньги клиентам | ККТ, которая печатает бумажные чеки |
| Оказывает услуги населению и применяет бланки строгой отчетности | Автоматизированная система для БСО, которая есть в реестре ККТ, или любая модель онлайн-кассы | |
| Перевозит пассажиров, багаж, грузы и принимает оплату через терминалы и автоматы | Специальная ККТ, которая подходит для таких расчетов | |
| Реализует товары (кроме подакцизных и технически сложных товаров) и рассчитывается через вендинговые автоматы | Специальная ККТ, которая подходит для таких расчетов | |
| Продает маркированные товары | ККТ, которая в момент расчета формирует электронный запрос о коде маркировки и уведомление о реализации маркированного товара, а затем передает их через ОФД | |
| Реализует маркированные товары в местности без интернета или на территории закрытых военных объектов | ККТ с фискальным накопителем, который сам проверяет маркировку по коду проверки | |
| Место проведения расчетов | Проводит расчеты в организации | Стационарная ККТ |
| Проводит расчеты по месту нахождения покупателя, например, при курьерской доставке | Портативная ККТ | |
| Проводит безналичные расчеты в интернете | ККТ, которая используется только для онлайн-расчетов | |
| Участие в расчетах представителя организации | Кассир участвует в расчетах | Стационарная или портативная ККТ |
| Кассир не участвует в расчетах | Платежный терминал или ККТ для расчетов в интернете |
После того как определитесь с типом ККТ, проверьте, соответствует ли касса базовым требованиям:
- на корпус нанесен заводской номер;
- внутри ККТ есть часы реального времени;
- в кассу встроен принтер для печати фискальных документов и фискальный накопитель;
- кассовый аппарат формирует и передает фискальные документы, принимает подтверждение от ОФД;
- ККТ с функцией поиска фискального документа в накопителе.
ФНС ведет реестр контрольно-кассовой техники. Налоговики постоянно обновляют список моделей ККТ, которые соответствуют базовым требованиям.
Если вы продаете маркированные товары, можете использовать только модели из реестра ККТ с поддержкой ФФД 1.2 и формировать фискальные документы в этом формате.
Если вы продаете маркированные товары, можете использовать только модели из реестра ККТ с поддержкой ФФД 1.2 и формировать фискальные документы в этом формате.
Как подключить онлайн-кассу
Чтобы касса заработала, нужно заключить два договора:
- с оператором связи для доступа в интернет;
с оператором фискальных данных (ОФД).
Если компания работает в местности без связи или на закрытых военных объектах, она может не передавать фискальные документы в ФНС и операторам систем маркировки. Заключать договор с оператором связи и ОФД тоже не надо.
Как зарегистрировать ККТ
Применять кассу можно только после регистрации в ФНС. Это несложно, но нужно четко следовать инструкции.
Подать заявление. Заявку на регистрацию кассы можно заполнить на бумаге или в электронном виде в кабинете ККТ на сайте ФНС. Для электронного варианта нужно:
Для бумажной регистрации нужно заполнить унифицированную форму. Для каждой ККТ нужно подавать отдельное заявление.
Заполненное заявление можно лично отнести в ФНС, отправить по электронной почте и заказным письмом с описью вложения
Получить регистрационный номер ККТ. Налоговики отправляют регистрационный номер на следующий рабочий день после получения заявки. Способ получения зависит от того, как подали заявление:
- если отправили через личный кабинет ККТ — электронный номер появится в ЛК;
- если лично подали в ФНС — бумажный номер отдадут заявителю;
- если отправили по почте — бумажный номер отправят в ответном письме.
Сформировать отчет о регистрации ККТ. Отчет формируют на следующий рабочий день, после получения регистрационного номера ККТ.
Чтобы сформировать отчет, надо записать в фискальный накопитель:
- регистрационный номер ККТ;
- полное название организации или ФИО предпринимателя;
- данные о ККТ, фискальном накопителе и др.
Отчет можно направить через кабинет ККТ или оператора фискальных данных. Если у заявителя нет личного кабинета, он может представить бумажные документы в налоговую.
Получить карточку регистрации ККТ. Налоговики выдадут бумажную или направят электронную карточку в течение десяти рабочих дней после подачи заявления. С этого момента можно проводить операции по ККТ.
Как пользоваться кабинетом ККТ
В личном кабинете налогоплательщика нужно открыть вкладку «Контрольно-кассовая техника».
В личном кабинете ККТ содержатся сведения по зарегистрированным онлайн-кассам: дата регистрации, место установки, регистрационный номер, модель и ОФД. Чтобы зарегистрировать новый аппарат, нажмите «Зарегистрировать ККТ»
В кабинете ККТ можно посмотреть:
- карточку регистрации онлайн-кассы;
- карточку о снятии ККТ с учета;
- перечень зарегистрированных касс и сведения о регистрации;
- запросы налоговиков при проведении кассовых проверок;
- протоколы, постановления, судебные акты по нарушениям закона о кассах;
- предписания об устранении нарушений по ККТ.
Также через кабинет ККТ можно подать:
- заявление о снятии с учета ККТ
- отчеты о регистрации, изменении параметров регистрации и закрытии фискального накопителя.
Кроме того, через кабинет ККТ удобно публиковать ответы на запросы налоговиков по онлайн-кассам. Ответ нужно отправлять в течение трех рабочих дней.
Кроме того, через кабинет ККТ можно подать заявление, чтобы административное нарушение признали недействительным, например, если не согласны с решением налоговиков.
Заявление о несогласии нужно отправить на следующий день, после вынесенного решения об административном правонарушении. Если признаете ошибку, но хотите снизить размер штрафа до 1/3 минимального значения, заявление направляют в день, когда вынесено решение о взыскании штрафа.
Как обслуживать ККТ
Для обслуживания ККТ не обязательно заключать договор с сервисным центром и клеить на кассу знак «Сервисное обслуживание». Но если понадобится заменить фискальный накопитель, придется обращаться в сервисный центр.
Вы можете сами заменить фискальный накопитель, если конструкция онлайн-кассы позволяет это сделать.
Срок замены фискального накопителя зависит от статуса налогоплательщика. К примеру, организации и ИП на спецрежиме, которые оказывают услуги населению, могут использовать фискальный накопитель в течение 36 месяцев.
Торговым компаниям надо менять накопитель раз в 410 дней. Фискальный накопитель на 15 месяцев устанавливают компании и ИП, которые:
- имеют сезонный или временный характер работы, они сами определяют, относится ли их работа к временной или сезонной;
- применяют ОСНО (ИП могут совмещать общую систему с патентом);
- работают в районах без интернета и применяют ККТ офлайн, не заключают договор с ОФД и не передают информацию налоговикам;
- выступают платежными агентами или субагентами.
Актуальные модели фискальных накопителей можно найти в реестре на сайте ФНС. После замены фискального накопителя его также регистрируют в налоговой.
При поломке ККТ или сбое программного обеспечения нужно обратиться в сервисный центр или к производителю кассового аппарата. Заменить ККТ придется только в случае полной неисправности. В остальных достаточно устранить поломку и оформить акт выполненных работ.
Онлайн-касса, эквайринг с расчетным счетом, прием платежей по QR-коду СБП — все это в одном решении есть у Ак Барс Банка. Подойдет для бизнеса в розничной торговле, общепите, сфере услуг и курьеров.
Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!
Поделиться
0 комментариев