Как выбрать онлайн-кассу разным типам бизнеса

Юлия Осокина

разобралась в онлайн-кассах

13.06.23

#законы для бизнеса

#инструкция

#бизнесу

Как выбрать онлайн-кассу разным типам бизнеса

www.shutterstock.com

Онлайн-касса необходима почти всем предпринимателям. Она служит для расчетов как с физлицами, так и юрлицами. В отличие от обычной онлайн-касса выполняет несколько задач — выписывает фискальные чеки и в цифровом виде передает покупателям и ФНС.

Кассы бывают разных видов — какое решение выбрать, зависит от вида бизнеса. Какая онлайн-касса подойдет для вашего бизнеса, расскажем в статье.

Содержание

Что представляет собой онлайн-касса

Онлайн-касса — аппарат, который передает данные о покупке через интернет в налоговую службу. Вся информация об операциях фиксируется в фискальном накопителе — это чип или флешка, хранящие информацию о расчетах. Накопитель связан к конкретной кассой: они вместе регистрируются в налоговой.

Если возникнет необходимость поменять кассовый аппарат, придется заново приобретать и фискальный чип. Накопители могут работать 15 или 36 месяцев, их выбор зависит вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

Между пользователем кассы и налоговой есть еще одно звено — оператор фискальных данных. Это организация, которой налоговая служба разрешила обрабатывать данные по кассовым операциям.

Посредник должен отправлять информацию с онлайн-кассы в налоговую, защищать конфиденциальность данных и хранить сведения пять лет.

От работы на онлайн-кассе освобождены всего несколько категорий предпринимателей:

Самозанятые. Для отчета в налоговую им достаточно выдать чек в приложении «Мой налог».
Бизнес, который не работает с физлицами. Все расчеты они вправе вести при помощи банковских переводов.
Те, кто оказывает услуги из списка исключений. К ним относятся люди, которые сдают жилье, ремонтируют обувь и ключи, принимают вторсырье, переносят или перевозят багаж в аэропорту или на вокзале, обеспечивают школьников питанием, а также няни, сиделки, мастера и художники.
Продавцы товаров в определенном формате. Например, под это правило попадает реализация газет и журналов, мороженого, питьевой воды в киосках и ларьках.
ИП в некоторых сферах бизнеса, выбравшие патентную систему налогообложения. Так, касса не понадобится предпринимателю, который работает экскурсоводом, кондитером, диджеем, фотографом или переводчиком.
Компании и ИП, которые находятся в отдаленной или труднодоступной местности. Но для такого бизнеса есть условие — покупателю по его просьбе нужно дать подтверждение оплаты. Например, товарный чек.

Без онлайн-кассы могут работать аптеки в сельской местности и магазины при храмах, а также государственные и муниципальные библиотеки. Полный список условий и категорий бизнеса перечислен в законе о применении контрольно-кассовых аппаратов.

Какие бывают кассы и кому подойдут

Онлайн-кассы можно разделить на четыре типа.

Автономные

Как устроена. На корпусе устройства есть кнопки и небольшой экран. Его можно применять как стационарную кассу или принимать оплату на выезде — в помещениях или на улице. Такая касса может работать от аккумулятора или сети, данные ОФД она передает через Wi-Fi или сим-карту.

Автономный прибор включает в себя фискальный накопитель или возможность его подключить (Фото: www.shutterstock.com)

Кто может работать. Мобильная касса подойдет для небольшого бизнеса, у которого не много товаров или небольшой перечень услуг: анализировать данные и вести товарный учет будет трудно.

Такой аппарат — оптимальный вариант для предпринимателей, которые часто работают вне офиса или склада. Например, доставляют еду или вещи, проводят клининг на дому.

Смарт-терминал

Как устроен. Кассовый аппарат с сенсорным экраном похож на планшет. В нем есть программное обеспечение для управления информацией о товарах и расчетах, которое обновляется автоматически, а также фискальный накопитель и принтер для печати чеков. Умные терминалы могут работать через проводной интернет, Wi-Fi или сим-карту.

К смарт-кассе легко подключить внешние устройства — банковский терминал или сканер штрихкодов (Фото: kkt96.ru)

Кто может работать. Такой тип кассы умеет обрабатывать больше товаров, чем автономная, и быстрее печатает чеки. Плюс смарта — специальный модуль для передачи данных в информационную систему, которая следит за оборотом алкоголя. Это функция необходима при продаже крепких напитков в барах и ресторанах.

Также смарт-терминалы уместны в торговле со средним потоком клиентов — ярмарках или рынках, профильных магазинах, небольших продуктовых супермаркетах или кафе, салонах красоты.

Фискальный регистратор

Как устроен. В компактном приборе без дисплея спрятаны принтер и фискальный накопитель. Аппарат не будет работать самостоятельно, только в связке с компьютером: на нем должна быть установлена кассовая программа.

Она будет руководить регистратором: отдавать команду на печать чека, запись сведений о расчетах в фискальный накопитель и их отправку оператору данных.

Дополнительно к системе можно подключить сканер штрих-кодов и банковский терминал (Фото: www.shutterstock.com)

Некоторые устройства могут работать через bluetooth или Wi-Fi, их можно подключить к сотовому телефону или планшету и использовать как мобильную кассу, но в связке с головным компьютером.

Кто может работать. Стационарные фискальные регистраторы подходят для компаний и предприятий с большим количеством клиентов — крупных супермаркетов, сетевых кафе и ресторанов, развлекательных центров, больших аптек.

Облачная касса

Как устроена. У этой онлайн-кассы нет физического аппарата, а программа и фискальный накопитель находятся в центре обработки данных облачного сервиса.

Работает такая касса как мобильное приложение или его веб-версия. Облачную программу нельзя купить, она сдается в аренду с помесячной оплатой. Иногда в комплект наряду с облачным модулем входит кассовый аппарат. При оплате товара или услуги на сайте чек отправляется клиенту на почту или по СМС.

Кто может работать. Сервис подойдет только для удаленной оплаты: например, при продажах на сайте, через мобильное приложение, вендинговые аппараты, в соцсетях или при оказании услуг дома у клиента.

Ответственность за работу без онлайн-кассы

Все предприниматели, которые не входят в список исключений, обязаны применять онлайн-кассу. За работу без нее бизнесу грозит штраф. Нарушения могут выявить во время налоговой проверки или контрольной покупки.

Если не приобрести онлайн-кассу, придется заплатить штраф:

должностным лицам — от одной четвертой до половины суммы, которая была получена мимо кассы. Но не меньше 10 тыс. ₽;
компаниям и ИП — три четверти или всю выручку, заработанную без использования онлайн-кассы, но не меньше 30 тыс. ₽.

Если надзорные органы снова заметят отсутствие кассы, а выручка, прошедшая мимо кассы, составит больше миллиона рублей, помимо штрафа, бизнес получит более жесткое наказание. ИП или организация — приостановку работы на срок до 90 суток, а должностные лица — запрет занимать должность от года до двух лет.

Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!