Как оформить командировку сотруднику в 2023 году
Служебная командировка — это поездка работника по заданию работодателя в другой город или страну. Руководитель передает работнику служебное поручение и определяет срок, за который его надо выполнить. Чтобы поручение имело силу, его надо оформить письменно — приказом или распоряжением. Это не все документы, которые нужно подготовить работодателю. Рассказываем в статье, как оформить и оплатить командировку в 2023 году.
Содержание
Подготовить сотрудника к служебной командировке
Проверить, нет ли запрета на командировку работника. Перечисленные категории работников нельзя отправлять в командировку:
- беременных женщин;
- работников до 18 лет, кроме спортсменов и работников творческих специальностей, например, моделей или актеров;
- сотрудников, которые работают по ученическому договору, нельзя отправлять в поездки, не связанные с ученичеством;
- инвалидов, если командировки запрещены по состоянию здоровья и медицинскому заключению.
Получить согласие на командировку работника. Также Трудовой кодекс выделяет группы работников, которых можно отправить в командировку только с их письменного согласия.
- Женщины с детьми до 3 лет.
- Одиноких родителей и опекунов детей до 14 лет.
- Родителей детей до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом или служит по контракту.
- Работников с детьми-инвалидами.
- Сотрудников, которые ухаживают за больным членом семьи по медицинскому заключению.
- Работников с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему нет 14 лет.
- Инвалидов, если командировки не запрещены по состоянию здоровья и медицинскому заключению.
- Кандидатов, которые участвуют в выборах, до официального опубликования результатов выборов.
Перечисленных работников нужно ознакомить с правом отказа от командировки. Работник его прочитывает и подписывает. После этого работник должен подписать согласие на поездку. Документ составляют в свободной форме.
Если работодатель принудительно отправит в командировку работника с ограничениями, его могут оштрафовать:
ИП — от 1 000 до 20 000 ₽;
организацию — от 30 000 до 70 000 ₽.
Нужно соблюдать условия, если в командировку отправляется иностранец, временно проживающий или временно пребывающий в РФ, высококвалифицированный специалист. Например, иностранца-каменщика можно отправить в зарубежную командировку до 12 дней, а иностранца-дальнобойщика — до 90 дней.
Подготовить документы
Составить приказ. Работодатель пишет распоряжение или приказ о направлении работника в командировку. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или корпоративную форму. Если в поездку отправляют нескольких сотрудников, заполняют приказ Т-9а. Приказ о командировке подписывают директор и работник.
В документе указывают:
- название работодателя;
- ФИО и должность работника;
- место, срок и цель поездки.
Если работник поедет в командировку на служебной, личной машине или на автомобиле по доверенности, в распоряжении нужно указать, что работник использовал транспорт для проезда к месту командировки и обратно.
Бланк приказа о командировке
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Это необязательные документы. Их оформляют, если того требуют локальные акты. В некоторых компаниях составляют служебную записку руководителя, в которой указывают задачи работника по командировке.
Внести информацию в журнал учета командировок. Запись о служебной поездке делают, если компания ведет журнал. Заполнять необязательно, но многие организации ведут журнал в соответствии с корпоративными требованиями.
Отметить отсутствие работника в табеле учета рабочего времени. Командировочное время отражают в табеле учета. Табель заполняют на основании приказа о направлении в командировку. Дни командировки отмечают буквенным кодом К или цифровым кодом 06, продолжительность рабочего времени не указывают.
Выдать работнику аванс
Работодатель обязан выдать аванс, чтобы работник оплатил проезд, проживание и получил суточные за все дни командировки. Сумму аванса бухгалтер рассчитывает на основании сметы. Форма сметы нигде не утверждена, ее можно разработать самостоятельно.
Подотчетная сумма складывается из суточных, расходов на проезд и оплату жилья. Размер суточных для командировок в России и за ее пределами устанавливает компания.
Смету аванса подписывают главный бухгалтер и директор компании. После этого командированному работнику выдают аванс.
Для командировок по России аванс выдают наличными или переводом на карту в рублях, для зарубежных — в иностранной валюте.
Оплатить рабочие дни во время командировки
Порядок стандартной оплаты. Работнику оплачивают рабочие дни в командировке, а также дни в дороге туда и обратно. Оплату рассчитывают по среднему заработку:
Средний заработок = Средний дневной заработок х Количество рабочих дней в командировке
Средний дневной заработок = Зарплата за расчетный период / Количество отработанных дней в этом периоде
Оплата за выходные дни. Если командированный в выходные работал или был в пути, их оплачивают по двойному тарифу. По желанию работника выплату можно заменить на дополнительный день отдыха.
Оплата однодневных командировок. Оплачивают по среднему заработку. Или двойному тарифу, если командировочный день пришелся на выходной.
Оплата за работу ночью. Каждый час работы в ночное время оплачивают в повышенном размере — от 20% оклада, рассчитанного за час работы или часовой тарифной ставки. Конкретный размер доплаты работодатель устанавливает в локальных нормативах.
Но ночная работа оплачивается, только по распоряжению работодателя. Если сотрудник работает ночью по своей инициативе, работодатель можно платить по стандартной ставке.
Оплата больничного. Если сотрудник в командировке заболел, выплачивают пособие по нетрудоспособности, а средний заработок не начисляют. Расходы на проживание возмещаются, если работник лечился амбулаторно.
Рассчитать НДФЛ. Средний заработок за командировочные дни облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поясним, как начислить НДФЛ:
- включить средний заработок в налоговую базу по НДФЛ в день выплаты;
- рассчитать налог по стандартной ставке 13% или 15%, если доходы работника превышают 5 млн ₽;
- удержать подоходный налог при выплате зарплаты.
Если заграничная командировка длится от 183 дней, работник перестает быть нлоговым резидентом. Для него НДФЛ рассчитывают по ставке 30%.
Что делать, если нужно продлить командировку
Отправить запрос на согласие работника о продлении командировки. Его отправляют командированным с ограничениями. Если работодатель не получит их письменного согласия, его привлекут к административной ответственности.
Издать приказ о продлении командировки. Унифицированной формы нет, распоряжение составляют в свободной форме. В документе указывают причины продления и срок завершения. Новый срок командировки работодатель определяет по служебному заданию.
Из-за продления командировки у работника могут возникнуть дополнительные расходы — на питание, гостиницу, обмен билета. Если сотрудник уже потратил аванс, работодатель должен перечислить дополнительные средства. Работник не обязан оплачивать расходы из личных денег.
Уведомить работника о продлении командировки. Работнику направляют приказ о продлении, например, по факсу, электронной почте или в мессенджере. По возращению ему нужно подписать оригинал.
Как отозвать из командировки
Издать приказ об отзыве из командировки. Распоряжение составляют в свободной форме. В документе указывают причину отзыва и срок возвращения работника.
Уведомить работника об отзыве из командировки. Действуют по аналогии с продлением.
Возместить командировочные расходы
Проверьте авансовый отчет по командировке. Работник сдает авансовый отчет по израсходованным суммам. На его основании производят расчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если в локальных документах прописан другой срок, нужно придерживаться его.
Авансовый отчет сдают на унифицированном бланке. Госсектор отчитывается в бумажной форме 0504505 или электронной форме 0504520. Коммерция отчитывается по форме АО-1.
К авансовому отчету прикладывают документы, подтверждающие командировочные расходы.
Какие документы подтверждают затраты
| Статьи расходов | Подтверждающие документы |
| Проезд | железнодорожные и авиабилеты, чеки за такси документы об оплате услуг по оформлению билетов чеки за постельное белье в поезде |
| Проживание | кассовый чек или бланк строгой отчетности, который выдали при оплате жилья документ о проживании в зарубежном отеле с построчным переводом на русский язык |
| Другие командировочные расходы при одобрении работодателя | счета чеки квитанции и другие документы, которые подтверждают расход |
Запросить у работника служебную записку. Она нужна, если работник использовал служебный или личный транспорт. В служебной записке работник указывает срок командировки и прикладывает документы, подтверждающие маршрут:
- путевой или маршрутный лист;
- счета;
- квитанции;
- кассовые чеки и др.
Срок в служебной записке не может превышать срока из приказа о командировке.
Возместить расходы. Если в командировке сотрудник потратил больше выданного аванса, работодатель возмещает расходы. Если меньше — работник возвращает неизрасходованную сумму.
Если работник не вернул неиспользованные деньги в срок, который определил работодатель, их можно удержать из зарплаты, но только с письменного согласия работника. Если работник отказывается возвращать, неизрасходованные командировочные придется истребовать в суде.
После письменного согласия работника на возврат работодатель издает приказ об удержании неизрасходованной суммы. Унифицированного бланка нет. В месяц можно удержать не больше 20% зарплаты.
Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!
Поделиться
0 комментариев