Как рассчитать отпускные в 2023 году

Александра Задорожнева

узнала, как рассчитать отпускные

25.07.23

www.shutterstock.com

Отпускные рассчитывают по среднему заработку. Обычно этим занимается бухгалтер. Но если предприниматель сам ведет финансовый учет, он должен рассчитать отпускные и выдать работнику за три дня до отпуска. Разбираем на примерах, как считают отпускные в 2023 году.

Содержание

Что такое средний заработок

Средний заработок — это совокупный доход работника за расчетный период. В него включают все выплаты (зарплаты, премии, доплаты, надбавки) за предшествующие 12 месяцев.

Например, сотрудник уходит в отпуск с 4.09.2023. При расчете отпускных учитывают выплаты с 1.09.2022 по 31.08.2023.

Но есть выплаты, которые не учитывают при расчете отпускных:

выплаты по больничному;
материальную помощь;
оплата питания, проезда, обучения, проживания.

Отпускные также не включают в средний заработок. Поэтому выплаты за прошлый отпуск не учитывают в расчете средней зарплаты для нового отпуска.

Если в последние 12 месяцев сотрудник не работал, отпускные рассчитывают по зарплате за предшествующий расчетный период. Так поступают, если работница берет отпуск после декрета — отпускные рассчитывают по средней зарплате за 12 месяцев до декретного отпуска.

Например, работница была в отпуске по уходу за ребенком с 14.01.2021 по 14.07.2023, а с 15.07.2023 ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период для нее — с 1.01.2020 по 31.12.2020.

Для справки

Отпускные нужно выплатить работнику не позднее трех календарных дней до отпуска. К примеру, работник уходит в отпуск в следующий понедельник — заплатить надо до четверга текущей недели.

А если отпуск начинается в среду или четверг — с работником нужно рассчитаться до субботы или воскресенья. Но поскольку в выходные деньги обычно не перечисляют, лучше выплатить отпускные в пятницу.

Как считать средний заработок, если отпуск в календарных днях

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют в календарных днях. Большинство работников отдыхают 28 календарных дней. Но есть исключения.

Например, педработники отдыхают от 42 до 56 календарных дней. Сотрудникам с несовершеннолетними детьми предоставляется 31 календарный день для отдыха.

В этих случаях отпускные считают по формуле:

Средний заработок = Средний дневной заработок х Дни отпуска.

Как рассчитать средний дневной заработок, если расчетный период отработан полностью.

В таких случаях применяют формулу:

Средний дневной заработок = Фактическая ЗП за расчетный период / 12 месяцев / 29,3 дня.

29,3 дня — это общепринятое среднемесячное число календарных дней для расчета отпускных. Оно стандартизировано и не меняется.

Пример

Иванов уходит в отпуск с 10.07.2023 по 23.07.2023. Для расчета отпускных работодатель учитывает выплаты с 1.07.2022 по 30.06.2023. Доход Иванова за эти 12 месяцев — 1 500 000 ₽.

Средний дневной заработок Иванова для оплаты отпускных составит: 1 500 000 ₽ / 12 / 29,3 = 4 266,21 ₽. Отпускные составят: 4 266,21 ₽ х 14 дней = 59 726,94 ₽.

Как рассчитать средний дневной заработок, если расчетный период отработан не полностью. Например, работник был на больничном.

Отпускные рассчитывают по формуле:

Средний дневной заработок = Выплаты за расчетный период / (29,3 х Число полностью отработанных месяцев + Число дней в месяцах, отработанных не полностью).

Число дней за неполный отработанный месяц = 29,3 / Число календарных дней месяца х Число отработанных дней в месяце.

Пример

Иванов из прошлого примера отработал неполный расчетный период. Из него вычли:

- очередной оплачиваемый отпуск — неделю в сентябре 2022;
-пропуск по больничному — неделю в декабре 2022;
- командировки — 31 день в октябре 2022 года и 31 — в марте 2023.

Иванов берет отпуск на 14 календарных дней — с 10 по 23 июля 2023 года. Его доход за расчетный период — 1 130 000 ₽.

Разберем, как считаются отпускные Иванова в 2023. Он полностью отработал восемь месяцев: июль, август и ноябрь — в 2022 году, январь, февраль, апрель, май, июнь — в 2023-м.

Посчитаем количество дней в месяцах, которые Иванов отработал не полностью:

- сентябрь 2022: 29,3 / 30 дней х (30 дней — 7 дней) = 22,46 дня;
- декабрь 2022: 29,3 / 31 день х (31 день — 7 дней) = 22,68 дня;
- в октябре 2022 и марте 2023 он был в командировках в течение всего месяца.

Рассчитаем средний дневной заработок: 1 130 000 ₽ / (29,3 х 8 месяцев + 22,46 дня + 22,68 дня) = 4 042,36 ₽.

Отпускные Иванова за 14 календарных дней составят: 4 042,36 ₽ х 14 дней = 56 593,04 ₽.

Как считать отпускные для учебного отпуска. Работодатель оплачивает все календарные дни учебного отпуска, включая выходные и праздники.

Например, учебная сессия работника длится с 28 декабря по 14 января. Выплата рассчитывается за 18 календарных дней (четыре дня в декабре и 14 — в январе).

Количество дней отпуска берут из справки-вызова от образовательной организации. Но оплачиваемый отпуск не может превышать установленных норм:

студенту вуза на первом и втором курсе — по 40 календарных дней для промежуточной аттестации;
студенту вуза на третьем и последующих курсах — по 50 календарных дней для промежуточной аттестации;
дипломнику — до четырех месяцев для итоговой аттестации.

Средний заработок и размер отпускных рассчитывают в общем порядке.

Как считать отпускные для дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день.

Если у работника ненормированный график, ему положен дополнительный отпуск — не меньше трех календарных дней в году. Работодатель может увеличить продолжительность допотпуска. Отпускные считают по стандартным правилам.

Как считать средний заработок, если отпуск в рабочих днях

Отпуск в рабочих днях предоставляют:

работникам, занятым на сезонных работах;
работникам, с которыми заключен трудовой договор сроком до двух месяцев.

Таким работникам положен оплачиваемый отпуск продолжительностью два рабочих дня за каждый месяц работы. Например, работника приняли на сезонные работы с 1.07.2023 по 30.09.2023. Ему могут оплатить отпуск в шесть рабочих дней.

Средний заработок считают по формуле:

Средний заработок = Средний дневной заработок х Дни отпуска.

Формула для расчета отпускных:

Средний дневной заработок = Суммарные выплаты / Число дней по 6-дневной рабочей недели, которые приходятся на отработанное время в расчетном периоде.

Пример

Петров работает по срочному трудовому договору на сезонных работах — с 1.06.2023 по 31.08.2023. Он подал заявление на оплачиваемый отпуск с 29 августа 2023 года — на два рабочих дня.

Расчетный период — июнь и июль 2023 года. За это время Петрову выплатили 40 000 ₽. Число рабочих дней за расчетный период по календарю шестидневки — 51.

Считаем средний дневной заработок для оплаты отпускных в 2023 году: 40 000 ₽ / 51 день = 784,31 ₽.

Отпускные Петрова составят: 784,31 ₽ х 2 дня = 1 568,62 ₽.

Как считать отпускные по МРОТ

Если средний месячный заработок сотрудника ниже минималки, ему рассчитывают отпускные по МРОТ. В 2023 году федеральный МРОТ — 16 242 ₽, регионы могут установить его выше федерального.

Средний заработок рассчитывают пропорционально отработанному времени:

сотрудник работает на полную ставку — средний заработок = МРОТ;
сотрудник работает на 1/2 ставки — средний заработок = 0,5 МРОТ.

Пример

Петров получает зарплату, равную минималке. В течение года он дважды был на больничном, а выплаты за эти периоды не входят в расчет отпускных. Поэтому средний заработок Петрова оказался ниже МРОТ.

Но работодатель считает ему отпускные за 28 календарных дней по минимальной оплате труда: 16 242 ₽ / 29,3 х 28 = 15 521,37 ₽.

Если во время отпуска в России увеличат МРОТ, работодатель должен пересчитать выплату и доплатить разницу.

Как считать отпускные, если сотрудник отработал меньше полугода

Новый сотрудник может взять отпуск через шесть месяцев после трудоустройства. Также досрочно в отпуск могут уйти:

женщины перед декретом или после него;
несовершеннолетние работники;
работники, которые усыновили ребенка в возрасте до трех месяцев;
мужья во время декрета жены;
совместители — одновременно с отпуском по основной работе.

Отпускные рассчитывают так:

Средний дневной заработок = Фактическая ЗП за расчетный период / (29,3 х Число полных календарных месяцев + Число календарных дней в неполных месяцах).

Число дней в неполном месяце = 29,3 / Число календарных дней месяца х Число отработанных дней в месяце.

Если сотрудник отработал меньше полугода, расчетный период определяют как число календарных месяцев с даты начала трудового договора по месяц, предшествующий отпуску.

Пример

Несовершеннолетнего Сергеева приняли на работу 30.01.2023. С 10 апреля он взял отпуск. Расчетный период — январь (неполный месяц), февраль и март. Зарплата за этот период — 105 000 ₽.

Рассказываем, как рассчитать отпускные Сергееву. Расчетный период в январе: 29,3 / 31 х 2 = 1,89 дня.

Средний дневной заработок: 105 000 ₽ / (29,3 х 2 + 1,89) = 1 735,84 ₽.

Размер отпускных составит: 1 735,84 ₽ х 14 дней = 24 301,76 ₽.

Как считать отпускные при увольнении

Если работник не отгулял или не полностью отгулял отпуск, ему выплачивают компенсацию за неиспользованные дни. Или работник может взять отпуск перед увольнением.

Порядок расчета отпускных не отличается от стандартной ситуации. Выплату определяют по среднему заработку или МРОТ. Но учитывают отпускной стаж, в него включают:

время фактической работы;
время, когда сотрудник не работал, но сохранял за собой место (отпуск, больничный, отгулы);
отпуск без сохранения зарплаты, но не больше 14 дней в течение года;
вынужденные прогулы;
отстранение от работы, если сотрудник не прошел медосмотр не по своей вине;
приостановление трудового договора.

Не включают в отпускной стаж прогулы и отпуск по уходу за ребенком. В этом случае расчетный период продлевают на дни, которые не входят в отпускной стаж.

Пример

Федоров уходит в отпуск с последующим увольнением с 1 ноября 2023 года. Он работает в компании с 13 сентября 2019 года. За все это время отгулял 89 дней отпуска.

Сначала надо определить, сколько дней отпуска положено Федорову. Он отработал:

- четыре года — с 13 сентября 2019 по 12 сентября 2023;
-месяц — с 13 сентября 2023 по 12 октября 2023;
- 19 дней — с 13 октября 2023 по 31 октября 2023.

19 дней округляют до полного месяца. Получается, отпускной стаж Федорова — четыре года два месяца. За это время ему положено:

4 года х 28 дней + (2 месяца х 28 дней / 12 месяцев) = 116,67 отпускных дней. Неполные дни округляют в большую сторону — до 117 дней. Периодов, которые не включаются в отпускной стаж, у сотрудника не было.

Из 117 дней Федоров уже отгулял 89 дней. Поэтому перед увольнением он может взять отпуск на 28 дней.

Теперь рассмотрим, как считаются отпускные для Федорова. Он полностью отработал расчетный период и за это время получил 1 300 000 ₽.

Средний дневной заработок: 1 300 000 / 12 / 29,3 = 3 697,38 ₽.

Отпускные: 3 697,38 ₽ х 28 дней = 103 526,64 ₽.

Отпускные перечисляют не позже трех дней до отпуска, а расчет при увольнении выдают в последний рабочий день. Эти сроки нужно соблюдать, иначе работодателя оштрафуют на сумму до 50 000 ₽.

Чтобы не тратить время на расчеты выплат сотрудникам, не допустить ошибок в ведении бухгалтерского и налогового учета, можно заказать бухгалтерское обслуживание. Например, у Ак Барс Банка стоимость обслуживания пропорциональна обороту в месяц. Персональная команда несет полную ответственность за ажур в учете.

Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!