Как ИП без бухгалтера вести учет

ОСН. ИП сложно самому вести учет на общей системе налогообложения (ОСН). Помимо авансовых платежей и годового НДФЛ, нужно рассчитывать и платить НДС. Плательщики налога на добавленную стоимость обязаны вести раздельный учет. Чтобы правильно учитывать расходы и сэкономить на НДС, лучше обратиться к профессионалу. Если не хотите брать бухгалтера в штат, передайте налоговый учет на аутсорс.   

Спецрежимы — УСН, ЕСХН и ПСН. От выбранного режима налогообложения зависит налоговая нагрузка, состав отчетности и сроки уплаты налогов. К примеру, ИП на УСН отчитывается раз в году, а налоги платит четыре раза в год. На ПСН нет отчетности, уплатить налог нужно разово или двумя платежами — зависит от срока патента. 

Вести ИП на спецрежимах можно без бухгалтера — главное, запомнить сроки платежей и сдачи отчетов. Формы деклараций опубликованы на сайте ФНС.

АУСН. Автоматизированная упрощенная система налогообложения (АУСН) в тестовом режиме применяется в Москве, Татарстане, Московской и Калужской областях. Это экспериментальный режим с максимальными льготами для бизнеса:

Есть и ограничения:

Открыть счет для АУСН можно только в уполномоченном банке. Всего таких банков 11, один из них — Ак Барс Банк. После открытия счета с автоматизированной УСН Ак Барс Банк возьмет на себя ведение бухгалтерии, налогового и кадрового учета. Кроме этого, банк будет частично выполнять функцию налогового агента и перечислять налоги в бюджет за предпринимателя. Налоговики будут ежемесячно отправляют в банк уведомление о сумме налога, который надо уплатить, и реквизиты для оплаты. Всю информацию о транзакциях можно увидеть в ЛК налогоплательщика и личном кабинете клиента Ак Барса Банка.

Самозанятость. ИП на НПД не нужен бухгалтер. Отчетности на НПД нет, а учет автоматизирован — его ведут в приложении «Мой налог».

ИП без работников могут этот раздел пропустить. ИП-работодателю нужно отчитаться по НДФЛ, страховым взносам и уплатить налог. Мы составили шпаргалку, которая поможет в срок сдавать декларации, платить налоги и взносы.

Всегда заключайте договоры по сделкам, он служит экономическим обоснованием. Также нужно документально подтверждать расходные операции — при проверке декларации налоговики могут запросить документы, поэтому важно хранить первичку. 

Заведите отдельную папку для первичных документов. В нее будете подшивать счета на оплату и счета-фактуры, акты, товарные накладные и банковские выписки. 

Кроме этого, создайте две папки для входящей и исходящей корреспонденции. В них храните оферты, коммерческие предложения, проекты договоров, гарантийные письма. Если возникнут разбирательства из-за сроков поставки и оплаты, вы сможете подтвердить свою позицию, приложив копии входящих и исходящих писем.

Это обязательное требование. Регулярно заполняйте книгу по первичным документам и отражайте все операции: так вы легко справитесь с учетом доходов и расходов без бухгалтера. Для каждого режима — своя форма КУДиР:

Самозанятые ИП не ведут книгу учета доходов и расходов. Вместо КУДиР они используют приложение «Мой налог».  

Если у вас нет КУДиР, или вы ведете ее с ошибками, вас могут оштрафовать:

Налоговый календарь напоминает о сроках отчетности и уплаты обязательных платежей — налогов, авансов, страховых взносов. Можно завести свой календарь или воспользоваться одной из многочисленных онлайн-программ, например, «Умный календарь бухгалтера»  или «Календарь предпринимателя». Кроме сроков сдачи отчетности и платежей, «Календарь предпринимателя» показывает доступные меры господдержки и предоставляет доступ к другим сервисам Цифровой платформы МСП.

Готовить отчетность лучшее заранее, например, за 3-5 дней до последнего срока. Зависшая программа, медленный интернет или болезнь ребенка не являются уважительной причиной для налоговой и СФР. За просрочку отчетности придется уплатить штраф, а на просроченный платеж начислят пени. 

Важно проводить периодические сверки с ФНС и СФР. Срок сверок установите самостоятельно, например, раз в полгода или год. Сверка помогает удостовериться, что отчетность приняли, а платежи распределили по назначению. Если сверка выявит недоимку, вы сможете вовремя ее погасить и избежать штрафов. 

Чтобы провести сверку, нужно подать заявление: в ФНС — по форме КНД 1165180, в СФР — в произвольном виде. Обратиться с заявлением можно лично, через МФЦ, личный кабинет налогоплательщика или страхователя.

Автоматизация операционки помогает минимизировать ошибки. Можно подключить специализированный сервис, например, 1С, «Контур» или «Астрал». Или вести учет в Excel или Googl Таблице. В таблице нужно разносить операции по поступлению и расходам.

Платить страховые взносы за себя обязаны предприниматели на ОСН, УСН, ПСН и ЕСХН. ИП на НПД и АУСН взносы за себя не платят. Страховые взносы ИП за себя включают:

Размер фиксированных взносов ИП за себя в 2024 году — 49 500 ₽. Взносы можно платить частями в течение года. Главное, чтобы до 31 декабря на единый налоговый счет поступила вся сумма.