Как открыть экскурсионное агентство

16.08.2021 Открываем

Анастасия Комина — коренная петербурженка, влюбленная в свой город. Семь лет она работала экскурсоводом в Санкт-Петербурге, а в 2018 году открыла собственное агентство. Анастасия рассказала журналу Life Profit, как ей удалось открыть бизнес почти без вложений и за 3 года поднять доход до двух миллионов.

Как пришла идея открыть агентство

У Анастасии высшее образование «Культурный и музейный туризм». До 2018 года она работала экскурсоводом и региональным менеджером экскурсионного агентства для иностранцев. Тогда она обратила внимание, что англоязычные туры отличаются живой неформальной подачей материала, а экскурсионные программы для россиян академически скучные, с изобилием цифр и дат. Поэтому решила развивать идею неформальной подачи материала для русскоязычных групп и открыла экскурсионное агентство.

«Крупные игроки в сфере туризма давно разделили рынок иностранных гостей. Я понимала, что в этой нише мне делать нечего. Поэтому решила развиваться в нише русскоязычных гостей, не готовых тратить большие деньги на экскурсии. На старте обзорная экскурсия стоила 400 ₽ с человека, а сейчас — 700 ₽.

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Зарегистрировала ИП и выбрала налоговый режим

Чтобы проводить экскурсии, Анастасия зарегистрировала ИП, выбрала налоговый режим УСН 6%, код деятельности — ОКВЭД 79 и открыла расчетный счет. На регистрацию ИП и открытие расчетного счета она потратила около месяца и 800 ₽ — госпошлина за регистрацию.

Налоги индивидуального предпринимателя

Запустила работу экскурсионного агентства

Отказалась от офиса. Анастасия сразу отказалась от идеи снимать помещение. Она живет в Москве и бывает в городе наездами — для этого офис не нужен. Впоследствии оказалось, что работать без офиса удобно и дешевле — за помещение в 17–18 квадратов пришлось бы платить от 20 000 ₽ в месяц.

Разработала маршрут. Это самая дорогостоящая статья расходов — специалисты просят за услугу от 10 000 ₽ до бесконечности. Анастасия не была уверена в успехе, поэтому решила начать с одного обзорного маршрута по Санкт-Петербургу.

Помочь с разработкой маршрута согласился друг-экскурсовод, который взял за свои услуги минимальный тариф — 10 000 ₽. Создавали экскурсию вместе, совместив академические знания друга и практический опыт Анастасии. Когда маршрут был готов, предпринимательница приехала в Питер, чтобы «обкатать» материал.

«Я организую пешеходные прогулки по Санкт-Петербургу с неформальной подачей, доступные для любых категорий туристов. Упор делаем на интересный и легкий материал — вы будто гуляете с приятелем. На экскурсии гиды не прячут, а, наоборот, демонстрируют свою личность, показывают любимые места родного города».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства «Пешеход Тур»

Подключила виртуальную телефонию. В рекламных материалах удобнее давать единый номер телефона. Туристические и экскурсионные агентства обычно указывают номер офиса. У Анастасии офиса не было, поэтому она подключила виртуальную телефонию. За подключение предпринимательница заплатила 10 000 ₽.

На старте звонки с облачной АТС поступали на номер Анастасии или единственного гида. Когда агентство стало расти, предпринимательница подключила к виртуальной телефонии номера других сотрудников.

Запустила сайт. Первый сайт Анастасия самостоятельно собрала на конструкторе. И хотя шаблон был заточен под туристический бизнес, сайт оказался неэффективным: интерфейс неудобный, нельзя оплатить заявку или заказать обратный звонок. За доменное имя и хостинг предпринимательнице пришлось заплатить около 2000 ₽.

Зарегистрировалась на экскурсионном агрегаторе. Анастасия знала, что экскурсионные агрегаторы хорошо конвертируют пользователей в клиентов. Поэтому на старте сразу зарегистрировала агентство на популярных сайтах Tripadvisor, Трипстер, Airbnb, Спутник и Booking.com. Регистрация бесплатная, а с каждого проданного билета агрегатор берет комиссию — в среднем 20%.

Заказала зонтики с фирменным логотипом. Анастасия заказала 3 ярких зонтика с логотипом агентства: для экскурсовода, для себя и про запас. Логотип предпринимательница самостоятельно разработала в программе Canva. За три зонтика с логотипом заплатила 10 000 ₽.

Оказалось, что зонтики относятся к расходным материалам — логотип быстро смывается и выгорает. Поэтому ежемесячно Анастасия тратит часть прибыли на товары с символикой.

Экскурсионая группа — Фирменные зонтики помогают туристам найти свою группу

Дополнительные материалы. Из экскурсионного опыта Анастасия знала, что печатные иллюстрации хорошо дополняют обзорную прогулку. Туристы с удовольствием разглядывают фотографии, на которых изображен старый город — сравнивают современные виды со старым Петербургом, рассматривают архитектурные элементы. Распечатка трех комплектов фотографий обошлась около 5000 ₽.

Экскурсовод показывает печатные иллюстрации — Для наглядности экскурсоводы используют дополнительные иллюстрации, например, репродукции известных картин

Расходы на открытие

Наняла экскурсовода

Первый год в агентстве работал один экскурсовод — друг Анастасии с историческим образованием, который хорошо знал город. По выходным и во время отпуска предпринимательница приезжала в Питер и сама проводила экскурсии. В среднем агентство продавало по три обзорные экскурсии в неделю, которые почти не приносили дохода.

К концу 2019 года заработало сарафанное радио, вырос рейтинг агентства на агрегаторе — желающих купить экскурсию стало больше. Через три года в агентстве работало уже 13 экскурсоводов, а количество маршрутов увеличилось до 15. Во время сезонного наплыва клиентов Анастасия привлекает сторонних экскурсоводов.

С сотрудниками Анастасия общается в мессенджерах. Ежедневную отчетность гиды ведут в Excel, чтобы получить сводную статистику: по дням, месяцам, турам, количеству гостей и источнику привлечения.

Все гиды оформлены как самозанятые. Новых сотрудников Анастасия лично принимает на работу. Они должны сдать экзамен — провести экскурсию по одному из маршрутов.

«Гидами становятся профессиональные историки, культурологи, искусствоведы, музеологи — люди, у которых есть запас нужных знаний. Экскурсоводов на рынке труда много, но большинство из них представители классической школы. Им трудно преодолеть академизм и добавить в повествование легкости, артистизма, юмора — то, что вписывается в нашу концепцию. Поэтому претенденты на должность экскурсовода проходят строгий отбор с отработкой реального маршрута».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Занялась поисками клиентов

Туристические агрегаторы. Анастасия продолжает сотрудничество с туристическими агрегаторами — сейчас эти сервисы приводят до 55% гостей. Средняя комиссия — 20%.

Сайт. Спустя полтора года, когда бизнес стал приносить прибыль, — Анастасия заказала разработку сайта специалистам. За работу заплатила 300 000 ₽ и не жалеет. Деньги, вложенные в него окупились через 3 месяца. Сейчас с сайта приходит около 30% клиентов.

Полезные, интересные SEO-статьи для блога Анастасия пишет сама. По многим ключевым словам новый сайт находится в топе поисковой выдаче Яндекс и Google.

Сайт экскурсионного агенства — На сайте агентства можно изучить подробности каждой экскурсии и приобрести билет

Социальные сети. Анастасия начала активно развивать страницы в Instagram, Facebook и «ВКонтакте» только в 2020 году. Аккаунты она ведет сама — пробовала нанять СММ-менеджера, но результат ей не понравился: пользователи слабее реагировали на посты, реже подписывались на аккаунт, не было вовлеченности и правильной тональности общения.

Сейчас около 15–20% гостей приходят из соцсетей. Но отследить точное число сложно, потому что пользователи из Instagram переходят на сайт и там бронируют экскурсии.

Как оформить страницу бренда в социальной сети

Страница агенства в инстаграме — На странице агентства в Instagram публикуются графики экскурсий и интересные факты из истории Санкт-Петербурга

Программа лояльности. В конце экскурсии гости получают визитку — она работает как скидочная карта. Если предъявить визитку — стоимость следующей экскурсии снижается на 100 ₽. В течение недели около 20% гостей повторно посещают экскурсии.

Программа лояльности распространяется на туристов и экскурсоводов. Если гость покупает новый тур и говорит, что уже был на экскурсии агентства — менеджер отмечает повторный визит в специальной таблице. Кроме этого, менеджер учитывает положительные отзывы, которые гости оставляют на экскурсионном агрегаторе. К концу месяца за конверсию и отзывы каждый гид получает вознаграждение — до 10 000 ₽.

Страница агентства на — На сайте Tripster у агентства 1270 положительных отзывов

«В агентстве установила твердое правило: мы работаем даже для одного клиента и в любую погоду. Бывает, что ухожу в минус, доплачивая гиду из своего кармана, но получаю куда больше. Во-первых, удовлетворение от работы — она для меня некий социальный долг. Во-вторых, почти гарантированный хороший отзыв в интернете — растут репутация и рейтинг. В-третьих, лояльность клиента — он точно расскажет знакомым, что экскурсию провели для него одного. В-четвертых, лояльность сотрудника — гид получает стандартную оплату».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Запустила новые маршруты

Чем больше маршрутов — тем выше продажи. Три года назад единственный маршрут в среднем покупали 3–4 человека в неделю, сейчас в агентстве 15 пешеходных маршрутов и число гостей выросло в 10 раз: в неделю агентство проводит около 35 групповых туров и гораздо больше — индивидуальных экскурсий. В августе 2020 года, сразу после снятия ограничений, туры посетили 1606 человек. Новый рекорд установили в июне 2021 года — 1710 человек.

Новые маршруты разрабатывают гиды. За это они получают вознаграждение и приоритетное право вести тур. Сначала экскурсовод предлагает идею, а Анастасия решает, будет ли на нее спрос. Потом они совместно определяют ключевые точки маршрута, сотрудник составляет список литературы, которая помогает подготовиться к работе, и пишет текст.

Экскурсия в необычном месте Санкт-Петербурга — Экскурсии проводятся по самым необычным местам Санкт-Петербурга

Перед запуском гид прогоняет экскурсию на местности — Анастасия выступает в роли туриста. Иногда нужно пройти по маршруту несколько раз, чтобы отрепетировать все детали и устранить ошибки. Например, репетицию тура «Здесь написаны шедевры: литературная прогулка» пришлось повторять 8 раз. Но затраты времени себя оправдали — сейчас это один из самых популярных маршрутов агентства.

«Мы думаем над освоением новых городов — клиенты говорят, что нас не хватает в других местах. В мае 2020 года должны были запустить экскурсии по Таллину, но пандемия внесла коррективы. Поэтому ждем лучших времен и открытия границ».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

С какими трудностями столкнулись

Введение аттестации. В 2018 году серьезных требований к экскурсоводам не было. Но с 1 июля 2022 года планируют ввести обязательную аттестацию. Гидам нужно пройти обучение по государственной программе, которое стоит 25 000 ₽, и сдать экзамен. За успешную сдачу выдают аттестат и нагрудную идентификационную карточку — они действуют 5 лет. Затем придется заново платить и проходить всю процедуру.

Большая часть сотрудников агентства по собственной инициативе уже прошли аттестацию. Анастасия готова оплатить обучение остальных — без этого скоро нельзя будет вести туры.

«Проблема в том, что историк, например, больше не сможет водить экскурсии, если у него нет аттестации гида, потому что его работа приравнивается к публичному выступлению или лекции.

Мне тяжело смириться с нововведением — я учу сотрудников водить экскурсии с неформальной подачей информации: с шутками, байками, межеванием серьезных и веселых тем. А на курсах гидов учат подавать информацию в формате «посмотрите налево, посмотрите направо».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Коронавирусные ограничения. Пандемия остановила работу агентства. Государство предлагало поддержку в виде отсрочки налога и его компенсации в размере одного МРОТ. Но сумма оказалась несущественной, и Анастасия не стала подавать документы.

Во время локдауна предпринимательница запустила платные онлайн-туры в режиме реального времени и занималась разработкой новых маршрутов. После снятия ограничений она предложила клиентам 4 новых экскурсии.

«Возможно позже я буду участвовать в грантах и конкурсах. Но сейчас не вижу подходящих условий: победителю дают некую «информационную поддержку», небольшую сумму или право участвовать в конференциях. Нужна реальная помощь и реальная поддержка малому бизнесу, а не конкурсы для галочки».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Сезонность. Необходимо постоянно искать новые каналы продаж, разнообразить действующие продукты, например, провести экскурсию в помещении, придумать сезонные активности.

«Высокий экскурсионный сезон длится с мая по октябрь. Многие агентства просто не водят экскурсии в низкий сезон. Мы же проводим их всегда, даже в «мертвый» декабрь.

Есть люди, которые приезжают в Санкт-Петербург по делам или просто не могут себе позволить приехать в другие месяцы. Я не понимаю, почему у них должно быть меньше возможностей узнать город».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Высокая конкуренция. Однажды Анастасия столкнулась с недобросовестной конкуренцией — гостей, которые внесли предоплату за групповой тур, пытались перехватить сотрудники другого агентства.

Расписание экскурсии находится в открытом доступе, и конкуренты решили этим воспользоваться. Они организовали похожий тур на 10 минут раньше, чтобы увести чужих туристов и собрать с них оставшуюся сумму оплаты. Но сотрудники Анастасии накануне обзванивают туристов, чтобы напомнить о времени экскурсии и назвать имя гида. Это помогло вовремя предотвратить обман, и гости не ушли к другим экскурсоводам.

Чтобы защитить себя от подобных нападок конкурентов, в агентстве продумана система коммуникации с клиентами. Менеджеры агентства общаются с каждым туристом лично — у недобросовестных конкурентов не остается лазейки для перехвата.

Дефицит квалифицированных кадров. Найти человека с соответствующими знаниями, аттестацией и способного работать с группами в заданном формате, сложно. Так же непросто удержать хорошего гида.

Для Анастасии экскурсовод не «заменяемая деталь», а ценный сотрудник. Она поощряет качественную работу, инициативу и получает отдачу.

Зависимость от репутации. Если потенциальные клиенты столкнутся с негативными отзывами об экскурсионном агентстве, они обратятся в другое. А чем больше положительных отзывов в 2ГИС, на Яндекс.Картах, в агрегаторах, тем выше доверие к агентству.

«Главное в нашем деле — обладать экспертизой и быть готовым найти свою нишу, отмежеваться от конкурентов. Иначе успеха не будет.

В первый год экскурсии посещали 3–4 человека в неделю — это критически мало. Второй маршрут смогла запустить только через 9 месяцев. Но я ожидала финансовых сложностей на старте и постоянно искала пути развития».

Анастасия Комина, основательница экскурсионного агентства

Каких результатов добилась Анастасия

Сейчас в агентстве работают 2 менеджера и 13 экскурсоводов. Сотрудники взаимодействуют с клиентами по телефону и электронной почте. Анастасия занимается управленческими вопросами, иногда водит групповые обзорные и детские экскурсии.

В сезон агентство получает доход до 2 000 000 ₽ в месяц, из них около 700 000 ₽ — чистая прибыль. В межсезонье прибыль падает до 50 000 ₽ в месяц.

Расходы агентства в сезонный месяц