Как исправить запись в трудовой книжке

Роман Земляков,

разобрался, как внести изменения в трудовую книжку

05.01.24

Трудовая книжка — это основной документ работника, подтверждающий его трудовую деятельность и стаж работы. Случается, что работодатель допускает ошибки в трудовой книжке, или работнику необходимо актуализировать данные — например, изменились ФИО или специальность.

Если не исправить неверную запись или не внести изменения, не исключены проблемы с трудоустройством, кредитованием, получением пенсии. А работодателя могут привлечь к ответственности.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке, куда нужно обращаться? Что лучше — внести изменения или завести новую трудовую? — рассказываем об этом в статье.

Содержание

Когда и зачем нужно вносить исправления в трудовую книжку

Неверная статья увольнения, даты приема и увольнения, ошибочное написание ФИО сотрудника, его должности, изменение личных данных, записи чернилами недопустимого цвета, наличие сокращений и аббревиатур, неразборчивые подписи — все это основания для внесения изменений в трудовую книжку.

Если кроме ошибок в трудовой работодатель еще и передал неверные сведения в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд) или вовсе не сдавал отчетность, работник может лишиться части трудового стажа и получать пенсию в меньшем размере.

За ошибки в трудовой книжке должностные лица и индивидуальные предприниматели могут получить штраф от 1 000 ₽ до 5 000 ₽ (ст. 5.27 КоАП РФ), юридические лица — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.

Кто может исправить запись в трудовой книжке

Работник вносить изменения в трудовую книжку не должен. За самостоятельное исправление работником записей в трудовой могут привлечь к ответственности — вплоть до уголовной.

Если человек умышленно подделал запись в трудовой книжке, и работодатель это заметил, последний вправе обратиться в правоохранительные органы с заявлением. Если подделка будет признана, то на основании решения суда работника уволят в соответствии с п.11 ч.1 ст.81 ТК РФ за подложные документы.

За подделку трудовой книжки и использование заведомо подложного документа предусмотрено наказание в виде штрафа до 80 000 ₽ или исправительных работ сроком до двух лет за (ст. 327 УК РФ).

По закону исправления в трудовую книжку вносит исключительно работодатель. И именно тот, который допустил ошибку и сделал неверную запись.

Однако есть исключения, когда исправить запись в трудовой могут на текущем месте работы:

если бывший работодатель прекратил свое существование;
если имеется документ, подтверждающий ошибку.

При этом если компания была реорганизована, обращаться за исправлением записи необходимо в организацию-правопреемник.

Изменения в трудовую книжку вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или индивидуальный предприниматель. Если у работника изменились ФИО, образование и другие личные данные, изменения вносит текущий работодатель.

Что делать, если нашли ошибку или нужно внести новые данные в трудовую книжку

Обратитесь в отдел кадров по текущему месту работы или напишите заявление бывшему работодателю с требованием исправить запись в трудовой книжке. Если работодатель в другом городе и вы не можете добраться лично, направьте заявление и трудовую заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Срок исправления записи в трудовой — 15 дней, дни доставки отправления не учитываются. Если работодатель не исправил запись и не выслал документ в срок, вы можете направить жалобу в Трудовую инспекцию, подать исковое заявление в суд.

Второй вариант — попросить текущего работодателя направить запрос предыдущему и на основании официального ответа внести изменения в трудовую книжку.

Исправить запись в трудовой книжке сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, справок и выписок из личной карточки, лицевого счета, книги регистрации приказов и т. д.

Правила внесения изменений в трудовую книжку

Как заполнять трудовые книжки, подробно говорится в Трудовом кодексе (ст. 77-81 и 83-84 ТК РФ) и Приказе Минтруда России № 320н.

Работник не должен вникать во все подробности, но основные правила знать все-таки стоит.

На титульном листе делают исправления путем зачеркивания и написания рядом верного варианта. Актуальные данные записывают в той же строке, а если в ней нет места, то сверху (п.8 гл.2 Приложения № 2 Приказа № 320н).

Исправления заверяются подписью и печатью, если она предусмотрена Уставом организации (Фото: журнал Упрощенка)

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивания не допускаются — делают новую запись о том, что информация неверна

Образец исправления неверной записи о должности сотрудника (Фото: kdelo.ru)

Общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним:

Внести порядковый номер записи;
Указать текущие число, месяц и год;
В следующей графе указать, какая информация прописана неверно и на какую нужно заменить.
В следующей графе прописать реквизиты документа, на основании которого внесены изменение.

Также наименование и реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения, указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Запись заверяет работодатель или уполномоченный кадровый работник подписью и печатью, если она предусмотрена в организации (п.7, гл.2 Приложения № 2 Приказа № 320н).

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке

С 2021 года бумажные трудовые для трудоустроенных впервые не оформляются (п. 8 ст. 2 № 439-ФЗ). Работодатель сразу заводит электронную трудовую. У тех, кто был трудоустроен ранее, есть выбор — пользоваться бумажной или электронной трудовой.

Чтобы внести изменения в электронную трудовую книжку, обратитесь лично в отделение СФР или подайте заявление на Госуслугах. В заявлении укажите сведения о периодах работы и приложите подтверждающие документы — бумажную трудовую книжку, если она у вас есть, сведения о трудовой деятельности, которые вы получили у работодателя.

Решение будет принято в течение десяти рабочих дней. После проверки уведомление о корректировке электронной трудовой придет в личный кабинет

Если Социальному фонду потребуется время на проверку ваших данных, запрос информации у других ведомств и работодателя, рассмотрение может продлиться на срок до трех месяцев.

Если в бумажную трудовую книжку внесена недействительная запись, то согласно Приказу № 320н, работодатель выдает дубликат трудовой книжки. При этом не имеет значения, кто признал такую запись недействительной — суд или работодатель.

Однако в электронной трудовой запись, признанная недействительной, останется, ее никак нельзя удалить.

Пример

Компания уволила сотрудника по статье п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за представление подложных документов при заключении трудового договора. Однако позже стороны договорились о расторжении трудового договора по соглашению сторон п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Работник обратился в ПФР с требованием удалить из электронной трудовой запись с «плохой» статьей, но ему отказали.

Суд признал отказ законным и указал, что в электронной трудовой книжке имеется специальная графа 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении», в которой при удалении данных проставляется символ Х (Определение от 04.10.2022 по делу № 88-21721/2022).

С 1 января 2023 года эти положения закреплены в приказе Минтруда № 713н.

Что лучше: исправить запись или завести новую трудовую книжку

Работник имеет право «потерять» трудовую книжку и написать заявление, чтобы ему завели новую. В новом документе не будут указаны прежние места работы, только текущее и общий трудовой стаж.

Однако стоит ли это делать? В этом вопросе имеет решающее значение: неверные сведения указаны только в трудовой книжке или также переданы в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд).

Сначала проверьте информацию, чтобы не было негативных последствий в виде неучтенного стажа, например.

Получить нужные справки можно в личном кабинете на сайте СФР.

выписка из электронной трудовой и выписка о состоянии индивидуального лицевого счета

На сайте СФР можно получить выписку из электронной трудовой и выписку о состоянии индивидуального лицевого счета

После вашего запроса справка будет доступна через несколько минут в разделе «История обращений». Вы можете открыть ее или бесплатно скачать на свое устройство в формате XML.

Если в полученных выписках нет данных о какой-то работе, а в трудовой книжке запись об этом имеется, значит работодатель не предоставил сведения в ПФР.

В этом случае лучше не заводить новую трудовую, а обратиться к работодателю за исправлением сведений. Если работодатель ликвидирован или не вносит изменения, необходимо подать в СФР заявление о корректировке сведений. Одновременно с заявлением приложите документ, удостоверяющий личность, и документы, подтверждающие недостающие сведения. Это могут быть письменные трудовые договоры, справки от работодателей, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и т.д. При подаче заявления в электронной форме приложите скан-копии этих документов.

Могут ли рассчитать и назначить пенсию без трудовой книжки со всеми записями

Некоторые люди опасаются, что у них будет маленькая пенсия, если в новой трудовой будет указано меньшее число рабочих мест, чем есть на самом деле.

Но опасаться нечего. У каждого человека, зарегистрированного в системе Социального фонда, есть индивидуальный лицевой счет. При утере трудовой книжки пенсия будет рассчитана на основании сведений из СФР.

Куда обращаться, если работодатель не вносит изменения в трудовую книжку

Если работодатель не вносит изменения, отказывает в предоставлении документов или игнорирует требования, вы можете обратиться:

В трудовую инспекцию

Подать жалобу можно лично, по почте или в электронной форме на сайте онлайнинспекция.рф. Обращение зарегистрируют в течение трех дней, и вам дадут официальный ответ в течение одного месяца.

В прокуратуру

Посетите отделение лично или направьте обращение онлайн на сайте генпрокуратуры РФ в разделе «Обращение в прокуратуру» или на портале Госуслуги в разделе «Подача обращения в органы прокуратуры».

Обращение также примут по телефону местной или региональной прокуратуры и горячей линии генпрокуратуры РФ 8-800-222-34-18.

По результатам проверки вам направят письменный официальный ответ — как правило, в срок не более одного месяца.