Как перейти на электронные трудовые книжки

Что делать работодателям
14 февраля 2020
Дмитрий Федоров
разобрался в новых правилах
С 2020 года в России вводят электронные трудовые книжки. Расскажу, как работодателям без ошибок перейти на новый формат.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка — не отдельный файл на компьютере, а условное название для новых правил, по которым работодатели обязаны вести этот документ.

С 2020 года сведения о трудовом стаже всех работников будут храниться в электронном виде на сервере Пенсионного фонда. Предоставляют данные в ПФР работодатели, для этого ввели новые отчеты.

Бумажные трудовые книжки в 2020 году действуют, как и раньше. С 2021 года их будут использовать только те сотрудники, которые захотели сохранить бумажные документы.

Какие обязанности появились у работодателей

Сдавать отчеты в ПФР. С 2020 года работодатели подают в ПФР отчет СЗВ-ТД, он содержит сведения о трудовой деятельности сотрудников. Если у вас более 25 работников, то вы сдаете СЗВ-ТД в электронном виде, меньше — можно подавать на бумаге.

В 2020 году вы сдаете отчет до 15 числа месяца, который следует за отчетным. И только в следующих случаях:
 — вы приняли на работу или уволили сотрудника;

 — перевели человека на другую постоянную работу внутри организации;

 — получили от сотрудника заявление о том, что он хочет сохранить бумажную трудовую книжку;

 — получили от работника запрос на выписку о трудовой деятельности.

Когда вы впервые включаете сотрудника в отчет, то даете информацию не только за прошедший месяц. В отчет включают последнее кадровое мероприятие, которое произошло до начала 2020 года.
Пример

Анну Иванову приняли в штат на должность бухгалтера 1 октября 2017 года. Затем 1 июля 2018 года ее перевели на должность старшего бухгалтера, а 20 января 2020 года Анна Иванова уволилась.

Работодатель сдает отчет СЗВ-ТД по Анне Ивановой до 15 февраля 2020 года. В отчет включает сведения о переводе 1 июля 2018 года и увольнении 20 января 2020 года.

Не нужно подавать информацию сразу по всему персоналу. В 2020 году включайте в отчет сведения только о тех, кого приняли, уволили или перевели, от кого получили заявление или запрос. Если вы не делали ничего из перечисленного, то в 2020 году отчет СЗВ-ТД не сдаете.

С 2021 года требования ужесточат: отчет СЗВ-ТД придется отправлять на следующий рабочий день после трудоустройства или увольнения сотрудника. Если же вы переведете человека на другую должность, оформите заявление или выписку, то срок останется прежним — до 15 числа следующего месяца.

Еще в 2021 году до 15 февраля работодатели должны отчитаться по всем сотрудникам. Даже по тем, у кого не было никаких кадровых изменений. До этой даты предоставьте информацию о тех работниках, которых раньше не включали в отчет СЗВ-ТД. В отчете укажите последнее кадровое мероприятие, которое произошло до начала 2020 года.

Выдавать справки сотрудникам. Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам информацию об их трудовой деятельности по форме СТД-Р при увольнении или в любое другое время по запросу. Это касается только тех, кто отказался от бумажных трудовых.

Если работник увольняется, то получает сведения в день расторжения трудового договора. Если же сотрудник запрашивает информацию, продолжая работать, то на подготовку отчета СТД-Р у вас есть три дня.

До конца 2020 года работодатели ведут трудовые книжки старого формата по всем сотрудникам, так что обязанности выдавать СТД-Р нет. С 1 января 2021 года работодатели должны будут выдавать форму СТД-Р тем сотрудникам, которые откажутся от использования бумажных трудовых книжек.

Как подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки

Чтобы перейти на новый формат работы с кадровой информацией, нужно установить программу, внести исправления в кадровые документы и уведомить сотрудников.

  1. Установите программу для отправки СЗВ-ТД, если сдаете отчетность в электронном виде. Программу можно скачать на сайте ПФР. В бухгалтерских программах новый отчет уже появился.

  2. Внести изменения во все кадровые документы, где упоминаются трудовые книжки. После каждого словосочетания «трудовая книжка» добавьте формулировку «…и сведения о трудовой деятельности».

  3. Решите, как вы будете предоставлять сотрудникам выписки о трудовой деятельности: только на бумаге или еще и в электронном виде. В последнем случае вам понадобится усиленная квалифицированная подпись.

  4. До 30 июня 2020 года письменно уведомите всех сотрудников об изменениях в законе. Составьте уведомление в свободной форме и пропишите в нем, что сотрудники вправе сохранить бумажные трудовые.

  5. До 31 декабря 2020 года получите от работников заявления об отказе от бумажных трудовых книжек или желании их сохранить.

  6. В январе 2021 года выдайте бумажные трудовые книжки всем, кто отказался от их использования.

Можно ли отказаться от электронных трудовых книжек

Работодатель не может отказаться от передачи сведений в электронном виде, но сотрудник может сохранить бумажную трудовую, если напишет заявление до 31 декабря 2020 года. Тогда работодатель будет вести записи в книжке по старым правилам и одновременно включать сведения о работнике в отчеты СЗВ-ТД.

В будущем такой сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной книжки, написав заявление. Но оно должно быть добровольным: нельзя требовать, чтобы работники перешли на электронный формат.

Люди, которые начнут работать после 31 декабря 2020 года, уже не смогут выбирать: для них останется только электронный вариант. Без бумажных трудовых книжек останутся и те, кто не подал заявление до 31 декабря 2020 года, но есть исключения.

Если на 31 декабря 2020 года человек был трудоустроен, но отсутствовал на работе, то может сохранить бумажную трудовую, написав заявление позднее. Это касается, например, работников, которые взяли перед новым годом отпуск или ушли на больничный.

Люди, которые работали в прошлом, но 31 декабря 2020 года окажутся не трудоустроены, тоже смогут сделать свой выбор после этой даты. Заявление от них принимает первый работодатель, который заключит с ними трудовой договор.

Как накажут за нарушения

За несданный вовремя отчет СЗВ-ТД или ошибки в нем работодателя накажут по пункту 1 или 2 статьи 5.27 КоАП РФ. Наказание по этой статье — от предупреждения до штрафа в 70 000 ₽. Максимальный штраф — для юридического лица, которое допустило нарушение в отчете повторно. Сейчас Госдума предлагает оставить за это нарушение только предупреждение. Если законопроект примут, то штрафов за просрочку или неверное заполнение СЗВ-ТД не будет.
Памятка
Как компании перейти на электронные трудовые книжки
1
Внесите изменения во внутренние кадровые документы в течение 2020 года
Отразите информацию об электронных трудовых книжках и о том, как сотрудникам получать выписки.
2
Уведомите сотрудников письменно об изменениях в законодательстве
Это нужно сделать до 30 июня 2020 года.
3
Получите от сотрудников заявления до 31 декабря 2020
Работники решают, хотят они сохранить бумажных трудовые или отказаться от них.
4
Сдавайте в 2020 году ежемесячный отчет СЗВ-ТД
Отчитываться нужно только за те месяцы, когда были кадровые перемещения, либо вы получали заявления о сохранении бумажной трудовой книжки от сотрудников или запрос на выписку о трудовой деятельности.
5
Выдайте в январе 2021 года бумажные трудовые книжки
Только тем сотрудникам, которые отказались от их использования.
6
В 2021 году сдайте отчет СЗВ-ТД до 15 февраля
В отчет нужно включить всех работников, по которым вы раньше не подавали информацию в ПФР.

Что нового

котлован на стройке
01.02
Экономим
Покупка жилья на стадии котлована: что важно знать
новые законы
01.02
Живем по закону
Рост пособий и налог на вклады: что изменится в феврале
налоги и недвижимость
31.01
Живем по закону
Недвижимость и налоги: что изменится для собственников в 2023 году
автомобиль и расходы
31.01
Экономим
Как проверить бонус-малус при покупке ОСАГО и сэкономить на полисе
зарплатная карта
30.01
Живем по закону
Как перевести зарплату в другой банк и что делать, если работодатель против
семейная ипотека
30.01
Экономим
«Семейную ипотеку» расширили: как теперь взять кредит на жилье
ветеран труда
27.01
Живем по закону
Как получить ветерана труда и право на соцподдержку
помощь семье от государства
27.01
Живем по закону
Льготы и выплаты родителям детей-инвалидов: как оформить и получить
Какие приложения сэкономят деньги в отпуске: от аудиогидов до Wi-Fi
27.01
Экономим
Какие приложения сэкономят деньги в отпуске: от аудиогидов до Wi-Fi
Как не лишиться квартиры при банкротстве продавца
26.01
Живем по закону
Как не лишиться квартиры при банкротстве продавца
«Помогу взять кредит»: как распознать «черного» брокера
26.01
Живем по закону
«Помогу взять кредит»: как распознать «черного» брокера
Как получить пенсионные накопления умершего родственника
26.01
Живем по закону
Как получить пенсионные накопления умершего родственника
кредитная карта
25.01
Экономим
Кредитная карта: как выбрать самую выгодную
частный детектив
24.01
Зарабатываем
Как работает частный детектив и сколько получает
ребенок с банковской картой
20.01
Живем по закону
Стоит ли оформлять банковскую карту ребенку и как это сделать
мошенник в интернете
19.01
Экономим
Боты-мошенники в интернете: чем опасны и как защититься
женщина занимается керамикой
19.01
Истории
«Я ушла из офиса и создала свой бизнес на керамике»
интерьер в квартире
18.01
Истории
Личный опыт: как мы увеличили аренду на 40%, вложив в квартиру 30 000 ₽
На сколько подорожал техосмотр в 2023 году
16.01
Живем по закону
На сколько подорожал техосмотр в 2023 году
Магазины, кафе, отели: акции и скидки января
12.01
Экономим
Магазины, кафе, отели: акции и скидки января