Будь в курсе
Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропускать новые выпуски журнала
Развиваем бизнес

Как управлять удаленной командой

Чтобы ваши сотрудники не филонили и давали результат
18 февраля 2019
Елена Шпрингер
работает удаленно
По статистике Международной организации труда, 17% сотрудников в развитых странах работают удаленно, а в США и Японии этот показатель доходит до 40%.

Удаленные сотрудники — это удобно. Для них не нужно арендовать офис, их удобнее нанимать временно, а еще можно собирать лучшие умы со всего мира — нанимать хороших специалистов из других городов или стран.

Многие боятся связываться с удаленщиками: кажется, что их невозможно контролировать, из-за удаленной команды бизнес развалится.

На самом деле собрать и контролировать удаленную команду не сложнее, чем офисную — и мы расскажем, как это сделать.
Как устроить удаленного сотрудника официально

Удаленных сотрудников можно устроить официально тремя способами:
Оформить по трудовому договору. Этот способ ничем не отличается от найма сотрудника в офис. Он подойдет, если вы хотите создать что-то вроде удаленного офиса, в котором сотрудники работают так же, как в физическом, по определенному графику.

С 2013 года условия найма дистанционных сотрудников вписаны в трудовой кодекс РФ, но вот об условиях работы там почти ничего не сказано.

Поэтому лучше прописать в договоре все нюансы: отметить, что работа ведется дистанционно, указать компенсации за связь и интернет, прописать рабочее время.
Чтобы нанять удаленного сотрудника по трудовому договору нужно:

1. Выслать ему по электронной почте подписанный вами договор и получить в ответ экземпляр с его подписью. Для этого нужны усиленные квалифицированные электронные подписи как работодателя, так и работника. Получить такую подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

2. В течение трех календарных дней направить работнику трудовой договор на бумаге заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Если у вас или работника нет электронной подписи, можно сразу обменяться подписанными договорами по обычной почте.
После этого сотрудник считается нанятым. Обмениваться нужными документами можно по почте, запись в трудовую книжку вы вносите по желанию работника. Удаленщик, устроенный по трудовому договору, имеет право на больничные и отпуск, отрабатывает в случае увольнения и ничем не отличается от офисного сотрудника.

Устроить по договору ГПХ. Договор гражданско-правового характера удобен, если вы поручаете сотруднику задачи с четким результатом, например, создание сайта, написание текста, отрисовку дизайна.

По договору ГПХ, не нужно оплачивать больничные и отпускные, а условия работы можно полностью прописать в договоре.
В нашей команде уже более 120 человек, которые трудятся удаленно. Большая часть оформлена по ГПХ, с некоторыми взаимодействуем как с юрлицами. Для контроля подписываем NDA о неразглашении конфиденциальной информации. Задачи сотрудникам ставим в системе ПланФикс. Чтобы они чувствовали себя комфортно и могли общаться, мы придумали чат «болталка», где обсуждаем вопросы не по работе, советуемся, поздравляем с праздниками. Так многие сотрудники познакомились и дружат вне работы
Анастасия Абрамович
сооснователь и генеральный директор сервис бизнес-ассистентов Delegator24:
Нанимать ИП и работать с ним по договору, как с фирмой. Если у человека есть ИП, с ним можно заключить договор на оказание услуг.

Для работодателя это удобно — не нужно платить за сотрудника налоги, «зарплата» идет на расчетный счет, можно заключить длительный договор подряда, чтобы ИП работал практически как офисный сотрудник по трудовому договору.

Единственный минус в том, что далеко не у всех удаленных сотрудников есть ИП — выбор специалистов будет ограничен.

Как ставить задачи и работать сообща

Ставить задачи удаленным сотрудникам удобно через онлайн-сервисы. Таких очень много, но их можно поделить на две большие группы.

Сервисы постановки задач: Trello, «Планировщик» от Microsoft, Todoist, Asana. Здесь можно ставить задачи, проставлять им сроки и статусы, назначать исполнителями определенных сотрудников. Они просты в использовании, часто бесплатные или совсем недорогие. Учитывайте, что в очень большой команде в списках задач можно запутаться.
Так выглядит доска с задачами в Trello
CRM-системы: Мегаплан, amoCRM, «Битрикс24». Это более серьезные инструменты, изначально предназначенные для взаимодействия с клиентами. В них можно собирать базу клиентов и анализировать продажи.

Почти во всех CRM есть функция постановки задач сотрудникам. Благодаря интеграции с базой клиентов это очень удобно — можно быстро планировать звонки, закреплять работника за определенным клиентом и анализировать эффективность сотрудников.

Недостаток CRM в том, что иногда они громоздкие: в них трудно ориентироваться, а сотрудникам часто нужно время, чтобы понять, куда нажимать и как работать с задачами. Поэтому с небольшим штатом и маленьким количеством клиентов CRM станет обузой.
Так выглядит интерфейс «Битрикс24»
Эти сервисы помогают команде совместно работать через интернет и обмениваться рабочими файлами:

Облачные хранилища: Google Disk, Dropbox, Яндекс.Диск, Microsoft Office Online. В них можно хранить файлы, смотреть их из любой точки мира, вместе редактировать и комментировать документы. Например, дизайнер сделал макет страницы, загрузил его в корпоративный Dropbox — и вы сразу посмотрели этот макет, без пересылки по электронной почте.We are the leading firm by delivering quality and value to our clients. All our professionals have more than 5 years of legal experiences. We like what we do.

Мессенджеры: Slack, Rocket chat, чаты в Telegram.Good Support. Здесь можно создавать рабочие чаты под отделы и проекты, писать сотрудникам лично, подключать гугл-документы и доски Трелло. Иногда такие мессенджеры есть в CRM.
Наша работа устроена так, что даже крупные длинные проекты разбиваются на сотни мелких и распределяются между фрилансерами. Все они работают удаленно из 5 стран. Для общения мы используем Slack, создавая под каждый проект отдельный чат и давая доступ нужным исполнителям. Так никто не пропускает старт работ. Плюс фиксируем задачи во Freedcamp, где настроены уведомления на почту и интеграция со Slack. Все работают по ставке за конкретный проект, поэтому мы не используем трекеры времени. Достаточно дедлайнов во Freedcamp.
Алексей Рожков
сооснователь digital-агентства «Сделаем»
С сервисами сотрудники будут работать как в офисе — сразу получать задания от начальства и отчитываться о выполнении, мгновенно обмениваться документами, вместе работать над одним проектом и общаться по ключевым вопросам.

Многие сервисы платные, но они будут стоить не дороже, чем оборудование рабочих мест для офисных сотрудников и настройка сети внутри компании.
Наш коллектив — более 200 преподавателей, все работают удаленно. Приблизительно столько же человек обеспечивает работу школы — от разработчиков до маркетологов и отдела контента. География огромна — от Владивостока до Австралии и Канады. Постановку и контроль задач мы организовали через сервис Trello — карточки позволяют контролировать дедлайны, хранить необходимые ссылки и материалы, объединять в одну карточку исполнителей конкретной задачи. Для текущего общения — Slack. По каждому из направлений: маркетинг, пиар, контент, СММ, ошибки в работе сервиса, преподаватели, — отдельный канал.
Максим Сундалов
Руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom
Как контролировать процесс работы

В офисе в любой момент можно посмотреть, чем заняты сотрудники, контролировать их работу несложно. На удаленной работе с контролем сложнее — сотрудник может сказать, что работал, а на самом деле развлекаться. Конечно, это скажется на результатах работы, но доказать, что удаленщик не работает, будет непросто.

Контролировать удаленных сотрудников можно двумя способами.

Поставить программы для слежки за сотрудниками: Kickidler, «Стахановец», AeroAdmin.

Такие программы можно поставить на компьютер сотрудника, чтобы:

– В любой момент рабочего дня подключиться к компьютеру сотрудника и проверить, чем он занят.

– Отслеживать рабочее время, переработки и прогулы.

– Получать статистику о том, какие именно программы и сайты сотрудник открывал в рабочее время.

– Подключаться к веб-камере и смотреть, кто именно сидит за компьютером.

– Следить, чтобы сотрудник не распечатывал и не передавал важные корпоративные документы.

Использование подобных программ законно, только если заранее прописать это в договоре и получить согласие сотрудника.
Пример интерфейса «Стахановца»
Создать единое рабочее пространство: Wrike, TokBox, Gotomeeting. Эти программы позволяют создать виртуальный офис. Они объединяют в себе CRM и мессенджеры — позволяют ставить задачи, сразу обсуждать их в рабочих чатах и мгновенно писать или звонить кому-нибудь из коллег.

Такие программы создают ощущение, что сотрудники сидят в одном офисе за соседними столами, с ними можно просто поболтать, обсудить работу, быстро переслать файл или попросить помощь. Они не дают тотального контроля, но показывает, находится ли человек на рабочем месте, и позволяет быстро собирать планерки и ставить задачи.

Эти программы можно использовать и вместе — общаться в едином пространстве и параллельно следить за сотрудниками в рабочее время.

Но можно обойтись и без особых программ — контролировать не процесс, а результат. Для этого нужно ставить работникам точки контроля, выставлять КПИ, премировать за перевыполнение плана и проводить планерки. Тогда будет неважно, что сотрудник не сидит в сети с 8 до 17 — главное, чтобы он показывал результат.
Приблизительно раз в неделю руководитель направления проводит скайп-совещания с подчиненными. Раз в квартал проводит общую скайп-конференцию всего офиса, где делимся достижениями, а я, как руководитель, рассказываю о планах и перспективах. На большие праздники даже корпоративы проводим по скайпу — это позволяет моим сотрудникам не чувствовать себя брошенными, объединяет коллектив. У нас есть свои правила общения через мессенджер Слак: с 9.00 до 14.00 действует режим тишины, чтобы никто не отвлекал сотрудников сообщениями и уведомлениями от текущих задач, кроме экстренных случаев. После этого и до конца рабочего дня существует регламент, согласно которому вы обязаны ответить на запрос коллеги или руководителя в течение часа.
Максим Сундалов
Руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom
Инструкция:
как контролировать удаленных сотрудников
1
Заключить с сотрудником подходящий договор
ГПХ, трудовой договор или договор с ИП.
2
Добавить сотрудника в программу для постановки задачи
Trello, «Планировщик» от Microsoft, Todoist, Asan. Также можно добавить сотрудника в CRM – Мегаплан, amoCRM, «Битрикс24». Обучить работе в ней и поставить первые задачи.
3
Дать сотруднику доступ к корпоративному хранилищу файлов
Google Disk, Dropbox, Яндекс.Диск, Microsoft Office Online.
4
Добавить сотрудника в мессенджер
Slack, Rocket chat, чаты в Telegram, в общие чаты и комнаты по конкретным отделам или проектам.
5
При необходимости попросить удаленщика поставить программу для виртуального офиса
Wrike, TokBox, Gotomeeting или для слежки – Kickidler, «Стахановец», AeroAdmin.
6
Приступить к работе.