Как самозанятым перейти на цифровой документооборот

24.06.2022

В России уже 5 млн самозанятых. Многие из них работают с компаниями или индивидуальными предпринимателями. В этих случаях для обеих сторон важно оперативно обмениваться документами — договорами, счетами, чеками или актами.

Каждый раз отправлять бумажную версию по почте — дело хлопотное. Обмен документами по электронке тоже подходит не всем и не избавляет от предоставления оригинала. Упрощают взаимодействие бизнеса и самозанятых специальные сервисы, которые позволяют вести электронный документооборот (ЭДО). В одном из них сейчас работаю и я. К другим — только присматриваюсь. Расскажу о самых популярных.

Зачем нужны такие платформы

Бизнесу удобнее работать с самозанятыми, чем с фрилансерами или физлицами, по нескольким причинам:

С плательщиками налога на профессиональную деятельность не нужно заключать договор гражданско-правового характера;
Налоговые отчисления делает сам самозанятый.

Но иногда компании отказываются от работы с самозанятыми — от них сложно получить закрывающие документы. Особенно, если заказчик и исполнитель живут в разных регионах. Можно выставить чек онлайн через приложение «Мой налог», но обмениваться актами, счетами и дополнительными приложениями к договору уже сложнее.

Эту проблему можно решить, если исполнитель и заказчик будут взаимодействовать в специальных сервисах по электронному документообороту. В них можно:

— Делать все быстро. В системе ЭДО заказчик получает документы сразу после их отправки самозанятым;
— Отправлять и получать документы можно в любое удобное время;
— Экономить бумагу. Участникам не нужно готовить, печатать и отправлять бумажные документы.
— Обезопасить сделку. Все данные при цифровом обмене передаются в зашифрованном виде по защищенным каналам связи.

Также в системе электронного документооборота хранится история обмена, при необходимости нужные документы легко ищутся и выгружаются. У всех бумаг есть юридическая сила, ведь они подписаны электронной подписью (ЭП).

При этом чем проще программа по электронному документообороту, тем легче самозанятому правильно заполнить и вовремя предоставить нужные заказчику документы.

Кто подключает сервисы ЭДО

Работать с электронным документооборотом может и сам самозанятый, и коммерческая компания. Последней этот способ выгоден в первую очередь — у юрлиц более строгие требования по ведению документации.

Если компания или ИП пока не освоили ЭДО, самозанятый может сам предложить заказчикам перейти на этот сервис. Для убеждения есть такие доводы:

Нет дополнительных затрат. Регистрация и выпуск неквалифицированной электронной подписи в сервисах — бесплатные. В большинстве программ оплачивается только отправка документа. Когда договор создает самозанятый, он его и оплачивает.

В сервисе юрлицо может работать с несколькими исполнителями. Например, не только с вами, но и другими самозанятыми и даже физлицами. Если компания привлекает к заказам фрилансеров, ей будет удобнее вести документооборот с ними в одном месте.

Если самозанятый выполняет заказ для физлица, заключить с ним договор и выставлять счет тоже возможно в программе электронного документооборота. Это обезопасит обоих участников сделки и исключит бумажную волокиту.

Какую программу выбрать

Есть несколько сервисов, где самозанятые и бизнес могут взаимодействовать быстро и эффективно. Какую из них выбрать, зависит от тарифов и количества исполнителей. Вот лишь некоторые из них.

«Консоль»

В ней я работаю несколько месяцев. Это была инициатива заказчика, он прислал мне ссылку на регистрацию. Прямо в сервисе мы заключили договор, который я подписала одним нажатием кнопки. Сейчас мне ежемесячно приходят акты о выполненных работах, я подписываю их в программе, деньги поступают на карту, которую я указала при регистрации самозанятой.

Раз в месяц мы с заказчиком подписываем акт в приложении — В мобильном приложении мы с заказчиком раз в месяц подписываем акт

С этим сервисом выгоднее работать малому и среднему бизнесу, который привлекает для постоянных или разовых проектов внештатных исполнителей. На платформе автоматически оформляются все документы, выпускается электронная подпись, рассчитывается налог и поступают выплаты по реквизитам и картам.

Сервис — официальный партнер ФНС. Поэтому здесь можно зарегистрироваться в качестве самозанятого. Программа автоматически проверяет статус налогоплательщика. Если самозанятый отказался от него или отменил чек, «Консоль» сообщит об этом заказчику.

Через платформу юрлица могут взаимодействовать с исполнителями всех типов — самозанятыми, ИП, оформленными по ГПХ, нерезидентами.

Стоимость. В «Консоли» она состоит из двух частей:

1. Оплата лицензии за каждого внештатника — от 300 до 600 ₽ в месяц.
2. Комиссия от оплаты исполнителям — от 1 до 2%, зависит от числа исполнителей и их среднего чека.

За работу с исполнителем платит заказчик — компания или ИП

Rocket Work

Это первая платформа для работы самозанятых и бизнеса, которая появилась в России. Положительные отзывы о ней я встречала несколько раз на просторах интернета, еще когда только планировала становиться самозанятой. Сервис также автоматически проверяет статусы заказчика и исполнителя в ФНС, формирует договоры и чеки для декларирования доходов — как в приложении «Мой налог». А еще переводит оплату на карту любого банка и оплачивает налоги.

В этой программе самозанятые могут сами инициировать заключение договора, в котором будут закреплены обязанности сторон и стоимость работ. Документ подписывается цифровыми подписями, которые выпускает Rocket Work. В личном кабинете самозанятый может отмечать этапы исполнения. Их будет видеть и заказчик.

Rocket Work берет оплату за оформленный заказ и его исполнение, регистрация и доступ бесплатные.

Стоимость. Платят только заказчики: процент от оборота заказов на платформе, в зависимости от масштаба бизнеса, — от 1 до 4%.

Отзывы на сервис от самозанятых — У сервиса немало отзывов от самозанятых, которые уже успели поработать в нем

«Мои самозанятые»

Это решение для автоматизации взаимодействия бизнеса с самозанятыми, которое появилось на рынке меньше года назад. Здесь можно работать и самозанятым, и компаниям, которые нанимают внештатных сотрудников. Платформа не регистрирует самозанятых, присоединиться к сервису можно, только уже получив этот статус, например, через «Мой налог».

Схема, кто и как может подключиться — К программе могут подключиться уже ставшие самозанятыми

Но с ФНС площадка обменивается данными — например, для проверки статуса самозанятого перед заключением договора и каждой оплатой. Также сервис регистрирует доход плательщика налога на профессиональную деятельность, получает и хранит закрывающие документы. Выплаты можно получать на счета и карты.

В марте у платформы появилась новая опция — теперь самозанятые могут подписывать договоры, акты и другие документы от заказчиков в Telegram. Для этого не нужно устанавливать никаких специальных приложений.

Стоимость. Комиссия зависит от объема выплат, в среднем это 1-2% от сделки.

Qugo

Еще одна платформа для эффективного взаимодействия бизнеса с самозанятыми, официальный партнер ФНС. О программе я узнала, когда случайно попала в блог, — в нем разработчики рассказывают о нюансах деятельности самозанятых. Сервис тоже автоматически проверяет статус НПД, автоматизирует документооборот и выплаты. Здесь же можно сразу зарегистрироваться в налоговой службе в качестве самозанятого.

При этом сервис выступает и как маркетплейс — на платформе можно найти заказы, а компаниям — исполнителей на свои задачи. Пользователи могут одновременно работать и в качестве исполнителя, и в качестве заказчика с одного аккаунта.

В разделе «Найти задания» есть фильтры, можно выбрать задание по заданным критериям

Отличия от других платформ:

есть бесплатные консультации по самозанятости и управлению персоналом;
собственный колл-центр;
можно сформировать и подать уведомление в МВД для постановки на учет исполнителей из стран Евразийского экономического союза — это Белоруссия, Армения, Казахстан и Киргизия.

Стоимость. Для самозанятых доступ к сервису бесплатный, для компаний есть несколько тарифов. Точная стоимость зависит от набора услуг — в целом площадка берет до 3% от суммы сделки.

«Астрал.ЭДО»

В сервисе с космическим названием могут работать и юрлица, и самозанятые. В ней меня привлекала невысокая стоимость подключения и гибкие тарифы. В программе их несколько, итоговая стоимость зависит от числа отправляемых документов за месяц. Отличия от других программ:

Для недобросовестных контрагентов есть черный список. Блокировка снимается в любой момент;
Уведомления о статусе документооборота и новых документах приходят на электронную почту;
Программа проверяет электронную подпись, формат документа и правильность заполнения данных. Если где-то закралась ошибка, сервис найдет и покажет ее;
Есть промо-тариф. В течение месяца можно использовать возможности сервиса бесплатно, при этом не будет ограничений по исходящим документам.

«Астрал.ЭДО» подходит физикам и юрлицам — «Астрал.ЭДО» подходит и физическим, и юридическим лицам

Стоимость. Самая бюджетная лицензия обойдется в 500 ₽ в год, это 41 ₽ в месяц. Сюда входит отправка 50 исходящих документов в течение 12 месяцев. Самозанятым этого будет более чем достаточно. Для малого и среднего бизнеса стоимость тоже невысокая. За 100 документов плата составит 800 ₽, за 500 — 2 тысячи ₽. Неиспользованное количество исходящих не аннулируется, а переносится на следующий месяц.

Итог

Работать в сервисах ЭДО удобно и выгодно обеим сторонам. Если вы решили перейти на электронный обмен документами с заказчиком или он пришел с таким предложением, выбирайте сервис под себя. В основном функции программ схожи между собой. Но есть различия в стоимости и наборе возможностей.