Методы тайм-менеджмента: как все успевать и никуда не спешить
Если каждый день выполняешь одни и те же задачи, и при этом их не больше десяти — все дела можно держать в голове. Но если человеку приходится быть многозадачным, легко о чем-то забыть или не успеть. Справиться с проблемой помогает тайм-менеджмент — система организации времени. Рассказываем, как внедрить в жизнь простые и эффективные методы тайм-менеджмента.
Содержание
«Жесткие» и «мягкие» дни
Как работает метод. Вам нужно разделить текущие дела на «жесткие» и «мягкие». К «жестким» относятся те, что обязательно нужно сделать к определенному сроку, например, сдать отчет руководителю до 14:00 и отвести ребенка в кружок к 18:00 часам. «Мягкие» дела не привязаны ко времени — их можно выполнить в течение дня, например, отправить коммерческое предложение потенциальным заказчикам и вымыть полы.
Плюсы.
- Простой и понятный метод тайм-менеджмента.
- Подходит людям разного возраста и профессий.
- Минимум принадлежностей — достаточно ежедневника и маркера.
Минусы. Может не подойти людям, чей график зависит от решения других людей, например, коллег или руководителя. Им придется постоянно корректировать список, чтобы не запутаться в делах и ничего не упустить.
Как внедрить в жизнь. Нужно выписать на отдельный лист все задачи на день, как рабочие, так и личные. Например, в 20:00 вы хотите встретиться с подругой в кафе. Если специально не запланировать эту встречу и не внести ее в список, можно легко закрутиться и забыть о договоренности: срочные дела поглотят все ваше время и внимание.
Когда список будет готов, распределите дела на «жесткие» и «мягкие». Затем составьте расписание дня: впишите в ежедневник сначала все «жесткие» дела, а свободные промежутки можно заполнить «мягкими». Для наглядности выделите задачи разными цветами, например, я помечаю «жесткие» дела бирюзовым маркером.

Пример моего перечня с учетом «жестких» и «мягких» дел. (Источник: личный архив автора)
Персональный Kanban
Как работает метод. Это онлайн-доска, на которой каждый этап работы представляет собой отдельный столбец, а каждое дело — свою карточку. Такую доску удобно использовать в коллективе, но можно адаптировать и для личного контроля за временем. Благодаря методу Kanban можно наглядно увидеть, на какой стадии находится конкретное дело, и сколько задач еще в работе.
Такую систему удобно применять для планирования на длительное время, например, на месяц.
Плюсы.
- Визуализация. Карточки на доске наглядно показывают, сколько дел вы успели выполнить, на какой стадии находится каждая конкретная задача. Если какое-то дело необходимо доработать, карточку можно передвинуть назад.
- Гибкость. С помощью меток можно разделять дела на срочные и несрочные, создавать новые карточки по мере появления новых дел или убирать их в архив, если задача потеряла актуальность.
Минусы. Метод не подходит для проектов, которые требуют строгого и четкого планирования. В Kanban сложно проанализировать время на выполнение конкретной задачи. Поэтому появляется риск «утонуть» в делах.
Как внедрить в жизнь. Можно использовать специальные сервисы, например, Kaiten, «ЛидерТаск», «Яндекс Трекер» либо приспособить магнитно-маркерную доску. На ее примере я покажу, как применять персональный Kanban.
Разделите доску на колонки так, чтобы каждая из них соответствовала одному этапу рабочего процесса. Например, мне подходят колонки:
- «Надо сделать» — сюда я креплю стикеры с названиями статей, которые мне нужно написать в течение месяца.
- «Запланировано» — когда редактор присылает график сдачи черновиков, я вписываю даты в карточки статей и передвигаю их в эту колонку.
- «Заявка» — сюда передвигаю карточки со статьями, заявки к которым нужно написать в течение текущей недели.
- «Текст» — когда заявка написана и согласована, я передвигаю карточку в эту колонку.
- «Доработать» — сюда перемещаю карточки со статьями, по которым нужно внести правки.
- «Готово» — после публикации статьи я передвигаю карточку в эту колонку.
У вас могут быть свои названия столбцов.

Вместо магнитно-маркерной доски можно использовать «Гугл Таблицы». (Источник: личный архив автора)
Автофокус
Как работает метод. Этот прием тайм-менеджмента придумал британский писатель Марк Форстер. Он рекомендует выбирать задания не по приоритету, а по интуиции. Такой метод больше подойдет творческим людям со свободным графиком работы без жестких дедлайнов. Например, если в течение недели человеку важно выполнить определенный объем работы, но не имеет значения, в какой именно последовательности.
Плюсы.
- Текущие дела человек выполняет по желанию, а не по принуждению.
- Отсутствие жестких рамок избавляет от стресса.
- Творческие задания легко вписать в рабочий график.
Минусы. Может не подойти людям, у которых есть проблемы с дисциплиной. Если у человека слабая самоорганизация, он может так и не приступить к выполнению задачи, для которой не установлен срок.
Как внедрить в жизнь. Расскажу, как я применяю этот метод. Помимо работы в редакции, я пишу книги. Поэтому ставлю себе задачу: написать по одной главе к нескольким книгам.
В ежедневник я вписываю только названия произведений. Когда у меня появляется «окно» в графике, я несколько раз медленно перечитываю список и прислушиваюсь к себе. Почти всегда отклик вызывает название какого-то одного произведения — его и беру в работу. Когда глава написана, я вычеркиваю название книги из списка.

Это мой творческий план на день. (Источник: личный архив автора)
Метод Глеба Архангельского
Как работает метод. Некоторые люди пасуют перед крупными задачами, поэтому до конца откладывают их на потом. В итоге наступает дедлайн, а задача не решена, и за пять минут уже ничего не исправить.
Часто таким же образом поступают с мелкими и несрочными делами — на них постоянно не хватает времени. Рано или поздно это приводит к тому, что критическая масса невыполненных задач давит на человека, угнетает и заставляет чувствовать себя виноватым. Под этой тяжестью еще труднее взять себя в руки и начать действовать.
Глеб Архангельский — автор метода, предприниматель и эксперт в области личной бизнес-эффективности — предлагает разделить все дела на три группы:
- срочные задачи, которые нельзя перенести или отложить — их называют горящими и помечают восклицательным знаком;
- мелкие, но неприятные или неважные дела — это «лягушки»;
- большие многоэтапные задачи — «слоны».
Согласно методу Архангельского, нужно «съедать лягушек», не откладывая, а больших «слонов» — есть по кусочку, то есть, разрезать большую задачу на «бифштексы» — подпункты, и последовательно их выполнять. Метод подходит людям, которые испытывают трудности с самоорганизацией и привыкли откладывать важное на потом.
Плюсы.
- Борется с прокрастинацией. Человеку легче выполнить одну часть большой задачи, чем всю целиком.
- Помогает снизить уровень стресса и страха перед объемной работой. Потому что «съесть слона» по кусочкам проще. К тому же «съедая слонов и лягушек», человек начинается смотреть на работу, как на игру.
- Можно спланировать дела на длительный отрезок времени, например, на квартал.
Минусы. В ежедневнике полноценный разворот отведен только для будней. Для субботы и воскресенья в нем место ограничено: человеку, который работает по выходным, может не хватить места для всех дел. Если у человека много долгосрочных задач, их придется регулярно актуализировать, иначе есть риск что-то упустить и не сделать вовремя.
Как внедрить в жизнь. Для использования этого метода автор разработал специальный ежедневник. Он рассчитан на квартал.
Для начала все дневные дела нужно разделить на горящие, «лягушек» и «слонов». Каждого «слона», в свою очередь, разрезать на «бифштексы» — этапы. Затем получившиеся задачи распределить в две графы: «жесткие» и «гибкие».
В первую графу вписывают дела, которые нужно сделать обязательно и в определенное время, например, провести совещание в 12:00. Вторая графа нужна для дел, не привязанных ко времени.

Пример планирования дел с ежедневником Глеба Архангельского. (Источник: alpinabook.ru)
Автор методики также рекомендует проводить анализ прожитого дня и записывать итоги в ежедневнике. Для этого внизу страницы предусмотрены графы:
- Событие дня, которое вы больше всего запомнили — в виде солнца. Сюда можно записать, например, породу собак, на которую обратили внимание и хотели бы завести себе такую.
- Небольшие радости за достижения результатов. Например, я дописала книгу, поэтому сходила на премьеру фильма.
Техника девяти дел
Как работает метод. Нужно выделить девять дел для выполнения в конкретный день. Эти дела сортируют по срочности и важности:
- одно очень важное дело — его нужно сделать к определенному времени и сразу: например, провести совещание;
- три достаточно важных, но не очень трудоемких — они не привязаны ко времени, но их обязательно нужно выполнить в течение дня: сдать статью, подписать договор, отправить отчет и т.п.;
- пять мелких повседневных дел — например, опубликовать пост в соцсетях, оплатить квартплату, погулять с собакой, заказать товар в интернет-магазине, приготовить ужин.
Этот метод удобен тем, что не загоняет человека в жесткие рамки четкого планирования, но при этом требует от него развитых навыков самоорганизованности.
Плюсы.
- Помогает расставить приоритеты — среди объема каждодневных задач человеку нужно выделить всего девять.
- Развивает самодисциплину — нет четкого графика, но все запланированные дела необходимо выполнить в течение дня.
- Снижает страх перед многозадачностью — в течение дня человек сосредоточен только на конкретных делах и не распыляется на остальные.
Минусы. Если человек не может сосредоточиться на выполнении конкретной задачи, этот метод может привести к рассредоточению внимания, так как придется постоянно держать в голове все девять дел. А если неверно расставить приоритеты, часть важных дел может не войти в список из девяти задач.
Как внедрить в жизнь. Необходимо выделить 10-15 минут, сосредоточиться и выбрать девять дел, а затем расставить их по степени срочности и важности. На первом этапе я рекомендую помечать, сколько времени понадобится на выполнение каждой задачи: это поможет правильно распределить нагрузку и выбрать те дела, которые вы точно успеете выполнить за день. Для наглядности полученный график можно внести в ежедневник или онлайн-календарь.

Мой план на день. (Источник: личный архив автора)
Тайм-менеджмент помогает сэкономить не только время, но и деньги. Не забудьте вписать в свой график задачу «Оформить кредитную карту в Ак Барс Банке»
льготный период 115 дней позволит четко спланировать время возврата долга, а в течение 90 дней после оформления карты можно вернуть до 30% трат кешбэком
Подробнее

Поделиться
0 комментариев