Будь в курсе
Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропускать новые выпуски журнала
развиваем Бизнес

Как получить электронную подпись

И чем она полезна бизнесу
30 сентября 2019
Юлия Гребенюк
разбирается в электронных подписях
Оформив электронную подпись, предприниматель может через интернет сдать отчетность в налоговую, принять участие в электронных торгах или поставить на учет онлайн-кассу.

В статье расскажу, какой может быть электронная подпись, как ее получить и где использовать.

Какой бывает электронная подпись

Электронная подпись — это электронно-цифровой реквизит документа, который подтверждает, что подпись принадлежит владельцу. Другими словами — это ваша подпись, но в интернете.

Федеральный закон «Об электронной подписи«

Существует три вида подписи, у каждой — свои характеристики и возможности.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это пара логин-пароль. Ее используют для входа в онлайн-банк, электронную почту, социальные сети и на другие ресурсы.

Например, чтобы отправить деньги через онлайн-банк, вы вводите в форму на сайте свой логин и пароль. Затем на ваш телефон приходит смс-сообщение с кодом. Вы заносите код в строку и получаете доступ на сайт. По введенному коду система понимает, что это вошли именно вы, а не другой человек.

Простая подпись не имеет юридической силы. Но ее можно приравнять к собственноручной, если оформить соглашение между всеми участниками, с которыми планируете обмениваться документами.

Официальной формы соглашения нет. Чтобы оно имело законную силу, в нем обязательно прописывают два пункта: правила конфиденциальности и требования, по которым определяют, кто подписал документ.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это криптографический шифр, который использует открытый и закрытый ключ. Она идентифицирует владельца подписи и контролирует изменения в документе после того, как он был подписан. То есть в нем можно увидеть все правки.

Закрытый ключ хранится на флешке, компьютере владельца или в облачном сервисе. Чтобы воспользоваться облаком, нужно установить специальное приложение на телефон. Через него пользователь каждый раз подтверждает вход.

Если автор подписи ведет электронный документооборот, то открытый ключ видят все участники ЭДО, с которыми он подписывает документы. С помощью закрытого ключа владелец каждый раз получает уникальную электронную подпись, а открытый ключ подтверждает ее подлинность.

Неквалифицированная электронная подпись работает только в той системе, в которой ее создали. Например, если вы зарегистрируетесь на сайте ФНС, чтобы подать декларацию, то получите подпись бесплатно. Но пользоваться ею сможете только на сайте налоговой, на других ресурсах она не пригодится.

Неквалифицированная подпись подойдет для отправки отчетности в налоговую, работы с электронными документами внутри компании или с постоянными контрагентами. С ней можно подавать заявки на сайтах госзакупок, но подписывать документы по сделке вы уже не сможете — для этого нужна квалифицированная подпись.

НЭП имеет юридическую силу только в том случае, если между всеми участниками электронного документооборота подписано отдельное соглашение.

Квалифицированная электронная подпись — самая надежная из трех подписей. Как и неквалифицированная, состоит из криптографического шифра и имеет открытый и закрытый ключ.

Ее главные отличия от неквалифицированной подписи:

  • есть квалифицированный сертификат на бумаге или в электронном виде;

  • работает только с помощью программ, сертифицированных в ФСБ;

  • подпись выдают только центры, аккредитованные Минкомсвязи России;

  • имеет полную юридическую силу без допсоглашений и используется на большом количестве платформ.
Квалифицированная подпись неуниверсальна. Нельзя сделать одну подпись и использовать ее везде. Например, подпись для регистрации маркировки товаров можно использовать на 341 площадке, но она не подойдет для работы с Росреестром. Для него нужно покупать отдельную квалифицированную подпись.

Чтобы правильно выбрать КЭП, проконсультируйтесь со службой поддержки сервиса. Расскажите, для чего она вам нужна, и сотрудник подберет оптимальный вариант. Чем больше возможностей у подписи, тем выше ее стоимость.

Цены на КЭП начинаются от 1000 ₽. Действует квалифицированная подпись один год, затем ее нужно оплачивать снова.
Квалифицированная электронная подпись для разных работ

Где используют электронную подпись

Электронную подпись предприниматели используют почти на всех этапах бизнеса: от участия в тендерах до сдачи отчетности в госорганы. Рассмотрим самые распространенные случаи.

Работа с ЕГАИС и учет маркированных товаров. С 2016 года вся информация о купле-продаже алкоголя фиксируется в единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС). Чтобы настроить взаимодействие кассы с системой, нужна квалифицированная электронная подпись.

С 2019 года электронная подпись нужна для продажи товаров, которые обязательно маркируют: табака, шуб, обуви, фототехники, духов и лекарств.

Заявка на изобретение или товарный знак. Чтобы получить патент на изобретение или зарегистрировать товарный знак, нужно оформить заявку. Если не подписать ее квалифицированной электронной подписью, то она будет недействительной.

Электронные торги. Чтобы участвовать в электронных торгах на государственных или коммерческих площадках, нужно подать заявку. Если на некоторых ресурсах для отправки документов достаточно неквалифицированной подписи, то для подписания контракта потребуется квалифицированная.

Электронный документооборот. Предприниматели используют ЭДО, чтобы обмениваться документами с контрагентами, отправлять отчетность в налоговую, отчитываться в ПФР и ФСС. Все документы должны быть заверены электронной подписью.

Работа с таможней. Если предприниматель работает с таможней и сдает декларации и документы, то ему обязательно нужна квалифицированная электронная подпись. Без нее таможня ничего не примет.

Регистрация кассы. Сейчас не нужно идти в налоговую, чтобы зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат. Все можно сделать через интернет — достаточно купить КЭП. Подпись подтверждает вашу личность для работы с оператором фискальных данных (ОФД).

Новый бизнес. Если вы решили зарегистрировать ИП или ООО онлайн, то сделать это можно на сайте налоговой. Заявление и пакет документов вы подписываете электронной квалифицированной подписью.
Требования на сайте налоговой для регистрации ИП

Как получить электронную подпись

Получить электронную подпись может физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо.

Простую электронную подпись вы получаете, регистрируясь на сайте. Принцип тот же, что и при создании электронной почты: заходите на сайт, заполняете форму, придумываете логин и пароль. Потом вам на телефон или электронный ящик приходит код или ссылка.

Иногда для регистрации нужно прийти в офис с пакетом документов. Например, чтобы получить простую электронную подпись для операций в онлайн-банке, вы оформляете банковскую карту. Затем вводите в приложении или на сайте полученные логин и пароль.

Госуслуги предоставляют полный доступ к операциям только в том случае, если у вас подтвержденная учетная запись. Для этого вы приходите с паспортом и СНИЛС в Центр обслуживания или получаете доступ через аккаунт в Сбербанке, Тинькофф банке или Почта Банке. Если эти варианты не подходят, то можно получить код по почте заказным письмом.

Неквалифицированную электронную подпись можно купить в удостоверяющем центре. Необязательно, чтобы он был аккредитован в Минкомсвязи. В некоторых случаях система, в которой вы регистрируетесь, сама создает подпись. Но действует она только в этой системе.

Квалифицированную электронную подпись может выдать только аккредитованный центр. Перед оформлением вы заполняете на сайте форму заявления, затем приезжаете в офис с документами. В центре получите сертификат подписи и ключ, записанный на флешку или карту памяти.

Если вы оформляете квалифицированную электронную подпись как физическое лицо, то возьмите паспорт, СНИЛС и ИНН. Индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам дополнительно потребуются реквизиты организации. Если подпись получает доверенное лицо, то нужна заверенная у нотариуса доверенность. Чтобы не ошибиться, заранее узнайте в центре, какие документы нужны.

Что нужно для установки подписи

Чтобы электронная подпись начала работать, нужно установить электронный сертификат подписи на компьютер. Есть несколько требований для установки: операционная система Windows, стабильный интернет и USB-порт.

Другие операционные системы тоже подойдут, но установить сертификат на них сложно. Потребуется подключать программистов и прописывать команды.

Электронная подпись не будет работать без специальной программы, которая передает данные между ЭЦП и операционной системой. Какую именно программу устанавливать, решает производитель подписи. Требования прописаны в правилах установки, купить программу можно в КриптоПро или VipNet.

Перед покупкой уточните, есть ли тестовый период. Он нужен, чтобы проверить совместимость вашего компьютера и программы. За время пробной версии вы увидите все недочеты и решите, нужна ли вам эта программа или стоит поискать другую.
Памятка
Как завести электронную подпись
1
Определите, зачем вам нужна подпись
Для электронного документооборота хватит неквалифицированной подписи, для участия в госзакупках и тендерах потребуется квалифицированная
2
Выберите удостоверяющий центр
Если покупаете квалифицированную подпись, то центр должен быть аккредитован в Минкомсвязи России. Для неквалифицированной подписи аккредитация не требуется
3
Уточните в удостоверяющем центре, какие документы потребуются
Список может варьироваться в зависимости от компании. Если подпись получает доверенное лицо, то нужна нотариально заверенная доверенность
4
Купите и установите программу криптопровайдера
Какая именно программа нужна, определяет производитель подписи. Приобрести ее можно в КриптоПро или VipNet
Читайте другие материалы об открытии и развитии бизнеса