Риски бизнеса при работе с самозанятыми

Лишние расходы, штрафы от налоговой и трудовой инспекции, изменение системы налогообложения и лишение льгот — вот чем грозят бизнесу ошибки при работе с самозанятыми. Расскажу, как избежать проблем, если вы сотрудничаете с плательщиками налога на профессиональный доход.

Что может пойти не так. Исполнитель не был самозанятым или лишился своего статуса, а вы не узнали об этом вовремя. Вы заключили сделку и перевели деньги, считая, что самозанятый сам заплатит за себя налоги.

Чем грозит. Если вы заключили сделку с физическим лицом, то обязаны заплатить за него страховые взносы и перечислить в бюджет НДФЛ. Это придется сделать, когда обнаружится, что исполнитель выступал просто как частное лицо, и не был плательщиком налога на профессиональный доход.

Если это упущение обнаружите не вы, а налоговая, то сверху заплатите штраф — 20% от суммы неуплаченного НДФЛ.

Как избежать. Чтобы не платить страховые взносы, НДФЛ и штраф, убедитесь, что вы действительно работаете с самозанятым.

• Когда заключаете договор, попросите справку о том, что исполнитель — плательщик налога на профессиональный доход. И потом перед каждым платежом проверяйте статус самозанятого на сайте ФНС.
  
• Пропишите в договоре, что исполнитель обязан в течение двух-трех дней сообщать вам об утрате статуса самозанятого.
  
• После каждой сделки берите у самозанятого чек. Он докажет, что на момент расчетов исполнитель был плательщиком налога на профессиональный доход.
  

Что может пойти не так. Самозанятый не выдал вам чек или вы не сохранили его в электронном или бумажном виде. Еще в чеке могут быть ошибки: указана неправильная сумма, неверный ИНН или название организации-плательщика.

Чем грозит. Без чека вы не сможете подтвердить расходы на оплату самозанятому. Ваш бухгалтер просто не сможет отчитаться перед налоговой за такие траты.

Это грозит лишними расходами. Например, если вы платите налог на прибыль, то придется включить платеж в налоговую базу и перечислить в бюджет до 20% от суммы. А если работаете на упрощенке «Доходы минус расходы», то не сможете уменьшить налоговую базу по УСН на сумму выплаты и снова переплатите.

Как избежать. Чтобы учесть выплаты самозанятым и уменьшить свою налоговую базу, позаботьтесь о получении корректных чеков.

• Укажите в договоре, что самозанятый обязан предоставить вам чек. Если платите наличными или корпоративной картой, то он присылает чек в тот же день. Если перечисляете деньги на расчетный счет, то до 9-го числа следующего месяца.
  
• Проверяйте каждый чек от самозанятого, сверяйте ИНН, название компании, сумму платежа. Скачивайте QR-код, чтобы увидеть оригинал чека, сформированного в приложении «Мой налог».
  
• Храните чек как документальное подтверждение операции, чтобы предоставить его по запросу налоговой. Если даже самозанятый подделал чек или аннулировал его после выдачи, вы не окажетесь крайним — штраф платить не придется.
  

Что может пойти не так. Самозанятый сотрудничает с вами по договору оказания услуг, выполнения работ, поставки товаров или аренды. Но налоговая решит, что исполнитель — ваш сотрудник. Инспектор посчитает, что так вы маскируете трудовые отношения, и потребует устранить нарушение.

Чем грозит. Если налоговая заподозрит, что самозанятый — сотрудник вашей компании, она переквалифицирует договор с ним в трудовой. Тогда вы лишитесь льгот и перейдете со спецрежима на общую систему налогообложения. Так может произойти, если вы применяете УСН, ЕНВД или ПСН, и близки к граничному значению численности персонала.

Как избежать. Соблюдайте все рекомендации по оформлению гражданско-правового договора, не допускайте в нем признаки трудовых отношений. В договоре не должно быть графика работы и привязки к конкретному рабочему месту. Оплату привязывайте не к процессу работы, а к ее результатам, обязательно указывайте определенный срок действия договора.

Что может пойти не так. Закон не запрещает заключать договор с самозанятым, если он до этого он был наемным сотрудником в вашей компании. Но есть ограничения: налоговые льготы не распространяются на действующих и бывших сотрудников. Если самозанятый был у вас в штате в последние два года или, работая у вас, оказывает часть услуг как подрядчик, то налоговая потребует перечислять за него НДФЛ и платить страховые взносы.

Чем грозит. Когда вы заключите договор с действующим или бывшим сотрудником, налоговики увидят, что выплаты ему освобождены от налогов. Это нарушает закон о самозанятых, ведь льготы по этому спецрежиму не распространяются на поступления от действующего или бывшего работодателя. Вы заплатите страховые взносы и НДФЛ по всем расчетам с самозанятым. А за их несвоевременную уплату налоговая взыщет штраф — 20% от суммы.

Еще налоговая может переквалифицировать договор с самозанятым в трудовой. Это произойдет, если сотрудник продолжит выполнять свои должностные обязанности как самозанятый, а вы не станете платить за него страховые взносы и перечислять НДФЛ. Тогда за нарушение трудового законодательства придется заплатить штраф. Он составляет 5000–10 000 ₽ для ИП, 10 000–20 000 ₽ — для должностных лиц и 50 000–100 000 ₽ — для юрлиц. Это наказание за уклонение от оформления трудовых отношений и замену трудового договора гражданско-правовым. Решение о штрафе может принять трудовая инспекция, когда придет с внеплановой проверкой.

Как избежать. Заключайте договоры с исполнителями, которые не были связаны с вашей компанией трудовыми отношениями. Правильно формулируйте содержание договора, условия сделки и оплаты. Если же работаете со своими сотрудниками, как с самозанятыми, платите страховые взносы и перечисляйте за них НДФЛ.