Учет подарков сотрудникам: как отразить расходы в бухгалтерской и налоговой отчетности
Руководитель может поощрять сотрудников подарками, а траты должен зачесть в расходы. Рассказываем, как провести подарок по бухгалтерии.
Содержание
Что можно дарить работникам
Каждый руководитель сам решает, что подарить работникам:
- памятный сувенир, мерч или ценную вещь;
- подарочные сертификаты;
- билеты на мероприятие;
- туристические путевки;
- новогодние подарки детям работников.
Документальное оформление подарка зависит от повода, по которому его дарят работнику.
Подарки за производственные достижения
Если подарок вручают за качественную работу, высокий уровень продаж или перевыполнение плана, такое поощрение считают стимулирующей выплатой, которая связана с выполнением трудовых функций. Порядок поощрения закрепляют на локальном уровне: в положении об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка, в коллективном и трудовом договорах. Расскажем, как оформить расходы на подарок.
Подготовить представление к награждению. Обычно этим занимается непосредственный руководитель, например, начальник отдела. Представление составляют в произвольном виде и указывают:
- данные работника;
- трудовые достижения;
- вид поощрения — награждение ценным подарком.
Издать приказ о поощрении. Можно использовать приказ собственной разработки или унифицированную форму Т-11 или Т-11а — если поощряют несколько работников. В документе необходимо указать:
- ФИО и должности работников;
- мотив поощрения — к примеру, за эффективную работу или многолетнее добросовестное исполнение трудовых обязанностей;
- вид поощрения — наименование подарка.
Издать приказ о приобретении подарков. Если руководитель планирует централизованно закупить подарки, нужно издать отдельный приказ. Унифицированной формы нет, распоряжение пишут в произвольной форме.
Вручить подарки сотрудникам. Ценности передают по ведомости выдачи подарков. Унифицированная форма также не установлена, документ составляют в произвольной форме. Обычно указывают:
- ФИО и должность работника;
- структурное подразделение;
- мотив и вид поощрения;
- наименование, количество и стоимость подарка;
- дату получения;
- подпись работника, подтверждающую вручение подарка.
Приказы о поощрении, покупке и выдаче подарков можно совместить в одном документе
Подготовить бухгалтерские документы. После вручения подарков надо составить счет-фактуру или бухгалтерскую справку-расчет. В них указывают сумму всех ценных подарков и регистрируют документ в книге продаж.
Сделать запись в личной карточке работника. Если компания ведет личные карточки работников, запись о подарке вносят в раздел «Награды и поощрения». Основанием будет приказ о поощрении. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, в нее также вносят запись в разделе «Сведения о награждении».
Подарки социального характера
К ним относят:
- подарки к праздникам, юбилеям и значимым событиям в личной жизни работника, например, к свадьбе или рождению ребенка;
- сладкие подарки детям сотрудников на Новый год.
Такое поощрение не связано с работой, не зависит от трудовых показателей и не относится к системе оплаты труда. Это — социальная выплата в натуральной форме, поэтому выдачу таких подарков оформляют по-другому.
Утвердить внутренний нормативный акт, например, социальную политику организации или коллективный договор. В документе указывают праздники и поводы для вручения подарков, например, новогодние подарки детям до 16 лет.
Издать приказ о вручении социальных подарков. Распоряжение выпускают в произвольной форме. В нем указывают основание для вручения социального подарка. К примеру, государственный или корпоративный праздник.
Образец приказа о покупке новогодних подарков детям сотрудников
Подготовить ведомость выдачи подарков. Общей формы нет. В документе нужно указать список сотрудников, название и количество подарков. Работник, который получил подарок, расписывается в получении.
Заключить с работником договор дарения, если подарок стоит дороже 3 000 ₽. Если сумма меньше, можно обойтись без договора, достаточно издать приказ и подготовить ведомость.
Обязательно составляйте договор дарения для дорогостоящих подарков. Иначе ФНС может переквалифицировать социальные подарки работнику как выплату в рамках трудовых отношений и доначислить страховые взносов с их стоимости.
Подготовить бухгалтерские документы. Их оформляют по аналогии с производственными подарками: выписывают счет-фактуру или справку-расчет, проводят подарки в книге продаж.
Как провести подарки работникам в бухгалтерском учете
Подарки приходуют на основании счетов-фактур и товарных накладных от продавца. Порядок учета зависит от характера закупки.
Централизованно — со счета компании. Подарки покупают для поощрения работников. Они не предназначены для применения на производстве или перепродажи, не принесут дохода в будущем. Их нельзя признать в бухучете, но затраты на их покупку можно учесть в составе прочих расходов: по дебету счета 91 «Прочие расходы».
Если подарки покупают заранее или выдают частями, желательно контролировать их движение: покупка, выдача, списание. Для этого ценности проводят на забалансовом счете 012 «Имущество, предназначенное для передачи в качестве подарков». В других случаях вести забалансовый учет не надо.
Стандартные проводки для учета подарков сотрудникам
| Проводка | Содержание операции |
|---|---|
| Дт 91.2 Кт 60 | Учесть стоимость приобретенных подарков |
| Дт 012 | Отразить стоимость подарков на забалансе |
| Дт 19 Кт 60 | Отразить НДС, предъявленный продавцом |
| Дт 68 Кт 19 | Принять к вычету НДС от продавца |
| Кт 012 | Выдать подарки сотрудникам |
| Дт 91.2 Кт 68 | Начислить НДС при передаче подарков |
Выдача подарков из запасов компании. Некоторые организации сами производят подарки для работников или дарят товары, которые есть на складах. Например, в январе закупили канцелярию, а под конец года осталось 50 ежедневников — их и вручили работникам.
В таком случае материальные ценности уже были проведены по бухучету на счетах активов. При передаче работникам их просто нужно списать в дебет счета 91, как прочие расходы. По сути, это будет передача готовой продукции, которую отражают проводками:
- Дт 91.2 Кт 43 — отразить фактическую себестоимость готовой продукции, которую передают работникам в качестве подарка;
- Дт 91.2 Кт 68 — начислить НДС при передаче подарков.
От передачи подарков работникам компания не извлекает экономической выгоды, поэтому доход в бухучете организации отражать не нужно.
Как учесть подарки работникам в налоговом учете
НДС. При вручении подарков работникам или их детям компаниям на ОСН нужно начислить НДС. Причем налоговикам неважно, сама ли организация изготовила материальные ценности или закупила у поставщика. С точки зрения налогового учета, дарение — это безвозмездная реализация. Датой реализации считается день вручения подарков.
Однако сумма покупки подарка равняется сумме его списания, поэтому входящий НДС будет равен налогу к вычету. Это значит, что платить НДС с подарка не надо.
С 2025 года компании на УСН станут плательщиками НДС. Если у них не будет освобождения, им придется начислять добавочный налог с любой реализации, в том числе и безвозмездной. Подробности об НДС для упрощенцев описали в отдельной статье.
Налог на прибыль. Производственные подарки относят к затратам на оплату труда, поэтому их можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Подарки к праздникам и событиям не связаны с результатом труда — на них нельзя уменьшить налоговую базу.
Компании на УСН также могут учесть в расходах только подарки, врученные за качественную работу. А сувениры на Новый год, презенты на день рождения компании и юбилей сотрудника учесть в расходах не получится.
НДФЛ. Если сотрудникам вручили производственные подарки, это считается частью зарплаты. Со стоимости матценности начисляют и удерживают НДФЛ.
Если на социальный подарок работнику потратили не больше 4 000 ₽ (с учетом НДС) в год, его стоимость не облагается подоходным налогом. Если дороже — с суммы превышения нужно посчитать и удержать налог.
Страховые взносы. На подарки, которые вручают как поощрение за хорошую работу, нужно начислить страховые взносы — как и на любую другую оплату труда. Если вы поощряете сотрудников к определенному событию, страховые взносы не начисляют. Но чтобы у налоговой не возникло вопросов, нужно оформить приказ и ведомость подарков.
Корпоративные карты Ак Барс Банка — удобный способ организации расчетов для бизнеса: 0 ₽ за обслуживание, 0% комиссии за внесение средств через любые банкоматы, кешбэк рублями
выбирайте свою карту с самыми выгодными условиями
Подробнее
Поделиться
0 комментариев