Контроль сотрудников: как предотвратить хищения и коррупцию на рабочем месте
По статистике 70% компаний страдают от внутрикорпоративных преступлений. Хотя работодатель не может повлиять на мотивы и жизненную ситуацию сотрудника, с помощью системы безопасности можно «закрыть» для потенциального нарушителя возможность совершить преступление. В статье расскажу, как противодействовать воровству, коррупции и другим махинациям на рабочем месте.
Содержание
Какие преступления чаще всего совершают на рабочем месте
Самые распространенные виды правонарушений на рабочем месте:
- воровство, то есть присвоение имущества компании;
- коррупция, когда сотрудник получает взятки за создание специальных условий для заказчиков или поставщиков;
- кража коммерческой информации: интеллектуальной собственности, конфиденциальных данных, клиентских баз, технологий;
- фальсификация брака: списание товара хорошего качества или создание минимальных дефектов для применения скидки при покупке;
- обналичивание денег: фиктивные возвраты по забытым чекам, добавление в чек клиента лишних позиций, которые затем присваивает продавец и пр.
Как не допускать воровства со стороны сотрудников
Регулярно вести бухгалтерию, чтобы контролировать баланс прибыли и расхода, и понимать, какие товары и в каком количестве в данный момент находятся на балансе компании.
Отслеживать движение товарно-материальных ценностей с помощью инвентаризации. Во время проверки нужно вручную или с помощью электронных сканеров пересчитать количество товара, оборудования или сырья, а затем сравнить реальные цифры с данными бухгалтерского учета.
Ниже — таблица с видами инвентаризации.
| Вид инвентаризации | Как проводится | Пример |
|---|---|---|
| Внеплановая | Часто проводится точечно, когда есть подозрение, что в конкретном отделе произошло хищение имущества компании | Сверка фактической суммы в кассе с цифрами в системе учета |
| Промежуточная или выборочная | Регулярный учет ресурсов по отдельным категориям или отделам для выявления первых признаков воровства | Ежемесячный учет произведенной продукции/сырья. Например, пересчет остатков продуктов и заготовок в ресторане |
| Глобальная | Плановая проверка всего имущества компании раз в 6–12 месяцев | Сбор данных обо всех материальных ресурсах перед подведением итогов года |
Мелких офисных воришек, которые присваивают канцелярию, бесплатные продукты с кухни или личные вещи коллег, может отпугнуть простейшая камера видеонаблюдения или даже ее муляж.
Самые бюджетные модели стоят около 1 500 ₽, реалистичные муляжи камер — от 300 ₽. (Источник: https://www.ozon.ru/)
Для борьбы с крупным воровством, например, присвоением дорогого оборудования и товаров, может помочь контур безопасности:
- система видеонаблюдения и электронный учет, которые фиксируют каждое действие с деньгами, товаром, заказами;
- кодовые замки, персональные пароли на вход/выход создают физический барьер для злоумышленника;
- комплекс из антикражных ворот и чипов, которые будут сигнализировать о попытках вынести промаркированный предмет;
- личный досмотр.
Простой метод обнаружить сотрудников, потенциально готовых к краже – провокация. Для этого можно создать искусственный излишек в кассе или при приемке товара.
Как бороться с мошенничеством на рабочем месте
Антикоррупционный аудит — сравнение внешних и внутренних документов, с которыми работает менеджер: договоров поставки, прайсов для партнеров. Можно периодически устраивать такой аудит в формате внезапных проверок, но заранее предупредить сотрудников о возможности такой проверки в любой момент, как описано в примере выше.
DLP-программы предупреждают киберпреступления за счет контроля всех действий с коммерческой информацией: как она хранится и куда передается. Кроме того, программа не даст скачать данные без электронной подписи.
Чтобы персонал намеренно не портил товар ради уценки, можно ввести:
- групповой контроль, когда повреждение оценивает комиссия из нескольких человек;
- обязательную фотофиксацию дефекта для архива;
- введение независимого оценщика, который принимает решение по браку — для дорогостоящих товаров.
Против махинаций с бонусами и кассой работает электронный контроль: камера зафиксирует действия с товаром, а опция идентификации в кассовой системе зарегистрирует любые операции преступника.
Другой вариант – «тайный покупатель». Во время контрольной закупки «тайник» выявит невыданный чек, манипуляции с бонусами и другие нарушения. Дополнительно он может обнаружить и другие проблемы: несоблюдение регламентов, хамство, плохой сервис.
Как сохранить честность в команде
Если руководитель будет обсуждать и осуждать случаи воровства на работе, с оглаской наказывать за махинации, то работники не будут считать кражу приемлемой в принципе.
Для тех, кто имеет доступ к деньгам, дорогому оборудованию и товарам, можно ввести договоры о коллективной материальной ответственности, когда весь ущерб делится между работниками. Такой подход будет мотивировать людей обращать внимание на подозрительное поведение коллег: закрытость от коллектива, частое и неформальное общение с конкретным поставщиком, регулярное нарушение регламентов.
Поскольку лично сообщить о подозрениях решается не каждый, можно ввести анонимную «Горячую линию»: возможность написать на электронную почту или мессенджер.
Также руководителям полезно знать об изменениях финансового положения работников: крупные покупки, долги, судебные взыскания, например, по алиментам или кредитам. Узнать о них можно из открытых баз судебных приставов, ГИБДД, реестра должников по алиментам, а также из личных разговоров сотрудников.
Способов бороться с мошенничеством на работе много, но важно не перестараться в поиске нарушителей: постоянная слежка и атмосфера недоверия демотивируют людей, и могут привести к потере добросовестных и компетентных сотрудников.
Оптимальный вариант — постараться создать доверительную и комфортную атмосферу в коллективе, ввести прозрачную систему поощрений и санкций, при этом сделать акцент на профилактике мошенничества и воровства вместо тотального наблюдения за каждым сотрудником.
Обнаружили правонарушения со стороны сотрудников? Не знаете, как грамотно действовать в такой ситуации? Обратитесь в круглосуточную юридическую онлайн-службу Ак Барс Банка:
проконсультируем по всем вопросам в любой отрасли права
Подробнее
-
Как бороться с воровством в компании?
Эффективная борьба начинается с системного ведения бухгалтерии и инвентаризаций. Среди технических мер: оснащение камерами, автоматизация процессов товародвижения. Выявить неблагонадежных сотрудников можно с помощью провокаций — создания искусственных возможностей для кражи. -
Как бороться с мошенниками в компании?
«Откаты» останавливает антикоррупционный аудит, DLP-программы защищают от хищения данные. Фальсификацию брака можно уменьшить с помощью группового контроля, фотофиксации дефекта, строгой оценки повреждений. Инструменты для контроля работы кассы — видеонаблюдение, идентификация, «тайный покупатель». -
Как настроить персонал на борьбу с нарушителями закона?
Профилактика внутрикорпоративных преступлений происходит через открытое обсуждение стандартов поведения и осуждение случаев воровства. Может помочь «горячая линия» для анонимных сообщений о нарушениях, коллективная материальная ответственность и периодический мониторинг финансового положения сотрудников.
Поделиться
0 комментариев
