Инкассация денег в банк: зачем нужна и как организовать
ИП и небольшие компании могут хранить наличность в кассе. Но это не всегда безопасно и удобно.
Например, оплата поставщикам или за аренду возможна только через расчетный счет. Крупные компании также могут хранить деньги в кассе, но не больше установленного лимита. За превышение суммы грозит штраф до 50 тыс. ₽.
Чтобы не рисковать, лучше инкассировать деньги в банк. В статье расскажем, как правильно организовать этот процесс.
Содержание
Что такое инкассация и зачем она нужна
Инкассация — это услуга по перевозке денег и ценностей в сопровождении охраны. Можно заказать перевозку денег в банк, из банка и между торговыми точками. Расскажем о самом распространенном случае — инкассации в банк.
Причины, почему лучше не оставлять наличные в кассе.
1. На остаток наличности в кассе установлены лимиты, которые нельзя превышать. Максимальную сумму наличных в кассе устанавливает руководитель компании. Это обязательное требование для организаций среднего и крупного бизнеса. ИП и предприятия малого бизнеса могут устанавливать лимиты по желанию.
2. Хранить большие суммы вне банка может быть небезопасно.
3. Переводить наличность на расчетный счет нужно, чтобы компания могла оплачивать текущие расходы, например, с поставщиками и налоговой.
Отвозить деньги в банк может руководитель или сотрудник компании, с которым подписан договор о полной материальной ответственности. А можно заключить с банком договор об инкассации — тогда за деньгами приедут вооруженные охранники и увезут наличные в банк.
Плюсы инкассации
- Деньги перевозят на бронированной машине с охранниками.
- Инкассаторы несут полную материальную ответственность за деньги клиентов.
- Услуга сэкономит время — сотрудник занимается служебными делами, а не теряет время на поездку в банк.
- Инкассированные деньги обычно зачисляются на расчетный счет не позднее следующего рабочего дня. Если сотрудник компании вносит наличные на расчетный счет, зачисление может занимать до трех рабочих дней.
Минусы инкассации
- Дополнительные расходы — услуга платная.
- Необходимо подстраиваться под график инкассации.
- Назначенный сотрудник тратит время — деньги нужно подготовить к инкассации и заполнить документы.
Сколько стоят инкасаторские услуги
Стоимость инкассации обычно считают в процентах от суммы — от 0,1 до 2% плюс плата за вызов: в среднем от 500 до 1 тыс. ₽. Точная сумма зависит от частоты инкассации, удаленности компании от банка и суммы. Например, чем чаще происходит инкассация и больше сумма, тем дешевле услуга.
Как можно удешевить процедуру
- Заказать инкассацию в банке обслуживания — клиенты банка могут получить скидку.
- Проводить самоинкассацию через банкомат. Компания вносит деньги на специальную карту, привязанную к расчетному счету. Услуга платная, но тарифы ниже (в среднем 0,3% суммы), чем с помощью стандартной инкассации и не надо оплачивать выезд.
- Инкассировать через общий сейф. Такой способ подходит, например, торговым центрам с множеством торговых точек. У каждого клиента — своя ячейка, куда он складывает опломбированный мешок с деньгами и документы. Инкассаторы забирают деньги из сейфа «оптом» — сразу от нескольких компаний, поэтому такая инкассация обходится дешевле, чем стандартная.
- Вносить деньги через электронный инкассатор. Это небольшое устройство, которое устанавливают в помещении клиента. Сотрудник компании вносит в наличные как в банкомат, а инкассаторы забирают деньги по мере наполнения устройства.
Так выглядит электронный инкассатор (Фото: corptreasury.ru)
Как подготовиться к инкассации
Подготовка к первой инкассации может занять от недели — нужно заключить договор с банком, выделить комнату для передачи денег, составить график перевозки, обучить сотрудника готовить наличку к инкассации. Подробнее распишем операции, требующие внимания.
Выбор организации и договор. Можно открыть расчетный счет в банке и заключить двусторонний договор об инкассации. Или выбрать стороннюю инкассаторскую компанию и составить трехсторонний договор между вами, инкассаторами и банком. Выбор зависит от удобства графика, тарифов и репутации компании.
Ак Барс Банк оказывает услуги по инкассации и доставке денег. С момента передачи наличных банк гарантирует их сохранность и принимает на себя риски, связанные с транспортировкой. Свяжитесь с сотрудником банка и рассчитайте стоимость услуги.
Условия обслуживания. Нужно заранее оговорить график перевозок и уточнить стоимость услуги, выяснить детали. Например, сколько времени нужно инкассаторам, чтобы забрать деньги; как правильно заполнить документы и устранить допущенные ошибки; в течение какого срока деньги зачисляются на счет; предоставляют ли мешки для денег или нужно купить сейф-пакеты из прочного пластика, который нельзя открыть после заклеивания.
Можно договориться о выезде по предварительному звонку, а не по графику. Иногда это удобнее, например, если наличные поступают в кассу не каждый день.
Помещение. Компания должна подготовить помещение для передачи денег. Обычно выбирают изолированную комнату с металлической дверью и задвижкой изнутри. Если в помещение есть окно, на него устанавливают решетки. Также нужно обеспечить беспрепятственный подъезд к зданию и парковку для инкассаторской машины.
Подготовка сотрудников. Руководитель контролирует, чтобы сотрудники банка или инкассаторской службы разъяснили, как готовить деньги, заполнять документы и запечатать мешок. Если его нужно опломбировать, банк выдает пломбиратор — устройство, на котором выгравирован номер места инкассации.
Как проходит инкассация
- Собрать выручку из касс, рассортировать по номиналу, пересчитать и разложить по пачкам. Заполнить документы для инкассации: препроводительную ведомость 0402300, накладную и квитанцию. Упаковать деньги в инкассаторский мешок или сейф-пакет. При необходимости опломбировать.
- Инкассаторская машина подъезжает к определенному времени. Сотрудник компании проверяет у инкассатора паспорт и доверенность на перевозку — банк заранее сообщает ФИО инкассатора.
- Инкассатор сверяет суммы в документах, расписывается в квитанции о получении денег, забирает квитанцию и мешок с деньгами и оставляет пустой — для следующей инкассации. Квитанция остается в компании.
- Инкассатор увозит деньги в банк, где их пересчитывают, проверяют и зачисляют на счет.
Если инкассатор выявит нарушения, например, сумка повреждена или суммы в ведомости и квитанции отличаются, он откажется забирать деньги. Но вызов посчитают состоявшимся, и его придется оплатить.
Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!
Поделиться
0 комментариев