Факсимиле вместо подписи
17.02.2022
Законы для бизнеса
Факсимиле может сильно упростить работу компании, а может — стать причиной проблем с налоговиками и привести к недоимке. Расскажем, что такое факсимиле, на каких документах можно его использовать, где хранить и как учитывать.
Что такое факсимиле
Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета.
Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.
Где можно использовать факсимиле
Документооборот с контрагентами. Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным. Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.
Пример соглашения об использовании факсимиле
Локальные документы. Внутри компании факсимиле ставят:
- на наградных документах — почетных листах и грамотах;
- на служебных и наградных удостоверениях;
- на страховых и медицинских полисах;
- на командировочном удостоверении;
- на приказах по отпускам;
- на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.
Если руководитель решил использовать факсимиле, он издает распоряжение или приказ. Секретарь разрабатывает положение об использовании факсимиле руководителя. В положении следует перечислить разрешенные случаи и ситуации, в которых можно использовать факсимиле; назначить ответственного за хранение и работу с оттиском; перечислить меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного сотрудника.
Скачать образец положения об использовании факсимиле
Где нельзя применять факсимиле
Финансовые документы. Какие документы нельзя подписать факсимиле:
- бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
- платежные документы;
- документы налоговой отчетности;
- счета-фактуры;
- авансовый отчет;
- доверенности;
- векселя;
- запросы и заявления в государственные органы;
- заявления граждан и организаций;
- документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
- другие документы, имеющие финансовые последствия.
Приходно-расходные документы и листы кассовой книги также заверяют личными подписями. Если кассир оформляет документ в бухгалтерской программе, он визирует его квалифицированной электронной подписью.
Первичные документы. Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар.
Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными.
Руководитель ООО «Карьер Комплект» подписывал счета-фактуры факсимильной подписью и на основании этих документов получил вычет по НДС. Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил нарушение и доначислил НДС, штраф и пени в размере 5 399 943 ₽.
Компания не согласилась с выводами налоговиков, обратилась в арбитражный суд и предоставила вторые экземпляры счетов-фактур — уже с «живыми» подписями контрагентов. Однако суд встал на сторону ФНС — закон запрещает использовать факсимиле на счетах-фактурах.
Банковские документы. Нельзя ставить факсимиле на банковских документах. Бумажные платежные поручения руководитель подписывает собственноручно, электронные — усиленной электронной подписью.
Трудовые договоры. В Трудовом Кодексе нет четких указаний, когда можно использовать факсимильную подпись. Закон не разрешает, но и не запрещает, ставить оттиск подписи на трудовые договоры и допсоглашения.
Однако в 2019 году Роструд разъяснил, что на трудовом договоре должна стоять собственноручная подпись руководителя. Главный аргумент — трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В Трудовом кодексе нет положений об аналогах собственноручной подписи, поэтому применять ее недопустимо.
Как хранить и учитывать факсимиле
Руководитель назначает ответственного сотрудника для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. Хранят оттиск в сейфе. Когда работник использует факсимиле, в книге учета печатей и штампов он отмечает дату выдачи и возврата оттиска. При увольнении факсимиле передают другому сотруднику или руководителю и составляют акт передачи.
Как использовать факсимиле
- Нельзя применять оттиск подписи на первичных, банковских и финансовых документах, а также на трудовых договорах.
- Можно ставить факсимиле на локальные документы и на договоры с контрагентами. В первом случае руководитель издает приказ, во втором — стороны подписывают соглашение.
- Необходимо назначить ответственного работника, который может ставить факсимиле, вместо руководителя. Каждый факт использования печати-клише ответственный сотрудник фиксирует в Журнале учета.
Поделиться
0 комментариев