Что такое универсальный передаточный документ

УПД, или универсальный передаточный документ — это универсальный бланк, который заменяет сразу две формы: счет-фактуру и первичный документ, например, накладную, товарный чек, договор или акт выполненных услуг. Первичный документ применяют для учета материальных ценностей и подтверждения сделки, а счет-фактуру — для учета и возврата НДС. УПД содержит признаки обоих документов:

УПД применяют с 2013 года. До этого бизнесмены могли оформлять отгрузку товара по накладной или использовали два документа — накладную и счет-фактуру. Сейчас можно выбирать: заполнить документы по-старому или перейти на УПД.

В зависимости от того, какие документы заменяет УПД, он может иметь два статуса.

Статус 1 — если УПД заменяет счет-фактуру и первичный документ. Его применяют организации и ИП на общей системе налогообложения (ОСН) для операций, облагаемых НДС.

Статус 2 — если УПД нужен только как первичный документ для передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей), все реквизиты заполнять не нужно. Такой документ можно применять для операций без НДС.

УПД подходит для оформления любых сделок, но чаще всего его используют:

Но бывают ситуации, когда УПД использовать нельзя.

УПД подходит для всех налоговых режимов: на общей системе налогообложения заменяет накладную и счет-фактуру (с НДС), на спецрежимах (упрощенная и автоматизированная системы — УСН, АУСН, единый сельскохозяйственный налог — ЕСХН) — только накладную или акт (без НДС), и доступен всем компаниям и ИП.

Единой формы УПД не существует, но есть бланк, рекомендованный налоговиками. В него можно вносить изменения, но важно сохранить обязательные поля для счета-фактуры и первичного документа. УПД можно составлять на бумаге или в электронном виде. 

Универсальный передаточный документ разработан на основе счета-фактуры и содержит 19 разделов. Есть обязательные к заполнению графы:

УПД всегда заполняет продавец. Верхняя часть полностью дублирует бланк счет-фактуры на отгрузку. 

Табличная часть заполняется как первичный документ, где указаны наименование товара, единица измерения, количество, налоги — НДС или акциз и прочее.

Если у документа статус 1, дополнительно нужно прописать: 

УПД со статусом 1 обязательно регистрируют: продавец — в книге продаж, покупатель — в книге покупок. Продавец вносит сведения об НДС (ставку, сумму, стоимость товара с НДС).

В УПД со статусом 2 не нужно заполнять раздел «К платежно-расчетному документу» и данные в таблице об НДС. Двойку в статусе может выбрать и продавец на ОСН, если он проводит операцию, которая не облагается налогом на добавленную стоимость.

Универсальный передаточный документ подписывают обе стороны сделки: со стороны продавца — руководитель, главный бухгалтер или уполномоченное лицо (по доверенности), а со стороны покупателя — сотрудник, ответственный за приемку товаров, работ или услуг. Если директор подписал счет-фактуру, повторная подпись в строке 13 не нужна. Печать ставить не обязательно, но ее наличие не будет ошибкой.

Подписи ставятся в специальных строках: продавец подтверждает передачу ценностей и правильность оформления операции, а покупатель — их получение. 

Срок хранения УПД — пять лет по правилам Росархива. Срок начинают отсчитывать не с даты подписания, а с 1 января года, следующего за годом прекращения делопроизводства. Под прекращением делопроизводства понимается последний раз, когда компания использовала УПД при расчете налога или для составления отчетности.

Компании сами выбирают способ хранения: можно подшивать УПД к счетам-фактурам или хранить отдельно. Главное, чтобы документы при необходимости можно было легко найти. Электронные УПД хранят столько же, сколько бумажные — их можно размещать в корпоративном электронном архиве или специальных сервисах.