Бизнесу

Коммерческая тайна и NDA: в чем разница и что оформить

Законы для бизнеса
Коммерческая тайна
В России существует два способа защитить информацию компании: режим коммерческой тайны и NDA — соглашение о неразглашении. По смыслу это два одинаковых инструмента, но по форме и эффективности они сильно отличаются.

В статье разберемся, когда и как стоит защитить бизнес от утечек ценных данных.

Содержание:

  1. Особенности коммерческой тайны
  2. Особенности NDA
  3. Чем отличаются коммерческая тайна и NDA


Особенности коммерческой тайны


Режим защиты коммерческой тайны — действия для защиты от разглашения информации, которая позволит компании увеличить доход, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке или получить иную коммерческую выгоду.

Коммерческая тайна организации


Когда компании нужен режим коммерческой тайны


Бизнесу важно защищать информацию, которая:

  • дает возможность извлечь коммерческую пользу: увеличить продажи, победить в конкурентной гонке, улучшить показатели доходности. Это не обязательно очевидная важная информация, типа тайного ингредиента или клиентской базы. Подходит, к примеру, система мотивации персонала или прототип нового сайта;

  • имеет явную или потенциальную коммерческую ценность и пока неизвестна третьим лицам. То есть не получится защитить данные и признать их коммерческой тайной, если бизнес строится, например, на пирожных по фирменному рецепту бабушки, который уже опубликован в книге рецептов или соцсети.

О режиме коммерческой тайны в компании пора задуматься, когда:

  • объем ценной информации становится большим, и защита каждого документа в совокупности требует больше ресурсов, чем оформление «оптом»;

  • разглашение информации однозначно нанесет компании большой финансовый урон. В отличие от NDA, речь о котором пойдет дальше, защита коммерческой тайны четко регламентирована законом, что дает больше шансов выиграть дело в суде.

Чтобы сберечь важную для бизнеса информацию, нужно правильно оформить коммерческую тайну. Она регулируется законом «О коммерческой тайне».


Как оформить коммерческую тайну


Оформление коммерческой тайны многими воспринимается как сложная бюрократическая процедура. Но только она полноценно защитит в суде при утечке коммерческой информации.

Чтобы установить коммерческую тайну, нужно:

1. Четко прописать, какая именно информация считается тайной, без возможности двоякого понимания. Если дело дойдет до суда, сотруднику не удастся заявить, будто он не знал, что информация является конфиденциальной.

Пример

Суд признал незаконным выговор сотруднице за отправку писем с коммерческой информацией на внешние адреса. Так как компания не объяснила сотрудникам, какую конкретно информацию нельзя разглашать.

2. Написать инструкцию, кто и когда имеет доступ к тайной информации. Это может быть свободный доступ с рабочего места без права пересылки для сотрудников определенных отделов. Или доступ для конкретных сотрудников, которые обязаны отмечать в журнале или иным способом, что пользовались информацией.

Для судов принципиально важно, чтобы в компании контролировали доступ к защищенной информации, поэтому стоит вести учет ее использования.

3. На все важные документы нанести гриф «коммерческая тайна»: на реальные документы — реальный гриф, на виртуальные — указать в свойствах документа статус защищаемого.

Доступ к важным бумагам можно настроить в «Свойствах» папки
Доступ к важным документам можно настроить в «Свойствах» папки, в которой они находятся

На грифе для юрлиц указывают полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — ФИО предпринимателя и место жительства.

4. Сотрудники и контрагенты должны знать, что будут взаимодействовать с коммерческой тайной. Для сотрудников это указывают в трудовых договорах, для контрагентов — в гражданско-правовых договора

При отсутствии хотя бы одного из шагов шансы отстоять интересы в суде сводятся к нулю, что подтверждает судебная практика.


Особенности NDA


NDA (non disclosure agreement) — соглашение о неразглашении. Может существовать самостоятельно или быть частью режима коммерческой тайны.


Когда компании нужно NDA


NDA востребовано в компаниях, где:

  • нужно подписывать соглашения с контрагентами «под проект». То есть когда важно обеспечить конфиденциальность информации по конкретному проекту до определенного момента: подписания сделки, выпуска продукта на рынок и т. д.;

  • есть небольшое количество информации, которая может повлиять на коммерческую деятельность.

Объем тайных данных не связан напрямую с размером фирмы или числом сотрудников. Например, в небольших IT-компаниях каждое слово может быть предметом защиты. В то время как есть большие торговые компании, которые считают неоправданным тратить время и силы на защиту коммерческой информации.

Важно! При заключении NDA помните, что законодательно этот инструмент не регламентирован, любые судебные тяжбы могут быть непредсказуемы. Так как в законе не прописаны все правила применения и метрики наказания, все будет сильно  зависеть от мнения судьи.

Как оформить NDA


Чтобы превратить NDA в рабочий инструмент, надо по аналогии с режимом коммерческой тайны сделать несколько шагов:

1. Описать информацию, которая не подлежит разглашению, максимально конкретно и без разночтений.

2. Желательно закрепить в локальном нормативном акте компании, каких документов касается NDA, для этого нужно прогрифовать их.

3. Зафиксировать факт передачи информации. Это может быть акт приема-передачи к соглашению или письменное подтверждение о получении в свободной форме. С недавних пор суды принимают в учет также переписки по электронной почте и в мессенджерах.

Акт приема-передачи нужен в двух экземплярах
Акт приема-передачи нужен в двух экземплярах: для представителя компании и исполнителя проекта

4. Прописать санкции за нарушение соглашения. Нарушение NDA контрагентами регулируется гражданским законодательством, а сотрудниками — трудовым.

Разница в том, что контрагента можно оштрафовать за нарушение соглашения о неразглашении. А вот работнику установить штраф нельзя: с ним у компании трудовые отношения, и она вправе применить к нему только дисциплинарное взыскание, к которому штраф не относится.

Пример 

Заключая NDA с сотрудниками, даже если компания укажет штраф за нарушение условий соглашения, при судебном обжаловании решение будет не в ее пользу.

С дисциплинарным взысканием иначе: если в локальном нормативном акте прописать, что за разглашение конфиденциальной информации (указанной в NDA) применяется дисциплинарная ответственность, суд может подтвердить правоту компании. К дисциплинарному взысканию относятся замечание, выговор, увольнение.

Чем отличаются коммерческая тайна и NDA


Ограничений в применении обоих инструментов нет. Режим коммерческой тайны, как и NDA, внедряют во всех сферах.

Другое дело — в востребованности. Режим коммерческой тайны чаще используют на крупных промышленных предприятиях, в банковской сфере, крупном ритейле. NDA, как более простой и оперативный инструмент, чаще использует бизнес с небольшим объемом документов и часто сотрудничающий с контрагентами. Это компании в сфере IT, аудита, консалтинга, дизайна, моды, кино, шоу-бизнеса.

Можно выделить четыре ключевых отличия NDA и коммерческой тайны:

Выбирая, стоит учитывать задачи бизнеса, риск и роль утечки данных
При выборе лучше учитывать задачи бизнеса, риск и роль утечки данных


Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!