Бизнесу

Как ИП на патенте вести книгу учета доходов

Развиваем
Книга учета доходов для предпринимателей
Некоторые предприниматели на патенте не ведут книгу учета доходов. За это их могут оштрафовать на 10 000 ₽ и больше. Разберем, зачем нужна книга учета, и как ее заполнять.


Зачем предпринимателю на патенте вести книгу учета


В 2022 году доход ИП на патенте не может превышать 60 млн ₽ в год. Чтобы контролировать размер дохода, предпринимателю нужно заполнять книгу учета дохода (КУД). Если ИП превысит установленный лимит, он потеряет право применять патентную систему налогообложения (ПСН) и должен перейти на другой налоговый режим — ОСН, УСН или ЕСХН — с первого дня действия патента.


Пример
ИП Круглова открыла сеть кофеен и купила годовой патент. Круглова не вела учет доходов и в конце года обнаружила, что превысила допустимый лимит еще в сентябре. И хотя 9 месяцев из 12 ИП укладывалась в требования патента и полностью оплатила его, ей придется рассчитать и уплатить налоги по общей системе налогообложения за весь 2021 год. Это два налога: НДС и подоходный налог. Деньги, уплаченные за патент, пропадают — их нельзя вернуть или зачесть в счет других платежей. 


Если ИП совмещает два режима налогообложения, например, патент и упрощенку, предпринимателю следует особенно внимательно следить за доходами. ИП на УСН в 2022 году может заработать до 219,2 млн ₽. Но если он совмещает патент и УСН — предельно возможный размер выручки не может превышать 60 млн ₽.


Пример
ИП Яковлев занимается пошивом и оптовой продажей мягких игрушек. Предприниматель совмещает две системы: для пошива игрушек — ПСН, для оптовой продажи — УСН. Предприниматель купил патент на год: с 1 января по 31 декабря 2021 года. В ноябре Яковлев выяснил, что его совокупный доход от обоих видов деятельности составил 73 млн ₽. Предприниматель потерял право на патент — ему следует рассчитать налог по ставке УСН со всей суммы дохода.


При совмещении патента и УСН лимиты по выручке можно обойти. Если предприниматель приобретает патент на несколько месяцев, лимит на совокупный доход действует в течение этого срока. Например, ИП Яковлев купил патент на 9 месяцев — предприниматель вправе заработать до 60 млн ₽ в течение 9 месяцев. 30 сентября действие патента заканчивается, и с 1 октября Яковлев начинает применять УСН для обоих видов деятельности.

Если ИП превысил лимит по патенту, в течение 10 дней он обязан уведомить налоговую, что потерял право применять ПСН. Не позднее пяти рабочих дней налоговики снимут его с учета как плательщика ПСН, пересчитают налоги и вышлют уведомление об уплате налогов.


Как заполнять книгу учета доходов


Формат КУД. Книгу учета обязан вести ИП на патенте и на упрощенке. Но для каждой системы своя форма. Формат КУД на ПСН утвержден приказом Минфина. Предприниматель может вести учет в бумажной или электронной форме. До 2013 года книгу учета надо было каждый год регистрировать и заверять в налоговой инспекции. Сейчас этого делать не нужно. 

В бумажной книге нумеруют страницы и прошивают ее. На последнем листе хвостик прошивки заклеивают кусочком бумаги. На нем нужно записать количество листов, добавить дату прошивки, заверить книгу подписью предпринимателя и печатью, если она есть.

Электронная версия КУД действует, пока действует патент. Когда закончится срок патента, книгу распечатывают, прошнуровывают и заверяют тем же способом, что описан выше.

Пример, как предпринимателю заверить книгу учета доходов
Вариант заверения книги учета доходов предпринимателем

На каждый налоговый период предприниматель заводит новую книгу. Например, ИП купил первый патент на 3 месяца. В течение этого срока он ведет КУД. В апреле предприниматель покупает второй патент на полгода. В предыдущей книге остались пустые страницы, но ИП заводит новую КУД. Если предприниматель покупает сразу несколько патентов, он может фиксировать доходы в одной книге. Если она закончится раньше патента — ИП заводит новую книгу и продолжает учитывать доходы.

Предприниматель сам решает, как часто вносить записи в КУД. Он может фиксировать доход каждый день, раз в неделю или месяц — ограничений нет. Однако мы советуем заполнять журнал не реже раза в неделю, чтобы не пропустить поступления.

В книге учитывают все доходы, независимо от формы — оплату наличными, безналичные переводы, взаимозачет. Все полученные средства обязательно указывают в книге и учитывают при расчете лимита по доходу.

Порядок заполнения. Книга учета доходов состоит из двух разделов — титульного листа и таблицы со сведениями о доходах. Расскажем, как заполнить каждый раздел.

Сведения, которые указывают на титульном листе:

  • Отчетный год.
  • Сведения о предпринимателе — ФИО (должно совпадать с паспортом) и ИНН.
  • Область, край или автономный округ, в котором получен патент.
  • Срок действия патента — дата начала и окончания.
  • Адрес регистрации индивидуального предпринимателя — должен совпадать с информацией из паспорта.
  • Номер расчетного счета, на который поступают платежи от клиентов. Если ИП работает без счета, в этой строке ставят прочерк.
  • Сведения о банке, в котором открыт расчетный счет.
  • Коды ОКПО (можно узнать на сайте Росстата) и ОКАТО (можно узнать на сайте ФНС).

Титульный лист книги учета доходов
Пример титульного листа книги учета доходов

Раздел «Доходы» включает в себя четыре графы:

  • Порядковый номер операции.
  • Дата и номер первичного документа. Если деньги пришли на расчетный счет — в графу вносят данные платежки, если по кассе — номер чека ККТ, если используют бланки строгой отчетности — дату, номер и серию квитанции. Если приход неденежный, указывается номер договора о взаимозачете.
  • Содержание операции. Например, «Оплата по договору услуг № 14 от 10.02.2022» или «Выручка от реализации товара».
  • Сумма дохода.

Записи ведут в хронологическом порядке — от самого раннего к самому позднему.


Какие сложности могут возникнуть при заполнении


Дата записи. Доходы необходимо вносить в книгу на дату поступления денег в кассу или на расчетный счет. Если ИП получил оплату имуществом или оплату по долгам — датой поступления считают день, когда оприходовали имущество или подписали соглашение о взаимозачете.

Итоговая сумма. Когда заканчивается срок патента, предприниматель суммирует доход за весь период и прописывает сумму в последней строке.

Как ИП снизить стоимость патента за счет страховых взносов

Аванс. Если предприниматель получил предоплату, он фиксирует доход датой поступления денег на банковский счет или в кассу. Если предприниматель возвращает деньги клиенту, он уменьшает доход на сумму возврата и в графе 4 записывает сумму со знаком «минус».


Пример
Предприниматель Крючков работает на патенте и занимается грузоперевозками. 21 февраля 2021 года он получил от заказчика предоплату в размере 50 000 ₽. Однако компания нашла другого исполнителя и расторгла договор с Крючковым. 28 февраля 2021 года ИП вернул аванс и сделал запись в книге учета.



Пример, как ИП Круглову зафиксировать возврат аванса в КУД
Таблица, где можно зафиксировать возврат аванса в КУД




Важно! Определенные сложности могут возникнуть, если предприниматель использует один кассовый аппарат для разных спецрежимов — это разрешено. Главное — правильно настроить ККТ, чтобы можно было пробивать чеки по двум режимам. 



Какие доходы не учитывают


Доходы, не связанные с реализацией. Например, ИП получил кредит в банке по программе ФОТ 3.0 или субсидию на сотрудников по программе господдержки. Эти деньги не являются доходами индивидуального предпринимателя и в книге учета не фиксируются.

Новый кредит для бизнеса по программе ФОТ 3.0

«Непатентные» доходы. Например, ИП совмещает два налоговых режима и ведет раздельный учет. В КУД не нужно фиксировать доход, полученный не от патентной деятельности.

«Переходные» доходы. Не фиксировать выручку, полученную до перехода на патент. Например, с января 2021 ИП применял упрощенку. В начале ноября он потерял право на УСН и автоматически перешел на ОСН. В конце ноября ИП купил патент. Период между упрощенной и патентом считается переходным. Доходы, полученные в этот период, не нужно фиксировать в КУД.


Как исправлять ошибки 


В электронной книге предприниматель удаляет неверную запись и вносит правильную. В бумажном варианте нужно аккуратно зачеркнуть ошибочную запись и рядом внести правильную. Исправления заверяют подписью ИП, печатью (при наличии) и ставят текущую дату.

Если предпринимателю нужно внести в книгу пропущенный доход, он вписывает сумму в свободную строку и пересчитывает итоговую сумму. Кроме этого, ИП составляет бухгалтерскую справку, в которой обосновывает корректировку. Исправленные записи не нужно заверять в налоговой инспекции.

Пример бухгалтерской справки об исправлении в КУД
Вариант справки бухгалтера об исправлении в КУД


Что будет, если ИП не ведет книгу учета


В любой момент налоговики могут проверить, ведет ли предприниматель книгу учета доходов. Например, сотрудник ФНС обнаружит, что ИП на ПСН превысил допустимый лимит — он запросит КУД. Во время контрольной закупки проверяющий может потребовать предъявить КУД. Если предприниматель не ведет учета доходов в течение одного налогового периода — его оштрафуют на 10 000 ₽, если в течение нескольких налоговых периодов — на 30 000 ₽.



Важно! Налоговый период у ИП на ПСН — это срок действия патента. Если предприниматель купил патент на месяц, налоговый период — один месяц, если на полгода — налоговый период 6 месяцев.



Книга учета доходов для ИП на ПСН


  1. Книгу учета доходов ведут все предприниматели на ПСН, чтобы контролировать выручку — в 2022 году лимит дохода составляет 60 млн ₽.
  2. Если ИП заработает больше указанной суммы, ему придется перейти на упрощенку, общий режим или сельхозналог с первого дня текущего патента.
  3. Записи нужно вносить в КУД в хронологическом порядке.
  4. Непатентные доходы, а также полученные в переходный период или не связанные с продажей, не нужно фиксировать в КУД.
  5. Если ИП не ведет книгу, его оштрафуют.