Подпишитесь на рассылку
Раз в неделю отправляем самые свежие материалы на тему личных финансов и бизнеса
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Бизнесу

Факсимиле вместо подписи

Законы для бизнеса
Факсимиле может сильно упростить работу компании, а может — стать причиной проблем с налоговиками и привести к недоимке. Расскажем, что такое факсимиле, на каких документах можно его использовать, где хранить и как учитывать.

Что такое факсимиле


Факсимиле — оттиск и точное воспроизведение «живой» подписи руководителя. Клише заказывают в компаниях, которые занимаются изготовлением печатей и штампов. Оттиск изготавливают синего или фиолетового цвета. 

Разница между оригинальной и факсимильной подписью
Так выглядит оригинал подписи и факсимиле (источник http://www.pechaty-shop.ru/faksimile.html)


Обычно печать-клише используют организации с большим документооборотом. Например, секретарь может вместо директора «подписать» несколько сотен почетных грамот, а помощник бухгалтера проштамповать страховые полисы для новых сотрудников. Но использовать факсимиле для финансовых документов нужно с осторожностью.


Где можно использовать факсимиле


Документооборот с контрагентами. Клише можно применять только при согласии сторон — партнеры подписывают соглашение о подписи документов факсимиле. Если соглашения нет, договор с оттиском могут признать ничтожным. Чтобы не вызвать подозрения у налоговиков, в соглашении следует указать: «Факсимильная подпись имеет такую же силу, что и подлинная подпись вышеуказанных лиц». Партнеры могут ставить оттиск на договоры и дополнения к ним, а также на акты выполненных работ.

Шаблон соглашения об использовании факсимильной подписи

Пример соглашения об использовании факсимиле



Локальные документы. Внутри компании факсимиле ставят:

  • на наградных документах — почетных листах и грамотах;
  • на служебных и наградных удостоверениях;
  • на страховых и медицинских полисах;
  •  на командировочном удостоверении;
  • на приказах по отпускам;
  • на текстах разного формата — извещениях, уведомлениях, приглашениях, благодарственных и поздравительных письмах.

Если руководитель решил использовать факсимиле, он издает распоряжение или приказ. Секретарь разрабатывает положение об использовании факсимиле руководителя. В положении следует перечислить разрешенные случаи и ситуации, в которых можно использовать факсимиле; назначить ответственного за хранение и работу с оттиском; перечислить меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного сотрудника.

Скачать образец положения об использовании факсимиле


Где нельзя применять факсимиле


Финансовые документы. Какие документы нельзя подписать факсимиле: 

  • бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
  • платежные документы;
  • документы налоговой отчетности;
  • счета-фактуры;
  • авансовый отчет;
  • доверенности;
  • векселя;
  • запросы и заявления в государственные органы;
  • заявления граждан и организаций;
  • документы, по которым необходимо нотариальное оформление;
  • другие документы, имеющие финансовые последствия.

Приходно-расходные документы и листы кассовой книги также заверяют личными подписями. Если кассир оформляет документ в бухгалтерской программе, он визирует его квалифицированной электронной подписью.

Первичные документы. Особенно опасно ставить факсимиле на первичных документах — это связано с безопасностью компаний. Например, мошенники могут поставить фальшивое факсимиле на накладной и отгрузить товар. 

Накладные, акты выполненных работ и другие первичные документы, подписанные факсимиле, инспекторы могут счесть недостоверными, а расходы — документально не подтвержденными. 



Определение Верховного суда от 16.07.2021 № 307-ЭС21-10502

Руководитель ООО «Карьер Комплект» подписывал счета-фактуры факсимильной подписью и на основании этих документов получил вычет по НДС. Во время выездной налоговой проверки инспектор выявил нарушение и доначислил НДС, штраф и пени в размере 5 399 943 ₽.
Компания не согласилась с выводами налоговиков, обратилась в арбитражный суд и предоставила вторые экземпляры счетов-фактур — уже с «живыми» подписями контрагентов. Однако суд встал на сторону ФНС — закон запрещает использовать факсимиле на счетах-фактурах.


Банковские документы. Нельзя ставить факсимиле на банковских документах. Бумажные платежные поручения руководитель подписывает собственноручно, электронные — усиленной электронной подписью.

Трудовые договоры. В Трудовом Кодексе нет четких указаний, когда можно использовать факсимильную подпись. Закон не разрешает, но и не запрещает, ставить оттиск подписи на трудовые договоры и допсоглашения. 

Однако в 2019 году Роструд разъяснил, что на трудовом договоре должна стоять собственноручная подпись руководителя. Главный аргумент — трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В Трудовом кодексе нет положений об аналогах собственноручной подписи, поэтому применять ее недопустимо.  


Как хранить и учитывать факсимиле


Руководитель назначает ответственного сотрудника для работы с факсимиле, например, секретаря, кадровика или бухгалтера. Хранят оттиск в сейфе. Когда работник использует факсимиле, в книге учета печатей и штампов он отмечает дату выдачи и возврата оттиска. При увольнении факсимиле передают другому сотруднику или руководителю и составляют акт передачи. 

Образец ведения журнала учета печатей, штампов и факсимиле
Образец журнала учета печатей, штампов и факсимиле


Как использовать факсимиле


  1. Нельзя применять оттиск подписи на первичных, банковских и финансовых документах, а также на трудовых договорах.
  2. Можно ставить факсимиле на локальные документы и на договоры с контрагентами. В первом случае руководитель издает приказ, во втором — стороны подписывают соглашение.
  3. Необходимо назначить ответственного работника, который может ставить факсимиле, вместо руководителя. Каждый факт использования печати-клише ответственный сотрудник фиксирует в Журнале учета.