Новый закон об удаленной работе

Что нужно знать работодателю
02 февраля 2021
автор статьи Кристина Болдова - работает удаленно
Кристина Болдова
удаленный работник
1 января 2021 года вступил в силу новый закон об удаленной работе, он определяет, как нанимать и увольнять дистанционных работников, переводить офисных сотрудников на удаленную работу и рассчитать им зарплату. Рассказываем, как правильно оформить удаленщика, чтобы не нарушить закон.

Новые виды удаленной работы

Удаленный, или дистанционный, работник выполняет трудовые обязанности не на рабочем месте. Причем работник сам выбирает, где ему трудиться: дома, в кафе или коворкинге, на скамейке в парке. Главное, чтобы сотрудник мог выполнять рабочие обязанности и быть на связи в период времени, оговоренный трудовым соглашением.

Новый закон определяет виды дистанционной работы.

Постоянная удаленка — сотрудника изначально принимают на удаленную работу. Это условие прописывают в трудовом договоре.

Временная удаленка — сотрудника переводят на удаленку на определенный и непрерывный период. Перевод может носить регулярный характер, тогда его прописывают в трудовом договоре. Например, на время весеннего паводка — с 15 марта по 1 мая — бухгалтер работает удаленно. В некоторых случаях сотрудника переводят на удаленку разово, и в трудовом договоре такой перевод не запланирован. Поэтому с сотрудником подписывают соглашение к трудовому договору. Например, в связи с капитальным ремонтом здания, сотрудников на 3 месяца переводят на дистанционную работу. Через оговоренный срок сотрудники возвращаются в офис. Временный перевод не может длиться больше 6 месяцев.

Периодическая удаленка — режим работы чередуют. Например, две недели сотрудник работает в офисе и две недели — дистанционно. Ограничений по срокам здесь нет.

      Как перевести сотрудника на удаленную работу

      С согласия работника. Работодатель предлагает, а работник соглашается перейти на дистанционную работу. При необходимости работник может самостоятельно попросить работодателя перевести его на дистанционную работу.

      Чтобы перевести сотрудника на удаленку, соблюдают порядок перевода.

      1. Работник пишет заявление о переводе на дистанционную работу либо подписывает согласие — если инициатива исходит от работодателя.

      2. Руководитель издает локальный документ, например, приказ о переводе работника на удаленную работ. Работник должен прочитать и подписать документ.

      Стороны подписывают допсоглашение к трудовому договору. Чем подробнее в документе расписаны условия и требования к удаленной работе, тем меньше разногласий и трудовых споров может возникнуть между работодателем и удаленным сотрудником.
          Работодатель обеспечивает работнику необходимые условия труда — покупает компьютер, оплачивает интернет.

          Без согласия работника. В исключительных случаях работодатель имеет право перевести сотрудников на удаленку без их согласия. Например, после пожара в офисе, работодатель в одностороннем порядке переводит менеджеров на дистанционную работу. Эпидемия тоже относится к исключительным случаям, поэтому в период пандемии в 2020–2021 годах работодатель может перевести сотрудников на удаленную работу без их согласия. Режим дистанционной работы продлится, пока действует ограничения органов власти или внешние обстоятельства.

          Чтобы перевести работников на удаленный режим работы, работодателю достаточно издать приказ о временном переводе сотрудников на дистанционку. Уведомить сотрудников о переводе можно любым удобным способом, например, по электронной почте, через корпоративный портал, мессенджеры или отправить сотруднику приказ курьером. Способ уведомления должен быть прописан в локальном документе, например, в правилах внутреннего трудового распорядка или в должностной инструкции.

          Работодатель и работник обязаны подтвердить факт получения и отправки документов.
              ПРИМЕР:
              Губернатор обязал работодателей перевести на удаленную работу минимум 30% штата. Работодатель издает положение о временном переводе на удаленную работу и пишет приказ. В приказе он перечисляет сотрудников, которые переходят на дистанционку. Положение о временном переводе и приказ работодатель отправляет сотрудникам по электронной почте.

              Сотрудник читает документ и отправляет работодателю письмо с формулировкой: «Ознакомлен». Ответное сообщение доказывает, что работодатель выполнил обязательства — уведомил сотрудников.

              Как принять на работу удаленного сотрудника

              Принять удаленного сотрудника на работу можно двумя способами:

              • работник приходит в офис и подписывает необходимые документы;

              • работник подписывает документы дистанционно с использованием электронной подписи.

              Традиционный способ оформления. Работник приносит в офис трудовую книжку, паспорт, СНИЛС, военный билет и подписывает с работодателем трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, договор о материальной ответственности и другие необходимые документы.

              Дистанционный способ оформления. Работник и работодатель обмениваются документами в электронном виде. При этом работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

              Электронная подпись необходима, чтобы подписать трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности или ученический договор. Остальной документооборот между работодателем и дистанционным сотрудником может проходить без электронной подписи. Например, стороны обмениваются документами в корпоративном чате, через мессенджеры или отправляют бумажные документы с курьером. Однако способ взаимодействия необходимо прописать в трудовом договоре и придерживаться его.

              С 2020 года сведения о трудовом стаже работников работодатель заносит в электронные трудовые книжки. Это правило распространяется также на дистанционных сотрудников. Если удаленный работник хочет продублировать запись в бумажной трудовой, он передает работодателю трудовую: приносит лично или отправляет заказным письмом. В трудовую книжку работодатель вносит стандартную запись — не нужно конкретизировать, что сотрудник принят на удаленную работу.

                  Как организовать работу для удаленного сотрудника

                  Режим и график работы. В трудовом договоре, допсоглашении или правилах внутреннего трудового распорядка обязательно фиксируют, что сотрудник работает в удаленном режиме. А вот рабочие часы в документах прописывать необязательно — работник может самостоятельно регулировать рабочий график. Например, работать по 4 часа утром и вечером, или начинать в 22 часа и работать ночью. Главное, чтобы работник выполнял обязанности и отрабатывал часы, оговоренные трудовым соглашением.
                      ПРИМЕР:
                      В допсоглашение к трудовому договору работодатель вносит следующий пункт:
                      «Работник вправе самостоятельно регулировать режим рабочего времени при условии обязательного соблюдения фактического времени работы 40 (сорок) часов в неделю».
                      Время общения дистанционного работника с работодателем включается в рабочие часы, но оно не может нарушать права сотрудника на отдых. То есть никаких звонков по ночам и планерок по выходным. Любая сверхурочная работа оплачивается дополнительно.

                      Если необходимо, чтобы работник был на связи в определенные часы или иногда присутствовал в офисе, — это прописывают в трудовом соглашении. Например, по понедельникам с 10 до 12 часов сотрудник в офисе сдает недельный отчет о проделанной работе.

                      Отпуск. Дистанционный работник, как и офисный сотрудник, имеет право на оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней.

                      Оплата труда. Работодатель не имеет права уменьшать размер оплаты труда сотрудника, который работает дистанционно. Он должен получать столько же, сколько получал бы за работу в офисе.

                      Больничный. Если удаленный работник заболел, он оформляет больничный лист и предупреждает работодателя о временной нетрудоспособности, например, звонит по телефону или сообщает по электронной почте. Номер электронного — сообщает любым удобным способом.

                      Оплату больничного рассчитывают аналогично оплате работника на стационарном месте.

                      Условия работы. Работодатель обязан обеспечить удаленного работника всем необходимым: оборудованием — компьютером, принтером, сканером; ПО — профессиональными программами, антивирусом; специальными инструментами и канцтоварами, которые необходимы для работы.

                      Дистанционный работник может самостоятельно купить ноутбук или взять его в аренду, тогда работодатель обязан компенсировать расходы, в том числе и за износ личного оборудования. Помимо этого, работодатель компенсирует затраты на интернет и телефонную связь. Порядок выплаты компенсации лучше прописать в трудовом договоре или допсоглашении.

                      Сотрудник получает компенсацию только по расходам, согласованным с работодателем.

                      Охрана труда. Работодатель обязан ознакомить работника с требованиями охраны труда и провести расследование несчастного случая, если работник получил травму во время работы. Однако работодатель не может контролировать, соблюдает ли работник правила безопасности. Поэтому работодатель несет ответственность только за собственные нарушения.
                          ПРИМЕР:
                          Удаленный сотрудник несколько раз предупреждал руководителя, что у рабочего ноутбука неисправен блок питания. А через месяц работник получил дома удар электрическим током. Работодатель проводит расследование. Если комиссия выяснит, что травма связана с неисправностью рабочего компьютера, работодатель выплатит пособие по временной нетрудоспособности за весь период болезни сотрудника. Кроме этого, руководитель понесет ответственность, которая зависит от степени тяжести травм.
                          Другие обязанности в сфере охраны труда на дистанционных работников не распространяются, если это не прописано в локальных документах. Например, работодатель не отвечает за неблагоприятные санитарно-эпидемиологические условия на рабочем месте удаленного сотрудника. Например, размер комнаты меньше допустимых норм — работодатель не обязан предоставлять работнику большее помещение или выплачивать компенсацию за неблагоприятные условия труда.

                          Командировка. Работодатель может отправить в командировку удаленного работника. На него распространяются общие нормы и правила, установленные для служебных поездок: оплатить командировочные расходы и сохранить средний заработок.

                              По каким основаниям можно уволить дистанционного сотрудника

                              Работодатель может уволить дистанционного сотрудника по общим основаниям:

                              • по собственному желанию сотрудника;
                              • истек срок трудового договора;
                              • за неоднократное нарушение условий трудового договора;
                              • ликвидация компании или сокращение штата;
                              • перевод на другую работу.

                              Кроме этого, уволить дистанционного сотрудника можно по двум дополнительным причинам.

                              1. Без уважительной причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд. Можно определить более длительный срок, если прописать его в трудовом соглашении.

                              2. Сотрудник переехал в другую местность и не может выполнять работу в полном объеме. Например, сотрудник колл-центра переехал в местность с низкой скоростью интернета. Из-за плохой связи он не может отвечать на звонки, поэтому работодатель его увольняет.
                                Важно: в трудовом договоре нельзя прописать особые условия для увольнения, если они противоречат Трудовому кодексу. Например, нельзя уволить удаленного работника, если он вовремя не отчитался — для этого применяют другие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, депремирование.
                                Работодатель издает приказ об увольнении и в трехдневный срок отправляет работнику заверенную копию приказа. Если стороны используют бумажные документы — их отправляют заказным письмом или с курьером. Если электронные — по электронным средствам коммуникации.
                                  Какие изменения стоит внести в кадровые документы
                                  Документ
                                  Скорректировать/Дополнить
                                  Трудовой договор

                                  Допсоглашение к трудовому договору

                                  Коллективный договор

                                  Расписать условия удаленной работы или правила перевода сотрудника на удаленную работу: права и обязанности работника и работодателя, порядок взаимодействия сторон, режим работы и отдыха, размер оплата труда, соцгарантии, условия работы и иные положения в зависимости от характера выполняемой работы
                                  Правила внутреннего трудового распорядка
                                  Добавить виды удаленной работы, порядок приема и увольнения, распорядок работы и отдыха, материальное поощрение, сроки выплаты зарплаты, наложение взысканий
                                  Положение об оплате труда
                                  Прописать размер и сроки компенсации за расходы, понесенные сотрудником на обеспечение условий труда
                                  Положение о временном переводе на удаленную работу
                                  Добавить условия перевода на удаленную работу, перечислить документы, которые нужны для оформления перевода

                                  Что нового

                                  налоги и недвижимость
                                  31.01
                                  Живем по закону
                                  Недвижимость и налоги: что изменится для собственников в 2023 году
                                  автомобиль и расходы
                                  31.01
                                  Экономим
                                  Как проверить бонус-малус при покупке ОСАГО и сэкономить на полисе
                                  зарплатная карта
                                  30.01
                                  Живем по закону
                                  Как перевести зарплату в другой банк и что делать, если работодатель против
                                  семейная ипотека
                                  30.01
                                  Экономим
                                  «Семейную ипотеку» расширили: как теперь взять кредит на жилье
                                  ветеран труда
                                  27.01
                                  Живем по закону
                                  Как получить ветерана труда и право на соцподдержку
                                  помощь семье от государства
                                  27.01
                                  Живем по закону
                                  Льготы и выплаты родителям детей-инвалидов: как оформить и получить
                                  Какие приложения сэкономят деньги в отпуске: от аудиогидов до Wi-Fi
                                  27.01
                                  Экономим
                                  Какие приложения сэкономят деньги в отпуске: от аудиогидов до Wi-Fi
                                  Как не лишиться квартиры при банкротстве продавца
                                  26.01
                                  Живем по закону
                                  Как не лишиться квартиры при банкротстве продавца
                                  «Помогу взять кредит»: как распознать «черного» брокера
                                  26.01
                                  Живем по закону
                                  «Помогу взять кредит»: как распознать «черного» брокера
                                  Как получить пенсионные накопления умершего родственника
                                  26.01
                                  Живем по закону
                                  Как получить пенсионные накопления умершего родственника
                                  кредитная карта
                                  25.01
                                  Экономим
                                  Кредитная карта: как выбрать самую выгодную
                                  частный детектив
                                  24.01
                                  Зарабатываем
                                  Как работает частный детектив и сколько получает
                                  ребенок с банковской картой
                                  20.01
                                  Живем по закону
                                  Стоит ли оформлять банковскую карту ребенку и как это сделать
                                  мошенник в интернете
                                  19.01
                                  Экономим
                                  Боты-мошенники в интернете: чем опасны и как защититься
                                  женщина занимается керамикой
                                  19.01
                                  Истории
                                  «Я ушла из офиса и создала свой бизнес на керамике»
                                  интерьер в квартире
                                  18.01
                                  Истории
                                  Личный опыт: как мы увеличили аренду на 40%, вложив в квартиру 30 000 ₽
                                  На сколько подорожал техосмотр в 2023 году
                                  16.01
                                  Живем по закону
                                  На сколько подорожал техосмотр в 2023 году
                                  Магазины, кафе, отели: акции и скидки января
                                  12.01
                                  Экономим
                                  Магазины, кафе, отели: акции и скидки января
                                  Единый налоговый платеж, ликвидация ПФР и цифровой рубль: что изменится в январе
                                  10.01
                                  Живем по закону
                                  Единый налоговый платеж, ликвидация ПФР и цифровой рубль: что изменится в январе