Какие отчеты сдавать за работников
Шпаргалка для работодателя
13 ноября 2020

Лариса Трембицкая
работала главным бухгалтером
Отчитываться за сотрудников обязаны все работодатели: организации и ИП. Сдавать формы нужно в четыре инстанции: налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Росстат. Если опоздать со сдачей, работодателя оштрафуют. Рассказываем, какие отчеты, куда и когда нужно сдать, чтобы избежать штрафов.
Годовые отчеты за сотрудников
Справка о доходах 2-НДФЛ. Работодатель подает в налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ по каждому сотруднику, который в течение года получил доход. В расчет нужно включить штатных работников и специалистов, оформленных по гражданско-правовому договору. В справке указывают полученный и удержанный налог за прошедший год.
ПРИМЕР: В компанию на лето приняли продавцов мороженого и заключили гражданско-правовой договор. По итогам года работодатель подает по временным сотрудникам справку по форме 2-НДФЛ.
Годовой отчет подают в налоговую инспекцию до 1 марта следующего года. Если подать с опозданием, работодателя оштрафуют на 200 ₽ за каждую справку. Работодателя также оштрафуют, если налоговый инспектор найдет в форме 2-НДФЛ ошибку. Налоговая взыщет с работодателя по 500 ₽ за каждый документ с ошибкой. Если работодатель раньше налоговиков найдет и исправит недочеты, штрафа можно избежать. Для этого нужно отправить в налоговую исправленную справку 2-НДФЛ.
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Раз в год работодатель подает отчет СЗВ-СТАЖ о страховом стаже сотрудников, который они накопили за время работы в компании, и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1. Отчет СЗВ-СТАЖ подают работодатели, которые в течение года платили зарплату сотрудникам по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если ИП работает без сотрудников, подавать отчет не нужно.
Отчет подается в Пенсионный фонд до 1 марта следующего года. Если в компании 25 и более человек, отчет можно отправить только в электронном формате. Если меньше 25 сотрудников — фонд примет любую форму отчета: электронную и бумажную.
За несданную вовремя отчетность работодателя ждет штраф — 500 ₽ за каждого сотрудника. Если отчет сдали вовремя, но включили не всех сотрудников, снова штраф — 500 ₽ за каждого «забытого» человека. При малейшей неточности: неверный СНИЛС, ИНН или ошибка в Ф. И. О. человека, штраф прежний — 500 ₽ за каждого сотрудника.
Росстат. Росстат изучает экономические и статистические показатели бизнеса. Крупные организации отчитываются перед Росстатом регулярно — раз в год, квартал или месяц. Очередность зависит от вида отчетности и видов деятельности. Например, Форму 1-ИП предприниматель сдает раз в год, а Форму ПМ-ПРОМ — ежемесячно.
Средний, малый и микробизнес предоставляет информацию только по запросу. Если Росстат хочет получить отчет, на имя руководителя высылают требование: ИП получает документ на адрес по прописке, ООО — на юридический адрес. В требовании перечислены формы, которые необходимо сдать, и сроки сдачи. Вместе с требованием руководитель получает формы отчетов и инструкции по их заполнению. Бывает, что письмо не доходит, работодатель не знает о требовании и не подает отчет. Тогда компанию оштрафуют. Чтобы избежать штрафа, лучше самостоятельно проверить, нужно ли вам подавать отчет. В поисковой строке сайта Росстата введите ОКПО, ИНН или ОГРН/ОГРНИП организации.
Отчет подается в Пенсионный фонд до 1 марта следующего года. Если в компании 25 и более человек, отчет можно отправить только в электронном формате. Если меньше 25 сотрудников — фонд примет любую форму отчета: электронную и бумажную.
За несданную вовремя отчетность работодателя ждет штраф — 500 ₽ за каждого сотрудника. Если отчет сдали вовремя, но включили не всех сотрудников, снова штраф — 500 ₽ за каждого «забытого» человека. При малейшей неточности: неверный СНИЛС, ИНН или ошибка в Ф. И. О. человека, штраф прежний — 500 ₽ за каждого сотрудника.
Росстат. Росстат изучает экономические и статистические показатели бизнеса. Крупные организации отчитываются перед Росстатом регулярно — раз в год, квартал или месяц. Очередность зависит от вида отчетности и видов деятельности. Например, Форму 1-ИП предприниматель сдает раз в год, а Форму ПМ-ПРОМ — ежемесячно.
Средний, малый и микробизнес предоставляет информацию только по запросу. Если Росстат хочет получить отчет, на имя руководителя высылают требование: ИП получает документ на адрес по прописке, ООО — на юридический адрес. В требовании перечислены формы, которые необходимо сдать, и сроки сдачи. Вместе с требованием руководитель получает формы отчетов и инструкции по их заполнению. Бывает, что письмо не доходит, работодатель не знает о требовании и не подает отчет. Тогда компанию оштрафуют. Чтобы избежать штрафа, лучше самостоятельно проверить, нужно ли вам подавать отчет. В поисковой строке сайта Росстата введите ОКПО, ИНН или ОГРН/ОГРНИП организации.

Если формы статистической отчётности не найдены — в этом году сдавать отчеты не нужно. Если появилась таблица «Перечень форм» — нужно отправить указанные в ней отчеты
Заполненный отчет нужно отнести в региональное отделение Росстата. Адрес можно узнать на их сайте. Если не получается сходить в Росстат лично, отчет можно отправить по почте ценным письмом с описью вложения или подать электронный отчет в личном кабинете Росстата. Электронные формы отчетности нужно подписать электронной подписью.
Если не сдать отчеты в Росстат, организацию ждут самые крупные штрафы: компанию или ИП оштрафуют от 20 000 до 70 000 ₽ за первое нарушение и от 100 000 до 150 000 ₽ — за повторное. Кроме того, руководителя оштрафуют от 10 000 до 20 000 ₽ за первое нарушение и от 30 000 до 50 000 ₽ — за повторное.
Ежеквартальные отчеты
Справка о доходах 6-НДФЛ. По отчету 6-НДФЛ налоговые инспекторы отслеживают, насколько правильно и своевременно работодатель начислил налог и перечислил деньги в бюджет. Сотрудников, которые получали зарплату вещами или продуктами, также нужно указать в справке 6-НДФЛ.
Отчет сдают каждый квартал, срок отчетности: до 30 апреля, до 31 июля, до 31 октября и до 1 марта следующего года. В отчет собирают общую информацию о начисленных и удержанных НДФЛ по всем сотрудникам. Справка 6-НДФЛ отличается от формы 2-НДФЛ: в 2-НДФЛ собирают данные по одному сотруднику, в 6-НДФЛ — по всем работникам компании. Можно сказать, что форма 6-НДФЛ — это сборник справок 2-НДФЛ.
Доходы и удержанные налоги указывают нарастающим итогом с начала года. Рассмотрим, как это выглядит в отчетах. Например, сотрудник получает зарплату 20 000 ₽ в месяц. Из этой суммы работодатель ежемесячно выплачивает НДФЛ 13% или 2600 ₽, и 17 400 ₽ сотрудник получает на руки. В 6-НДФЛ суммы указывают нарастающим итогом.
Отчет сдают каждый квартал, срок отчетности: до 30 апреля, до 31 июля, до 31 октября и до 1 марта следующего года. В отчет собирают общую информацию о начисленных и удержанных НДФЛ по всем сотрудникам. Справка 6-НДФЛ отличается от формы 2-НДФЛ: в 2-НДФЛ собирают данные по одному сотруднику, в 6-НДФЛ — по всем работникам компании. Можно сказать, что форма 6-НДФЛ — это сборник справок 2-НДФЛ.
Доходы и удержанные налоги указывают нарастающим итогом с начала года. Рассмотрим, как это выглядит в отчетах. Например, сотрудник получает зарплату 20 000 ₽ в месяц. Из этой суммы работодатель ежемесячно выплачивает НДФЛ 13% или 2600 ₽, и 17 400 ₽ сотрудник получает на руки. В 6-НДФЛ суммы указывают нарастающим итогом.
Период
Уплачено сотруднику
Перечислено НДФЛ
за 1 квартал
52 200 ₽
7800 ₽
за 2 квартал
104 400 ₽
15 600 ₽
за 3 квартал
156 600 ₽
23 400 ₽
за 4 квартал
208 800 ₽
31 200 ₽
Если взносы заплатили, а отчет не сдали, начислят минимальный штраф — 1000 ₽. Если страховые взносы не поступили в бюджет, компания заплатит штраф — от 5 до 30% суммы налога за каждый месяц просрочки, но не меньше 1000 ₽. Причем штраф начислят, даже если опоздаете отчитаться всего на день.
Расчет 4-ФСС. Это отчет по социальному страхованию работников. В нем указывают количество работников и сумму страховых взносов, уплаченных за квартал:
Если не сдать расчет 4-ФСС, компанию оштрафуют — сумма штрафа составляет 5% от начисленных взносов за квартал, но не меньше 1000 ₽. За повторное нарушение штраф возрастет до 30% от суммы взносов. Штраф придется заплатить за каждый полный или неполный месяц просрочки.
Расчет 4-ФСС. Это отчет по социальному страхованию работников. В нем указывают количество работников и сумму страховых взносов, уплаченных за квартал:
- на случай временной нетрудоспособности работников и в связи с материнством;
- на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Если не сдать расчет 4-ФСС, компанию оштрафуют — сумма штрафа составляет 5% от начисленных взносов за квартал, но не меньше 1000 ₽. За повторное нарушение штраф возрастет до 30% от суммы взносов. Штраф придется заплатить за каждый полный или неполный месяц просрочки.
Сроки сдачи расчета по страховым взносам
за 1 квартал
до 30 апреля
за 2 квартал
до 31 июля
за 3 квартал
до 31 октября
за 4 квартал
до 1 марта следующего года
Ежемесячные отчеты
Ежемесячно работодатель сдает два отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-М и СЗВ-ТД.
СЗВ-М или сведения о застрахованных лицах. Отчет сдают все работодатели: ИП и ООО. А также отчет обязаны сдавать иностранные компании при условии, что они работают в России или имеют здесь обособленные подразделения.
Отчет подают в территориальное отделение ПФР, а обособленное подразделение — в Пенсионный фонд по месту своего учета. Срок отчетности — не позднее 15 числа следующего месяца.
Если компания вовремя не отчиталась или допустила ошибку в СЗВ-М, ее оштрафуют на 500 ₽ за каждого сотрудника. При этом руководителя накажут на сумму от 300 до 500 ₽.
СЗВ-ТД или сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Это новый отчет, который появился из-за перехода на электронные трудовые книжки. Его подают на работников, с которыми заключены трудовые договоры. Работодатель указывает в отчете любые кадровые изменения: дату приема на работу, увольнения или перевода, а также — номер и дату соответствующих приказов.
Если в компании произошли кадровые изменения, отчет СЗВ-ТД подают в ПФР до 15 числа следующего месяца. Если изменений не было, СЗВ-ТД подавать не нужно.
СЗВ-М или сведения о застрахованных лицах. Отчет сдают все работодатели: ИП и ООО. А также отчет обязаны сдавать иностранные компании при условии, что они работают в России или имеют здесь обособленные подразделения.
Отчет подают в территориальное отделение ПФР, а обособленное подразделение — в Пенсионный фонд по месту своего учета. Срок отчетности — не позднее 15 числа следующего месяца.
Если компания вовремя не отчиталась или допустила ошибку в СЗВ-М, ее оштрафуют на 500 ₽ за каждого сотрудника. При этом руководителя накажут на сумму от 300 до 500 ₽.
СЗВ-ТД или сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Это новый отчет, который появился из-за перехода на электронные трудовые книжки. Его подают на работников, с которыми заключены трудовые договоры. Работодатель указывает в отчете любые кадровые изменения: дату приема на работу, увольнения или перевода, а также — номер и дату соответствующих приказов.
Если в компании произошли кадровые изменения, отчет СЗВ-ТД подают в ПФР до 15 числа следующего месяца. Если изменений не было, СЗВ-ТД подавать не нужно.
Важно: в 2020 году из-за пандемии ввели временные правила сдачи СЗВ-ТД. Если работодатель уволил сотрудника или принял нового, ему необходимо подать отчет на следующий день после издания приказа.
До конца 2020 года действует мораторий на штрафы за не сданный СЗВ-ТД или ошибки в отчетности. Со следующего года работодателя начнут штрафовать — 500 ₽ за каждого сотрудника.
Способы отправки отчетов
Отчеты за сотрудников можно отправлять в электронном и бумажном виде. Формат сдачи зависит от численности сотрудников. Чтобы не перепутать форму отчета, мы сформировали таблицу.
Вид отчета
Бумажная или электронная форма отчетности
Электронная форма отчетности
Справка 2-НДФЛ
меньше 25 человек
25 и более человек
Справка 6-НДФЛ
меньше 10 человек
10 и более человек
Единый расчет по страховым взносам
меньше 10 человек
10 и более человек
СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД
меньше 25 человек
25 и более человек
4-ФСС
меньше 25 человек
25 и более человек
Если организация нарушит способ отчетности, ее могут оштрафовать на 200 ₽, а руководителя — на 300–500 ₽.
Шпаргалка по отчетности за сотрудников
Форма отчета
Периодичность
Куда отправлять
Срок сдачи
2-НДФЛ
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1
раз в год
в ФНС
в ПФР
в ПФР
до 1 марта следующего года
6-НДФЛ
ЕРСВ
ЕРСВ
раз в квартал
в ФНС
до 30 числа месяца, следующего за кварталом
Расчет 4-ФСС
раз в квартал
в ФСС
до 20 числа в бумажном варианте
до 25 числа — в электронном формате
до 25 числа — в электронном формате
СЗВ-М
раз в месяц
в ПФР
до 15 числа следующего месяца
СЗВ-ТД
раз в месяц (при кадровых изменениях)
на следующий день (при увольнении и приеме на работу)
на следующий день (при увольнении и приеме на работу)
в ПФР
до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором были кадровые изменения
на следующий день после издания приказа об увольнении или приеме на работу
на следующий день после издания приказа об увольнении или приеме на работу
Поделиться