Как перейти на электронный документооборот
18.05.2021
Развиваем
В предыдущей статье мы подробно разобрали, каким компаниям пора переходить на электронный документооборот. Здесь рассказываем, как выбрать оператора ЭДО, перевести документы в цифровой формат, подготовить сотрудников и клиентов к обмену документами в электронном виде.
Подготовительный этап — составить матрицу документооборота, выбрать оператора ЭДО, получить ЭЦП
Составить схему бизнес-процессов и матрицу документооборота. В каждой компании есть определенный регламент, как сотрудникам работать с документами. Например, менеджер отдела продаж формирует две накладные: одну передает в бухгалтерию, вторую — на склад. Бухгалтер по накладной выписывает счет-фактуру и тоже передает на склад. После этого кладовщик собирает заказ и вместе с документами передает логисту. Документы, подписанные клиентом, возвращаются в компанию и подшиваются в папку «Готово».
Обычно порядок работы с документами прописан в локальных документах или сотрудники пользуются устным регламентом. Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно составить схему, как сотрудники взаимодействуют между собой, какие документы перемещаются внутри бизнеса, а какие — выходят за его пределы. По такой схеме проще составить матрицу документооборота — перечень документов, которые оформляются в компании, и фамилии сотрудников, задействованных в процессе.
Рассчитать объем документооборота. Когда матрица готова, вы можете рассчитать, сколько документов ежемесячно оформляют сотрудники и сколько — получают от контрагентов. Рассчитать объем документооборота необходимо, чтобы правильно выбрать подходящую систему ЭДО. Стоимость услуг операторов ЭДО зависит от количества документов или от объема памяти в облачном хранилище. Например, если компания отправляет до 50 электронных документов в год, она платит 500 ₽, если 200 документов в год — 1400 ₽, если 500 документов в год — 2400 ₽.
Если решение о переходе принимают владельцы бизнеса, акционеры или финансовая служба, аргументировать необходимость электронного документооборота поможет калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО.
У своих клиентов я видела: подключили ЭДО, заплатили 1500−2000 ₽ за электронную подпись и столько же за услуги оператора, а выгоды никакой — оказалось, что бизнес отправляет от силы три документа в год.
Оксана Бондаренко
Директор аутсорсинговой компании «Учёт и Право»
Перевести документы в цифровой формат. Сначала нужно оцифровать — отсканировать — имеющийся бумажный архив документов, продумать систему их идентификации. Можно использовать буквенную аббревиатуру и порядковый номер документа, например, идентификационный номер накладных будет Н1, Н2 Н3 и так далее. Для удобства электронные документы сортируют по отделам или по типам.
Затем нужно создать шаблоны для новых документов и использовать их внутри системы. Сотрудники просматривают историю документооборота по старым сделкам и на основе шаблона готовят новые документы.
Выбрать систему ЭДО. Между разными системами электронного документооборота налажен роуминг, чтобы компании, работающие в разных системах, могли обмениваться документами. Поэтому можно выбрать любого оператора ЭДО, например, СБИС, Контур.Диадок, «Экспесс документ» или «Дело».
Сравните тарифы разных операторов, оцените их функционал и интеграцию с другими сервисами, которыми уже пользуется компания, например, 1С или «Битрикс».
Получить электронную подпись. Электронный документ перед отправкой подписывается квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Ее получают в удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития. Подать заявку на получение подписи можно онлайн, но получить сертификат ключа ЭЦП — только в офисе удостоверяющего центра. Поэтому выбирайте центр в своем городе.
Как получить электронную подпись
ЭЦП выдают на имя сотрудника с правом действовать от лица компании. Например, электронную подпись можно оформить для руководителя и главного бухгалтера — они подписывают финансовые и налоговые документы, договоры с контрагентами.
Стоимость ЭЦП зависит от сферы ее применения. Например, для налоговой отчетности можно оформить электронную подпись за 1500 ₽, а для участия в тендерах — за 3000 ₽.
Важно: уточните у оператора ЭДО, какая подпись нужна для работы в системе.
Чтобы сэкономить, необязательно оформлять ЭЦП для внутреннего документооборота — работать в системе ЭДО сотрудники могут по логину и паролю. Но у каждого сотрудника должна быть своя пара логина и пароля, чтобы понимать, кто подготовил документ, внес в него правки и согласовал. Если после ряда согласований документ отправляют контрагентам — его подписывает руководитель квалифицированной электронной подписью.
Основной этап — регламентировать ЭДО, пригласить контрагентов перейти на электронный документооборот
Регламентировать ЭДО. Необходимо подготовить инструкцию по работе с ЭДО: кто и какие документы создает, кто их проверяет и подписывает, как именно обмениваться файлами внутри коллектива и со сторонними контрагентами.
Желательно назначить ответственного, который будет помогать сотрудникам освоить систему ЭДО. Он должен отвечать на вопросы, помогать решить проблемы при работе с ЭДО, общаться с технической службой оператора электронного документооборота. Дополнительные функции можно прописать в соглашении к трудовому договору или мотивировать назначенного сотрудника премией за увеличенный объем работы.
Автоматизация бизнес-процессов и ЭДО — не одно и то же. Зачастую проблемы возникают из-за непонимания принципа работы систем ЭДО. Большинство пользователей считает, что система электронного документооборота будет выполнять работу за них, однако это не так. Создавать, проверять и отправлять документы в системе должны сами сотрудники.
Яна Шабанова
Директор по развитию приложений для бизнеса в Atos
Пригласить действующих контрагентов. Всем контрагентам необходимо сообщить, что ваша компания переходит на электронный документооборот, и предложить — последовать вашему примеру для ускоренного взаимодействия. Информировать контрагентов можно с помощью централизованной рассылки или персонально.
С контрагентами, которые согласны перейти на новый формат сотрудничества, заключают соглашение о применении ЭДО. Необязательно оформлять письменное соглашение, достаточно получить положительный ответ в переписке или в устной беседе.
Не все контрагенты захотят переходить на электронный документооборот, поэтому вряд ли получится полностью отказаться от бумажных документов.
Мы занимаемся электронной коммерцией, и у нас есть клиенты по всей стране. Чтобы не отправлять им бумаги в письмах — перешли на ЭДО. В итоге электронное взаимодействие налажено с 88% клиентов, остальным — по-прежнему отправляем оригиналы документов Почтой России.
Убедить клиентов переходить на ЭДО бывает непросто. Приходится объяснять разницу, рассказывать о преимуществах и приводить примеры из собственной практики.
Интересно, что некоторые из клиентов не подозревают, что уже подключены и используют ЭДО. Например, они сдают электронно только налоговую отчетность, хотя могут использовать систему, чтобы обмениваться документами с контрагентами.
Николай Истомин
Директор по развитию платформы онлайн-торговли uniSiter
Сообщать новым клиентам об ЭДО. Сотрудники, которые работают с новыми клиентами или отвечают на входящие звонки, должны сразу предупреждать клиентов о возможном электронном взаимодействии. Проще с начала сотрудничества использовать выбранный формат, чем потом менять сложившиеся процессы.
Чек-лист по внедрению ЭДО
- Составьте перечень внутренних и внешних документов, рассчитайте их объем. Определите список сотрудников, которые работают с документами.
- Оцифруйте бумажные документы и создайте шаблоны для электронных.
- Оформите электронную подпись для сотрудников, которые вправе подписывать документы от лица компании. Сгенерируйте логин и пароль для сотрудников, которые работают с внутренними документами.
- Выберите систему электронного документооборота, которую можно интегрировать с другими сервисами — бухгалтерскими, почтовыми, управленческими и CRM.
- Пригласите контрагентов перейти на ЭДО.
- Составьте инструкцию по ЭДО — кто, когда, как и какие документы обязан оформлять в компании.
- Назначьте ответственного сотрудника, который будет контролировать работу системы и общаться с оператором ЭДО.
Поделиться
0 комментариев