Электронный документооборот

22.04.2021 Развиваем

Государство постепенно внедряет обязательный электронный документооборот для госструктур и для бизнеса. Уже к концу 2024 года в стране планируют оцифровать до 70% счет-фактур и до 95% накладных. Разберемся, какие компании и ИП обязаны перейти на ЭДО, а кто пока может работать по старинке.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен финансовыми и юридическими документами в электронном виде. Но это не то же самое, что сканированная копия, отправленная на email.

Электронный документ — это файл, подписанный специальной электронной подписью. Его передают по безопасным каналам связи. Перехватить или подделать такой документ также сложно, как взломать банк. К тому же электронная подпись (ЭЦП), которой подписывают документ, подтверждает, что его содержимое не менялось.

Как получить электронную подпись

Чтобы создать электронный документ, нужно оформить ЭЦП и заключить договор с оператором ЭДО — это компания, которая обеспечивает юридически значимый документооборот. Как перейти на ЭДО, расскажем в следующей статье. Подпишитесь на обновления, чтобы не пропустить актуальную информацию.
Контрагенты могут беспрепятственно обмениваться документами, даже если они пользуются услугами разных операторов ЭДО. Но лучше выбрать оператора федерального уровня, который работает по всей стране.
Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный с печатью и подписью. Он считается юридически значимым — его необходим для участия в тендере, при сдаче отчетности в налоговую или отправке платежки в банк. ЭДО подходит для обмена первичными документами с контрагентами. Если компания перешла на электронный документооборот, не нужно передавать контрагенту бумажный оригинал.

Когда бизнес обязан применять ЭДО для взаимодействия с государством

Отправить бухгалтерский баланс в ФНС. Годовую бухгалтерскую отчетность с 2021 года все организации обязаны сдавать в электронном виде. Раньше делали исключение для компаний, относящихся к малому бизнесу — они могли сдать бумажную версию. Сейчас бумажный отчет не примут.

Бухгалтерская отчетность по новым правилам

Сдать налоговую отчетность в ФНС. Компании и ИП, у которых в штате более 100 сотрудников, обязаны сдавать всю налоговую отчетность через оператора ЭДО — любые декларации нужно отправлять только в электронном виде.
Аналогичное требование распространяется на крупнейших налогоплательщиков — это компании с выручкой от 35 млрд. рублей, любые кредитные или страховые организации, брокеры. Все они обязаны сдавать декларации только в системе ЭДО. Распечатанную отчетность у них не примут.

Если в штате меньше 100 сотрудников и ваша компания не относится к категории крупнейших налогоплательщиков — можете выбирать: сдавать бумажную налоговую отчетность или отправлять декларацию по системе ЭДО.

Отчитаться по НДС. Декларации по НДС необходимо сдавать электронно. Требование распространяется на компании и ИП, которые отвечают хотя бы одному из перечисленных признаков:

применяет общую систему налогообложения;
платит НДС как налоговый агент по своим сделкам с иностранным поставщиком либо при аренде муниципального имущества;
выставляет счета-фактуры клиентам или получает счета-фактуры за посредническую деятельность.

Во всех перечисленных случаях налоговики не принимают бумажные декларации по НДС.
Отправить расчет страховых взносов за работников в ФНС. Электронные расчеты отправляют компании и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников более 10 человек. Если в коллективе меньше 10 сотрудников — расчет в налоговую можно унести лично или отправить по почте.

Отчитаться за работников перед Пенсионным Фондом и ФСС. Если в компании больше 25 наемных сотрудников — отчетность в ПФР сдают в электронном виде. Это касается форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, ДСВ-3 со сведениями о работниках. Компании, у которых меньше 25 сотрудников, могут сдавать бумажный вариант отчетности.
Аналогичная ситуация с формой 4-ФСС, которую работодатели подают в Фонд соцстрахования: если в компании работает более 25 человек — отчет отправляют в электронном виде, если меньше — можно подать бумажный вариант.

Отчитаться в Росстате. В 2021 году статистическую отчетность последний раз можно подать в бумажном виде. С 2022 года в Росстат нужно отправлять только электронные документы. Это касается компаний и ИП, которые попадают под сплошное и выборочное статистическое наблюдение. На сайте Росстата по ИНН можно уточнить, какую статотчетность нужно подать и в какие сроки.

Перечисленные требования не касаются ИП на упрощенке или патенте со штатом менее 10 сотрудников. Если предприниматель не платит НДС, он может самостоятельно выбирать форму сдачи отчетности.

Кто обязан применять ЭДО для работы с контрагентами

Участники госзакупок. С апреля 2021 года участники торгов могут обмениваться только электронными документами. Требование распространяется на подключение к торговой площадке и на взаимодействие между заказчиками и исполнителями.

Производители и продавцы обуви, одежды, табака и других маркированных товаров. Чтобы торговать маркированной продукцией, необходимо подключиться к системе «Честный знак». Все контрагенты, которые есть в цепочке от производителя до магазина, обязаны обмениваться документами через эту систему.

Производители и продавцы алкоголя. Если компания производит или торгует алкогольными напитками, она обязана подключиться к ЕГАИС и в системе обмениваться документами с контрагентами.

Поставщики и продавцы фермерских продуктов, которые подлежат ветконтролю. Продавцам сельхозпродукции необходимо зарегистрироваться в системе «Меркурий» и через нее оформлять сопроводительные документы. Например, ветеринар выдает заключение, выписывает справку и свидетельство только в электронном виде. Контрагенты получают документы на партию сельхозпродукции по системе ЭДО.

Продавцы импортных холодильников, детских автокресел и других прослеживаемых товаров. В России утвержден список товаров, которые должны прослеживаться с момента пересечения границы РФ. Например, в него включены холодильники, стиральные машины, мониторы, детские коляски, а также промышленное оборудование: холодильные и морозильные установки, тепловые насосы, автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы.
Контрагенты оформляют счета-фактуры на зарубежные поставки этих товаров и обмениваются документами только через систему ЭДО.

Пример

Когда компания завозит из Китая партию стиральных машин, налоговая служба присваивает ей уникальный код. Участники сделок — оптовики и розничные магазины — указывают этот код в счетах-фактурах. Причем все документы вплоть до продажи конечному покупателю оформляются в электронном виде.

Какими преимуществами обладает ЭДО

Помогает не отстать от рынка. Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на ЭДО. По данным СКБ «Контур», уже треть российских компаний использует электронный документооборот. Причем крупный бизнес охвачен на 50–70%, а малый и средний — только на 5–12%.

На фоне пандемии развитие этого сегмента рынка заметно ускорилось: по данным нашей компании на 30% выросло число субъектов бизнеса, которые внедряют систему юридически значимого электронного документооборота.

В 2021 году мы ожидаем усиления этой тенденции: все больше категорий документов необходимо хранить и передавать в электронном виде.

Полина Дуйкова,

руководитель направления СЭД/ECM

в IT-компании Softline

Экономит ресурсы. При отказе от бумажного документооборота в разы сокращается стоимость подготовки, пересылки и хранения документов. Предприниматели отмечают, что у них снижаются затраты на расходные материалы для оргтехники, почтовые и курьерские услуги, организацию систем хранения архивов. Вместо расходов на бумагу и заправку картриджа, достаточно раз в год оформить электронную подпись и оплатить подключение к системе ЭДО.

На мой взгляд, переход на ЭДО снижает бюрократическую нагрузку, облегчает коммуникацию между сотрудниками, сохраняет лесные ресурсы, улучшает показатели эффективности управления организацией.

Необходимо упомянуть и про издержки. Раньше мы тратили около 3–5% прибыли на печать и пересылку документов. С ЭДО мы сократили эти расходы более чем наполовину.

Яна Шабанова,

директор по развитию приложений

для бизнеса в ИТ-компании Atos

Уменьшает трудозатраты. Не нужно тратить время на распечатку, подпись, отправку, отслеживание и обратное получение документов. За несколько секунд документ с электронной подписью доставляется в любую точку мира.

Два года назад наша компания запустила обмен электронными документами. А уже в 2020 году мы отправили по системе ЭДО более двух с половиной миллионов электронных документов. С переходом на ЭДО сотрудники стали тратить меньше времени на оформление документов и подготовку их к отправке — исходящий документооборот по всем 115 филиалам у нас ведут всего три специалиста.

Виолетта Примакова,

заместитель финдиректора

транспортной компании «Байкал-Сервис»

Защищает данные. Утечка конфиденциальной информации обычно происходит, когда бумажные документы выходят за пределы организации.

При ЭДО невозможно потерять оригиналы документов. К тому же можно ограничить доступ к конфиденциальной информации и коммерческим тайнам — содержимое документа может посмотреть только доверенный сотрудник.

Операторы ЭДО гарантируют защиту обрабатываемой информации и несут за это юридическую ответственность. Данные всегда хранятся в зашифрованном виде, поэтому содержимое невозможно прочесть или скопировать, даже если систему ЭДО взломают или произойдет технический сбой.

Помогает развивать бизнес. Применять ЭДО стоит не только ради экономии или по требованию контрагентов, но и для развития собственной компании.
Если бизнес переходит на электронный документооборот, он автоматизирует обработку и хранение информации. Сотрудникам легче собирать и анализировать сведения, проще находить информацию о клиентах и сделках, а руководству — принимать эффективные управленческие решения.

Проверьте, нужен ли ЭДО вашему бизнесу

Для работы с госслужбами

1. Налоговая отчетность в ФНС - Все юрлица
2. Налоговая декларация по любому налогу -Юрлица и ИП со штатом от 100 работников
3. Декларация по НДС - Юрлица и ИП — плательщики НДС
4. Расчет страховых взносов за работников - Юрлица и ИП, у которых 10 и больше сотрудников
5. Отчет в ПФР и ФСС - Юрлица и ИП, у которых 25 и больше сотрудников
6. Отчет в Росстат - Все юрлица и ИП

Для работы с контрагентами

1. Участники электронных торгов - Обязательно для заказчика и исполнителя
2. Производители и продавцы маркированных товаров - Обязательная регистрация в системе «Честный знак»
3. Производители и продавцы алкогольной продукции - Обязательная регистрация в ЕГАИС
4. Фермеры и продавцы фермерской продукции, подлежащей ветеринарному контролю - Обязательная регистрация в системе «Меркурий»
5. Продавцы импортных прослеживаемых товаров - Обязательная регистрация в национальной системе прослеживаемости товаров

Мария Макеева, планирует использовать ЭДО