Все про бизнес

Как сократить расходы малому бизнесу

Развиваем
После пандемии нашей компании было сложно войти в докризисный режим. Чтобы удержаться на плаву, мы сократили расходы. Рассказываем, что можно сократить или убрать совсем, чтобы было проще вернуться к прежним показателям.

Снизить расходы на производство и логистику


Производство. Проанализируйте технологии производства и найдите способы снизить затраты без ущерба качеству: можно перейти на ресурсосберегающие технологии, пересмотреть условия договора поставки, самостоятельно заняться ремонтом оборудования. 

Например, чтобы снизить расходы в семейном бизнесе по производству косметики, мы перестали покупать у подрядчика джутовые мешки для натурального мыла. Вместо этого, мы наняли работника, нашли поставщика расходных материалов. Оказалось, что самостоятельно производить мешки в долгосрочной перспективе выгоднее, чем закупать у поставщика.

Джутовый мешок у подрядчика стоит 22 ₽. Мы заказывали примерно 20 тысяч мешков в год на сумму 440 000 ₽, еще 42 000 ₽ уходило на оплату курьера. Итого на джутовые мешки мы тратили 482 000 ₽ в год. И всегда оставался риск, что у поставщика закончатся мешки, отгрузка сорвется, и мы не сможем вовремя выпустить партию товара.  

Чтобы начать собственное производство, мы купили оверлок за 34 000 ₽ и наняли сотрудника, которому выплачивали по 10 ₽ за мешок. Производить джутовые мешки на 25% дешевле, чем покупать готовые.  

За месяц сотрудник успевает произвести до 2400 мешков и за год может выполнить необходимый объем. Теперь на изготовление 20 тысяч мешков мы тратим 330 000 ₽. Экономия за год составляет 152 000 ₽. 

мешки
Наша косметическая компания занялась производством джутовой упаковки и сократила расходы на 25%

Хранение. Вычислите реально необходимый объем товара на определенный срок — на неделю, месяц или квартал. И отслеживайте актуальные остатки, чтобы не захламлять склад, но и не остаться с пустыми полками. Если складские остатки превышают необходимый объем — устройте распродажу: проведите акцию или распродайте излишки по себестоимости. 

Можно сократить срок хранения товаров на складе, если договориться с поставщиком расходных материалов в своем городе или регионе, — вы сможете получать товар часто, но небольшими партиями. В этом случае отпадет необходимость арендовать большие складские помещения. 

Если сможете сократить складские остатки, можно арендовать склад меньшего размера. Например, изначально под склад наша компания арендовала ангар 700 квадратных метров и выплачивала за аренду 70 000 ₽ в месяц. Часть помещения пустовала. Чтобы сократить расходы, мы нашли полуподвальное помещение на 250 квадратных метров в центре города. Также оказалось, что у владельца пустуют помещения на первом этаже здания, которые мы сняли под офис. За аренду всех площадей мы платим по 50 000 ₽ в месяц. 

Транспортировка. Чтобы снизить расходы на логистику, можно сократить парк служебных авто или отказаться от услуг внешнего подрядчика. Например, раньше доставкой заказов занималась сторонняя логистическая компания, и клиенты платили за доставку 600 ₽. Чтобы сократить стоимость доставки, мы наняли штатного курьера, который развозит заказы на общественном транспорте. За одну доставку он получает по 350 ₽. Для клиентов снизилась стоимость доставки, и количество заказов возросло на 20%.

Снизить расходы на персонал


Перевести сотрудников на удаленку. Если перевести сотрудников на дистанционную работу, можно сократить расходы на аренду и обслуживание офиса. К тому же вы сможете привлекать кандидатов из удаленных регионов — зарплата в регионах обычно ниже, чем в городах-миллионниках. Этот способ экономии мы не тестировали, но мне он кажется разумным и обоснованным.

Как перевести сотрудников на удаленную работу

Анкета бухгалтера
Бухгалтер  из региона с большим опытом ищет работу за 30 000 ₽

Изменить график работы. Иногда выгодно перевести сотрудников на график неполного рабочего дня или ввести сменный режим работы. Например, мы открыли магазин натуральной косметики, который работал шесть дней в неделю с 10:00 до 20:00. На работу приняли двух продавцов — они работали по 3 дня в неделю. 

Когда мы проанализировали отчеты продаж, то выяснили — первую половину дня магазин пустует — покупатели приходят за покупками с 15:00 до 20:00 часов. Мы сократили время работы магазина и перевели сотрудников на укороченный рабочий день. Выручка сохранилась почти прежней, а расходы сократились. 

Передать часть функций на аутсорсинг. Непрофильные обязанности можно передать стороннему специалисту — иногда услуги внештатного юриста, эйчара и маркетолога выгоднее штатного сотрудника. Например, недавно мы наняли внештатного бухгалтера и отказались от содержания собственной бухгалтерии. Оказалось, что нашей компании платить зарплату сотруднику накладнее, чем передать обязанности внештатнику. Сторонний бухгалтер взял на себя функции штатника — рассчитывает зарплату и сдает налоговую отчетность. 


Что выгоднее: онлайн-бухгалтерия, аутсорсинг или штатный бухгалтер

Сократить штат. Этот вариант используют, если предыдущие способы не помогли уменьшить расходы. Компания рискует лишиться ценных кадров — такая ситуация может создать больше проблем, чем принести пользы. Не забудьте, что при сокращении штата сотруднику нужно выплатить выходное пособие, и этот способ лучше оставить для безвыходных ситуаций.

Увеличить эффективность работы


Автоматизировать бизнес-процессы. Иногда сотрудники тратят много времени на рутинные операции. Если разработать скрипты телефонных звонков, прописать регламенты работы или перейти на CRM, можно существенно повысить производительность. 

Например, не все наши потенциальные клиенты знакомы с натуральной косметикой, понимают ее ценность и обоснованность высокой цены. Плюс ассортимент в магазине большой, и покупателям сложно выбрать нужный товар. Когда мы открывали новый магазин и принимали продавца, он не мог помочь покупателям, потому что сам плохо разбирался в товаре. 

Чтобы не терять выручку и не отпугнуть покупателей, мы создали для продавцов обучающие гайды, в которых подробно расписали свойства товара и способы его презентации. Продавцы научились коротко и быстро презентовать косметику, разбираться в потребностях покупателей и быстро подбирать нужные позиции. Клиенты стали чаще уходить с покупкой, появилось больше постоянных покупателей. 

Памятка продавцу
Образец обучающего материала для продавцов

Перейти на сдельно-премиальную оплату. Нерадивые сотрудники не хотят напрягаться, если в конце месяца получат стабильную зарплату. Вы можете уменьшить окладную часть и добавить к ней премию за успешную работу. Обычно премия повышает продуктивность работников, мотивирует их продавать больше товаров. 



Важно: при 40-часовой рабочей неделе окладная часть не может быть меньше МРОТ



Оформить налоговые вычеты


Налоговый вычет — легальная возможность для малого бизнеса в России перечислять в бюджет меньше налогов. Например, ИП на УСН или ПСН может 2 года не платить налоги, если его деятельность связана с производственной, социальной, научной сферой или бытовыми услугами. Например, налоговыми каникулами может воспользоваться гостиничный бизнес. 

ИП на ОСН может получить имущественный вычет при покупке квартиры, ИП на УСН «Доходы» и на патенте — вычет по страховым взносам: ИП с сотрудниками уменьшит налог наполовину, ИП-одиночка может не платить налог полностью. 


Провести рефинансирование по кредитам

Чтобы снизить кредитную нагрузку, можно рефинансировать кредит — оформить новый, чтобы погасить имеющийся. Рефинансирование выгодно, когда ставка по новому кредиту ниже ставки по действующему. Кроме того, новый кредит оформляют на более длительный срок, чтобы уменьшить ежемесячный платеж. При рефинансировании можно объединить несколько кредитов в один, чтобы было проще платить.

Но учтите, что рефинансирование выгодно, если разница по кредитным ставкам составляет от 2%. Если платили по кредиту больше половины срока, рефинансирование проводить невыгодно. При формировании графика платежа банки чаще применяют аннуитентную схему  — первую половину срока плательщик погашает проценты, а основной долг уменьшается незначительно. 

Плюсы и минусы рефинансирования 

Снизить другие расходы


Корпоративные мероприятия. В сложные времена корпоративы и тимбилдинги — первое, на чем стоит экономить. Если не хотите совсем отказываться от корпоративного отдыха, можно организовывать его силами своих специалистов. Или, наоборот, пригласить event-агентство — в зависимости от того, что выгоднее. 

Реклама. Различные рекламные каналы могут показывать разную эффективность. Проанализируйте, с каких каналов приходит основная доля трафика, и откажитесь от других способов продвижения, сократив рекламный бюджет. Для анализа можно использовать различные инструменты, например, Google Аналитика, Roistat или QUON

Мы протестировали несколько способов продвижения в соцсетях: запускали рекламные баннеры, публиковали гостевые посты, проводили конкурсы в паблике. Оказалось, пользователи активнее заказывают товары после проведения розыгрышей с призами. 

Теперь мы чаще проводим конкурсы. На призы тратим около 4000 ₽, еще 3000 ₽ — на анонс конкурса. С одного конкурса мы получаем примерно 30 заказов на сумму от 15 000 до 60 000 ₽, или от 10 000 до 30 000 ₽ — чистой прибыли. 

Отзыв
Помимо прибыли, конкурсы помогают нам получить положительные отзывы клиентов

Лишние сервисы. Определите, какие инструменты необходимы компании для работы без ущерба качеству, и откажитесь от ненужных сервисов, платных подписок и программ. 

На чем не стоит экономить


Квалифицированные кадры. Экономия на специалистах отражается на эффективности бизнеса: неопытный менеджер может допускать значимые ошибки в управлении процессами, бухгалтер — неверно вести учет, а курьер — опаздывать с доставкой. 

Например, мы наняли руководителя по продажам с нерелевантным опытом. Сотрудник использовал методы и механики управления, которые не подходили для продаж натуральной косметики: он пытался получить большие оптовые заказы, а мы работаем с сектором B2C. В течение трех месяцев мы только теряли прибыль.

Складские запасы. Если чересчур урезать складские запасы, можно потерять часть прибыли. Например, перед сезонным спадом мы заказали на 30% меньше косметики, чем обычно. А спада не произошло — мы могли получить среднемесячный объем заказов, но перестали их принимать, потому что не хватало товара для отгрузки. Теперь мы всегда оставляем немного косметики «про запас» — на случай большого количества заказов.

Оборудование. Попытка сэкономить на необходимом оборудовании и инструментах приведет к убыткам — продуктивность сотрудников зачастую падает, они могут совершать больше ошибок. 

Зарплата. Если значительно урезать зарплату сотрудникам, это может повлечь увольнения, и бизнес теряет часть прибыли.