Подпишитесь на рассылку
Раз в неделю отправляем самые свежие материалы на тему личных финансов и бизнеса
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
развиваем Бизнес

Какие отчеты сдавать за работников

Шпаргалка для работодателя
13 ноября 2020
автор статьи Лариса Трембицкая
Лариса Трембицкая
работала главным бухгалтером
Отчитываться за сотрудников обязаны все работодатели: организации и ИП. Сдавать формы нужно в четыре инстанции: налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Росстат. Если опоздать со сдачей, работодателя оштрафуют. Рассказываем, какие отчеты, куда и когда нужно сдать, чтобы избежать штрафов.

Годовые отчеты за сотрудников

Справка о доходах 2-НДФЛ. Работодатель подает в налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ по каждому сотруднику, который в течение года получил доход. В расчет нужно включить штатных работников и специалистов, оформленных по гражданско-правовому договору. В справке указывают полученный и удержанный налог за прошедший год.
      ПРИМЕР: В компанию на лето приняли продавцов мороженого и заключили гражданско-правовой договор. По итогам года работодатель подает по временным сотрудникам справку по форме 2-НДФЛ.
      Годовой отчет подают в налоговую инспекцию до 1 марта следующего года. Если подать с опозданием, работодателя оштрафуют на 200 ₽ за каждую справку. Работодателя также оштрафуют, если налоговый инспектор найдет в форме 2-НДФЛ ошибку. Налоговая взыщет с работодателя по 500 ₽ за каждый документ с ошибкой. Если работодатель раньше налоговиков найдет и исправит недочеты, штрафа можно избежать. Для этого нужно отправить в налоговую исправленную справку 2-НДФЛ.
          СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. Раз в год работодатель подает отчет СЗВ-СТАЖ о страховом стаже сотрудников, который они накопили за время работы в компании, и опись передаваемых сведений по форме ОДВ-1. Отчет СЗВ-СТАЖ подают работодатели, которые в течение года платили зарплату сотрудникам по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если ИП работает без сотрудников, подавать отчет не нужно.

          Отчет подается в Пенсионный фонд до 1 марта следующего года. Если в компании 25 и более человек, отчет можно отправить только в электронном формате. Если меньше 25 сотрудников — фонд примет любую форму отчета: электронную и бумажную.

          За несданную вовремя отчетность работодателя ждет штраф — 500 ₽ за каждого сотрудника. Если отчет сдали вовремя, но включили не всех сотрудников, снова штраф — 500 ₽ за каждого «забытого» человека. При малейшей неточности: неверный СНИЛС, ИНН или ошибка в Ф. И. О. человека, штраф прежний — 500 ₽ за каждого сотрудника.

          Росстат. Росстат изучает экономические и статистические показатели бизнеса. Крупные организации отчитываются перед Росстатом регулярно — раз в год, квартал или месяц. Очередность зависит от вида отчетности и видов деятельности. Например, Форму 1-ИП предприниматель сдает раз в год, а Форму ПМ-ПРОМ — ежемесячно.

          Средний, малый и микробизнес предоставляет информацию только по запросу. Если Росстат хочет получить отчет, на имя руководителя высылают требование: ИП получает документ на адрес по прописке, ООО — на юридический адрес. В требовании перечислены формы, которые необходимо сдать, и сроки сдачи. Вместе с требованием руководитель получает формы отчетов и инструкции по их заполнению. Бывает, что письмо не доходит, работодатель не знает о требовании и не подает отчет. Тогда компанию оштрафуют. Чтобы избежать штрафа, лучше самостоятельно проверить, нужно ли вам подавать отчет. В поисковой строке сайта Росстата введите ОКПО, ИНН или ОГРН/ОГРНИП организации.
              Проверка запроса о сдаче отчета на сайте Росстата
              Если формы статистической отчётности не найдены — в этом году сдавать отчеты не нужно. Если появилась таблица «Перечень форм» — нужно отправить указанные в ней отчеты
              Заполненный отчет нужно отнести в региональное отделение Росстата. Адрес можно узнать на их сайте. Если не получается сходить в Росстат лично, отчет можно отправить по почте ценным письмом с описью вложения или подать электронный отчет в личном кабинете Росстата. Электронные формы отчетности нужно подписать электронной подписью.
                  Если не сдать отчеты в Росстат, организацию ждут самые крупные штрафы: компанию или ИП оштрафуют от 20 000 до 70 000 ₽ за первое нарушение и от 100 000 до 150 000 ₽ — за повторное. Кроме того, руководителя оштрафуют от 10 000 до 20 000 ₽ за первое нарушение и от 30 000 до 50 000 ₽ — за повторное.

                      Ежеквартальные отчеты

                      Справка о доходах 6-НДФЛ. По отчету 6-НДФЛ налоговые инспекторы отслеживают, насколько правильно и своевременно работодатель начислил налог и перечислил деньги в бюджет. Сотрудников, которые получали зарплату вещами или продуктами, также нужно указать в справке 6-НДФЛ.

                      Отчет сдают каждый квартал, срок отчетности: до 30 апреля, до 31 июля, до 31 октября и до 1 марта следующего года. В отчет собирают общую информацию о начисленных и удержанных НДФЛ по всем сотрудникам. Справка 6-НДФЛ отличается от формы 2-НДФЛ: в 2-НДФЛ собирают данные по одному сотруднику, в 6-НДФЛ — по всем работникам компании. Можно сказать, что форма 6-НДФЛ — это сборник справок 2-НДФЛ.

                      Доходы и удержанные налоги указывают нарастающим итогом с начала года. Рассмотрим, как это выглядит в отчетах. Например, сотрудник получает зарплату 20 000 ₽ в месяц. Из этой суммы работодатель ежемесячно выплачивает НДФЛ 13% или 2600 ₽, и 17 400 ₽ сотрудник получает на руки. В 6-НДФЛ суммы указывают нарастающим итогом.
                          Период
                          Уплачено сотруднику
                          Перечислено НДФЛ
                          за 1 квартал
                          52 200 ₽
                          7800 ₽
                          за 2 квартал
                          104 400 ₽
                          15 600 ₽
                          за 3 квартал
                          156 600 ₽
                          23 400 ₽
                          за 4 квартал
                          208 800 ₽
                          31 200 ₽
                          Если взносы заплатили, а отчет не сдали, начислят минимальный штраф — 1000 ₽. Если страховые взносы не поступили в бюджет, компания заплатит штраф — от 5 до 30% суммы налога за каждый месяц просрочки, но не меньше 1000 ₽. Причем штраф начислят, даже если опоздаете отчитаться всего на день.

                          Расчет 4-ФСС. Это отчет по социальному страхованию работников. В нем указывают количество работников и сумму страховых взносов, уплаченных за квартал:

                          • на случай временной нетрудоспособности работников и в связи с материнством;

                          • на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

                          Работодатель подает форму 4-ФСС в территориальное отделение фонда социального страхования. Срок сдачи зависит от формы отчета: в бумажном виде — не позднее 20 числа месяца, следующего за кварталом; в электронном — на 5 дней позднее, то есть до 25 числа того же месяца. Если последний день отчетности выпал на выходной или праздничный день, срок отчетности переносят на первый рабочий день.

                          Если не сдать расчет 4-ФСС, компанию оштрафуют — сумма штрафа составляет 5% от начисленных взносов за квартал, но не меньше 1000 ₽. За повторное нарушение штраф возрастет до 30% от суммы взносов. Штраф придется заплатить за каждый полный или неполный месяц просрочки.

                              Сроки сдачи расчета по страховым взносам

                              за 1 квартал
                              до 30 апреля
                              за 2 квартал
                              до 31 июля
                              за 3 квартал
                              до 31 октября
                              за 4 квартал
                              до 1 марта следующего года

                              Ежемесячные отчеты

                              Ежемесячно работодатель сдает два отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-М и СЗВ-ТД.

                              СЗВ-М или сведения о застрахованных лицах. Отчет сдают все работодатели: ИП и ООО. А также отчет обязаны сдавать иностранные компании при условии, что они работают в России или имеют здесь обособленные подразделения.

                              Отчет подают в территориальное отделение ПФР, а обособленное подразделение — в Пенсионный фонд по месту своего учета. Срок отчетности — не позднее 15 числа следующего месяца.

                              Если компания вовремя не отчиталась или допустила ошибку в СЗВ-М, ее оштрафуют на 500 ₽ за каждого сотрудника. При этом руководителя накажут на сумму от 300 до 500 ₽.

                              СЗВ-ТД или сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Это новый отчет, который появился из-за перехода на электронные трудовые книжки. Его подают на работников, с которыми заключены трудовые договоры. Работодатель указывает в отчете любые кадровые изменения: дату приема на работу, увольнения или перевода, а также — номер и дату соответствующих приказов.

                              Если в компании произошли кадровые изменения, отчет СЗВ-ТД подают в ПФР до 15 числа следующего месяца. Если изменений не было, СЗВ-ТД подавать не нужно.
                                  Важно: в 2020 году из-за пандемии ввели временные правила сдачи СЗВ-ТД. Если работодатель уволил сотрудника или принял нового, ему необходимо подать отчет на следующий день после издания приказа.
                                  До конца 2020 года действует мораторий на штрафы за не сданный СЗВ-ТД или ошибки в отчетности. Со следующего года работодателя начнут штрафовать — 500 ₽ за каждого сотрудника.

                                      Способы отправки отчетов

                                      Отчеты за сотрудников можно отправлять в электронном и бумажном виде. Формат сдачи зависит от численности сотрудников. Чтобы не перепутать форму отчета, мы сформировали таблицу.
                                        Вид отчета
                                        Бумажная или электронная форма отчетности
                                        Электронная форма отчетности
                                        Справка 2-НДФЛ
                                        меньше 25 человек
                                        25 и более человек
                                        Справка 6-НДФЛ
                                        меньше 10 человек
                                        10 и более человек
                                        Единый расчет по страховым взносам
                                        меньше 10 человек
                                        10 и более человек
                                        СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД
                                        меньше 25 человек
                                        25 и более человек
                                        4-ФСС
                                        меньше 25 человек
                                        25 и более человек
                                        Если организация нарушит способ отчетности, ее могут оштрафовать на 200 ₽, а руководителя — на 300–500 ₽.

                                        Шпаргалка по отчетности за сотрудников

                                        Форма отчета
                                        Периодичность
                                        Куда отправлять
                                        Срок сдачи
                                        2-НДФЛ

                                        СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1

                                        раз в год
                                        в ФНС

                                        в ПФР
                                        до 1 марта следующего года
                                        6-НДФЛ

                                        ЕРСВ

                                        раз в квартал
                                        в ФНС
                                        до 30 числа месяца, следующего за кварталом
                                        Расчет 4-ФСС
                                        раз в квартал
                                        в ФСС
                                        до 20 числа в бумажном варианте

                                        до 25 числа — в электронном формате
                                        СЗВ-М
                                        раз в месяц
                                        в ПФР
                                        до 15 числа следующего месяца
                                        СЗВ-ТД
                                        раз в месяц (при кадровых изменениях)


                                        на следующий день (при увольнении и приеме на работу)
                                        в ПФР
                                        до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором были кадровые изменения

                                        на следующий день после издания приказа об увольнении или приеме на работу
                                        Раз в неделю отправляем самые свежие материалы на тему личных финансов и бизнеса
                                        Подпишитесь на рассылку
                                        Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности