Подпишитесь на рассылку
Раз в неделю отправляем самые свежие материалы на тему личных финансов и бизнеса
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
развиваем Бизнес

Корпоративная карта

И как она облегчает отчетность
27 января 2021
автор статьи Инна Дятлова, изучила возможности корпоративных карт
Инна Дятлова
изучила возможности корпоративных карт
Бывают ситуации, когда сотрудник оплачивает корпоративные расходы. Например, расплачивается личной картой за канцтовары или подотчетными деньгами за отель в командировке. Чтобы подтвердить расходы, сотруднику и бухгалтеру приходится оформить множество документов. Сократить документооборот помогает корпоративная карта для юридических лиц — им не нужно снимать наличные с расчетного счета компании, выдавать сотруднику подотчетные суммы, заполнять ордера и ведомости.

Рассказываем, в каких случаях удобно использовать корпоративную карту, как ее оформить и какие расходы можно оплачивать.

Как оформить корпоративную карту

Корпоративную, или бизнес-карту, привязывают к счету компании. Например, к расчетному счету можно привязать карту, которой пользуются руководитель и главный бухгалтер. Они могут расплатиться картой за товар, рассчитаться за услуги, снять наличные в банкомате. Но за снятие наличных придется отчитаться, как за подотчетные деньги.

Кроме этого, корпоративную карту можно привязать к отдельному счету для определенной категории расходов. Например, можно открыть «топливный счет» и привязать к нему карту, которой водитель оплачивает бензин. Купить другой товар или снять наличные в банкомате по такой карте нельзя. Если компания оформляет отдельный счет для корпоративной карты, то на него переводят деньги с основного счета компании.

С корпоративной картой:

  • Проще контролировать расходы — руководитель может установить лимит, например, выделить на канцтовары 50 000 ₽ в месяц. Потратить больше этой суммы сотрудники не смогут.

  • Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы — достаточно передать сотруднику карту.

  • Не нужно снимать наличные на хознужды, инкассировать деньги и хранить их в офисе.

  • Можно покупать товар на сумму более 100 000 ₽ в месяц — расходы по карте относят к безналичным, поэтому лимит на них не распространяется.

Чтобы оформить корпоративную карту, руководитель пишет заявление в банк. Если карту получают на новый счет — надо отправить уведомление в налоговую, сделать это необходимо не позднее семи рабочих дней со дня открытия карточного счета. Если карту привязывают к существующему счету — уведомление отправлять не надо.

К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Корпоративная карта действует до трех лет. Когда срок истекает, банк перевыпускает карту и присылает руководителю уведомление, когда и где ее можно забрать. Если карту нужно закрыть, пока не истек срок ее действия, — руководитель уведомляет банк о своем решении. Для этого в мобильном приложении нужно открыть «Настройки» и выбрать операцию «Закрыть карту».

      Виды корпоративных карт

      Именные и неименные карты. Именную карту выдают конкретному сотруднику, например, директору или бухгалтеру. Именно он отвечает за расходы по карте, даже если передал ее другому сотруднику. Ответственность сотрудника прописывают в локальном документе — его пишут в свободной форме.
          Пример положения организации, которое регламентирует использование корпоративных карт
          Директор издает положение, которое регламентирует использование корпоративных карт
          Неименную карту может использовать любой сотрудник. Ее оформляют, если одну карту поочередно используют несколько человек. Список сотрудников и порядок пользования картой закрепляют отдельным приказом. Сотрудники должны ознакомиться с документом и подписать его.
              Пример приказа об утверждении списка сотрудников на использовать корпоративную карту
              Список сотрудников, имеющих право использовать корпоративную карту, закрепляют отдельным приказом
              Дебетовые и кредитные карты. Корпоративные карты могут быть дебетовые, дебетовые с кредитным лимитом и кредитные. С дебетовой карты можно списать деньги организации, а с кредитной — деньги банка. Дебетовая карта с кредитным лимитом — карта с деньгами организации, но если денег на счете недостаточно, компания берет заем в рамках лимита, установленного банком. Рублевые и валютные карты. Бизнес-карту можно выпустить рублевой или валютной. Обычно валютную карту оформляют для сотрудников, которые ездят в зарубежные командировки.

                  Какие операции можно совершать с корпоративной картой

                  С помощью корпоративной карты можно совершать различные платежные операции.

                  Оплачивать безналом — это основное предназначение банковской карты, ей можно расплатиться за товары и услуги. Руководитель может установить разовый, ежедневный или месячный лимиты на расходы по карте.

                  Снимать наличные можно также в пределах установленного лимита. Но если часто снимать деньги или снимать большие суммы — это может насторожить налоговую и инициировать внеплановую проверку. Центробанк рекомендует поставить лимит на снятие наличных — до 100 000 ₽ в день.

                  Еще нужно следить, чтобы с корпоративной карты за неделю не снималось более 30% оборота по банковскому счету. Если снимать больше — это тоже вызовет подозрение у налоговой.

                  Расплачиваться картой за рубежом. Для этого необязательно получать валютную карту. Сотрудник в загранкомандировке может воспользоваться рублевой — деньги конвертируют по курсу банка.

                  Покупать в интернете. С помощью корпоративной карты можно оплачивать покупки в интернете. Например, заказать канцелярские принадлежности на маркетплейсе или оплатить визуальные материалы для контента в социальных сетях.

                  Переводить деньги на другие карты, например, чтобы оплатить услуги подрядчика. При переводе денег на другие карты желательно писать назначение платежа и не превышать лимита, установленного банком.
                      Важно: переводить деньги можно только с дебетовой карты, с кредитной — нельзя.
                      Вносить наличные можно в трех случаях: сотрудник кредитует компанию, возвращает заем или вносит выручку. Наличные на корпоративную карту лучше вносить через кассу банка. В платежном поручении оператор укажет назначение платежа, чтобы облегчить работу бухгалтеру.

                      Наличные можно внести через банкомат, но некоторые банки начисляют комиссию за операцию. В среднем комиссия составляет 0,3% от внесенных денег.
                          Важно: Корпоративную карту нельзя использовать для следующих целей:

                          • компаниям и ИП — выплачивать сотрудникам зарплату;
                          • компаниям и ИП — выплачивать сотрудникам пособия и компенсации;
                          • компаниям — оплачивать товары и услуги для личных нужд сотрудников или руководителей.

                          Какие расходы можно оплачивать корпоративной картой

                          Затраты, оплаченные бизнес-картой, налоговая признает как расходы, направленные на осуществление деятельности и получение прибыли. Приводим список расходов, которые можно оплатить корпоративной картой:

                          • командировочные расходы: гостиница, билеты, оплата питания;
                          • топливо;
                          • коммунальные платежи;
                          • канцтовары;
                          • представительские расходы;
                          • программное обеспечение;
                          • услуги поставщиков;
                          • интернет-контент;
                          • почтовые и курьерские услуги.

                          Индивидуальные предприниматели дополнительно могут расплачиваться бизнес-картой за личные покупки. Но такие расходы нельзя учитывать при исчислении налогооблагаемой базы.

                          Часть потраченных денег можно вернуть, если подключить программу лояльности.

                              Как отчитаться за расходы по карте

                              За каждую операцию по корпоративной карте необходимо предоставить отчетные документы в бухгалтерию. Перечень документов зависит от вида операции.

                              Оплата товаров или услуг. Сотрудникам необходимо сдать подтверждающие документы: товарную накладную, акт о выполненной услуге, счет-фактуру, товарный или кассовый чек. В кассовом чеке должен быть перечень покупок с ценами. Если чек фиксирует только сумму покупки, к нему необходимо приложить товарный чек.

                              Вместо накладной, можно попросить кассира поставить печать на чек — тогда он считается полноценным закрывающим документом. Чек за покупки в интернет-магазине продавец отправляет на электронную почту, или чек пробивает курьер.
                                  С бизнес-картой проще контролировать расходы — все платежи видно в банковской выписке, а на телефон руководителя приходят мгновенные уведомления о списании. Не возникает проблем с перерасходом и возвратом подотчетных сумм. Оформить такие расходы тоже несложно — сотрудник приносит кассовый чек с печатью магазина, и я составляю авансовый отчет, в который вписываю расходы по корпоративной карте. Для отчета можно использовать унифицированную форму, но она необязательна. Поэтому некоторые компании составляют собственную форму авансового отчета и закрепляют ее в учетной политике.
                                  Екатерина Рыбочкина, бухгалтер
                                  Екатерина Рыбочкина
                                  бухгалтер
                                  Обналичивание. Сотрудник передает бухгалтеру чек из банкомата о снятии наличных. Если этими деньгами он расплатился за товар или услугу, вместе с чеком из банкомата сотрудник передает закрывающие документы.

                                  Расходы за границей. Платежные документы необходимо перевести на русский язык. Это можно сделать самостоятельно — нотариально заверять перевод не нужно. Налоговая не предъявляет особых требований к переводу, поэтому достаточно приложить к чеку перечень покупок на русском языке.

                                  Внесение наличных. На каждую внесенную сумму необходим документ — обоснование. Например, для возврата заемных денег — договор займа, для подотчетных средств — авансовый отчет, для внесения выручки — расходно-кассовый ордер. Обоснование не нужно только для ИП, которые вносят на расчетный счет личные деньги.

                                    Где открыть бизнес-карту

                                    Корпоративную карту можно открыть, например, в Ак Барс Банке. Классическая корпоративная карта Business не только упрощает корпоративные расходы, но и позволяет их сократить за счет бонусной программы для бизнес-карт Visa и Mastercard.
                                    С картой Visa можно получить скидки на товары и услуги для бизнеса, в том числе на проживание в популярных отелях по всему миру или на услуги VIP-зала в аэропорту. А держатели карты Mastercard получают один бонус за каждую транзакцию от 500 ₽. Бонусы можно обменять на скидки и предложения от партнеров программы.

                                    Если оформите подписку на расчетно-кассовое обслуживание — плата за обслуживание карты не взимается.
                                      Узнать больше о корпоративной карте от Ак Барс Банка и оформить карту
                                      Раз в неделю отправляем самые свежие материалы на тему личных финансов и бизнеса
                                      Подпишитесь на рассылку
                                      Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности