Скоро наш журнал обновит свой дизайн
Close
Будь в курсе
Подпишитесь на рассылку, чтобы не пропускать новые выпуски журнала
развиваем Бизнес

Что выгоднее: онлайн-бухгалтерия,
аутсорсинг или штатный бухгалтер

Плюсы и минусы каждого формата
16 декабря 2020
автор статьи Юлия Гребенюк
Юлия Гребенюк
проанализировала разные форматы бухучета
Елена — предприниматель, на старте она передала бухгалтерию на аутсорс. Когда компания выросла, Елена приняла в штат главбуха, которому пришлось два года восстанавливать учет: часть первички потеряна, в отчетности — ошибки. У Александра ситуация противоположная: когда бизнесмен устал платить штрафы по ошибкам штатного бухгалтера и передал бухучет сторонним специалистам — он вздохнул свободно. А Егор уже три года пользуется облачным сервисом бухучета и очень доволен. Разбираемся, какой формат выбрать для бухучета.

Облачный сервис бухгалтерского учета

Сервис бухучета — это облачная платформа, с установленным набором специальных инструментов и функций. Но многие операции предпринимателю приходится выполнять самостоятельно, например, вносить движение наличных по кассе, формировать первичную документацию. Если интегрировать сервис с банком, операции по расчетному счету будут учитываться автоматически. А также в конце отчетного периода сервис в автоматическом режиме рассчитает сумму налогов, взносов и сформирует отчет. Предпринимателю останется подписать документ электронной подписью и отправить в налоговую или внебюджетные фонды.

Если нет желания все делать самому, предприниматель может доверить бухучет команде сервиса. Но полностью устраниться не получится — нужно ставить задачи специалистам, формировать и высылать документы, контролировать работу. Это не всегда удобно, например, бизнес требует вашего постоянного внимания, а вам придется контролировать работу сторонней команды.
      Плюсы облачного бухгалтерского сервиса
      1
      Своевременная реакция на изменения в законодательстве
      Разработчики следят за нововведениями в бухучете и оперативно обновляют сервис, адаптируют его под новые требования. Пользователю не нужно самому запоминать сроки уплаты взносов и сдачи отчетности — сервис отправит уведомление и напомнит о сроках.
      2
      Мобильность
      Через мобильное приложение предприниматель может провести операцию в режиме 24/7 — выставить счет, проконтролировать поступление денег и обратиться в техподдержку.
      3
      Доступность
      Это самый дешевый вариант из всех форматов ведения учета и сдачи отчетности — от 833 ₽ в месяц.
      Минусы онлайн-сервиса бухучета
      1
      Нет полной автоматизации
      Всегда что-то придется делать самостоятельно. Если не настроить интеграцию с банком, счета о поступлении и расходе денег придется заполнять вручную. А также — данные по сотрудникам, контрагентам и движению наличных.
      2
      Технические сбои
      Если в сервисе произойдет сбой, расчеты могут оказаться неверными или «слетит» срок сдачи отчетности. А в результате — просроченная декларация или неверно исчисленный налог.
      3
      Ваши ошибки — это ваши ошибки
      Никто не будет проверять за вас, правильно ли заполнили документы. Если допустили ошибку в счет-фактуре или сдали неверную налоговую отчетность — разбираться с последующими проблемами будете самостоятельно
      4
      Команда сервиса ответственности не несет
      У каждого бизнеса есть свои нюансы, которые не всегда видно в документах: расчет пособия и компенсации, переход с одной формы налогообложения на другую — в сервисе это не отражается. Если вы забудете рассказать об этом специалистам сервиса или не передадите нужные документы — команда не несет ответственности за допущенные ошибки.
      Стоимость онлайн-сервиса. Тариф зависит от месячного оборота, наличия сотрудников и количества операций. Средняя цена от 2000 до 10 000 ₽ в год.

      На рынке бухгалтерских онлайн-сервисов много компаний. У каждой — свои условия сотрудничества и цены. Чтобы было проще определиться с выбором, для начала отберите 3–5 компаний, которые понравились больше всего, свяжитесь с менеджерами, оговорите нюансы и попросите договор. Только после изучения договора решайте, с кем будете сотрудничать.
          Онлайн-сервисы хороши, когда бизнес только развивается, и предприниматель выбрал простую систему налогообложения — патент или УСН. На старте у компании — минимумом операций и небольшие обороты. Онлайн-сервис помогает собственнику сэкономить на услугах штатного или удаленного специалиста. Руководитель без профильного образования сможет самостоятельно вести бухгалтерский учет.
          Светлана Белая эксперт
          Светлана Белая
          кандидат экономических наук, бухгалтер

          Бухгалтерский аутсорсинг

          Бухучет на аутсорсинге ведет сторонняя компания или специалист. Предприниматель передает им первичные документы от контрагентов и ставит задачи, а все операции проводит аутсорсер. Он же формирует первичные и закрывающие документы компании — счета на оплату, платежные поручения, накладные и акты. Если аутсорсер допустил ошибку, из-за которой предпринимателя оштрафовали, удаленный специалист компенсирует сумму штрафа.

          Можно выбрать полный аутсорсинг, когда все операции проводит сторонняя компания. Или частичный — когда первичные документы учитывает штатный сотрудник, а отчетность сдают аутсорсеры.
              услуги бухгалтерской аутсорсинговой компании по степени популярности
              Аутсорсинговые компании предоставляют разные услуги, но наибольшей популярностью пользуется ведение бухгалтерского и налогового учета
              Плюсы аутсорсинговой компании
              1
              Экономия на ФОТ и оборудовании
              Предприниматель не выплачивает аутсорсеру зарплату, не тратит деньги на оснащение бухгалтерского кабинета и повышение квалификации специалиста, не занимается обновлением бухгалтерских программ, не выписывает специализированные журналы. Затраты полностью лежат на плечах аутсорсера.
              2
              Команда профессионалов
              В компании, как правило, работают сотрудники с разными компетенциями: юристы, кадровики, бухгалтеры широкого профиля. Если у руководителя возникнут проблемы с документооборотом или наймом персонала, к их решению подключатся люди с нужными опытом и знаниями.
              3
              Бесперебойная работа
              Если один сотрудник заболел или ушел в отпуск, его работу передают другому. Предпринимателю не нужно беспокоиться о своевременном проведении первичной документации и сдаче отчетности.
              4
              Оплата за результат
              В отличие от штатного сотрудника аутсорсер получает оплату за выполненный объем работы. Например, у ИП на упрощенке работает 10 сотрудников, за месяц у него больше 100 проводок — предприниматель заплатит аутсорсеру 12 000 ₽ в месяц. А если количество операций возрастет до двухсот, ИП заплатит за аутсорсинг 15 000 ₽.
              5
              Компенсация за ошибки
              Человеческий фактор никто не отменял и специалисты в аутсорсинговых компаниях тоже ошибаются. Если в договоре аутсорсинга прописаны условия, что компания несет ответственность за ошибки, она компенсирует понесенные убытки из своего кармана.
              Онлайн-сервисы хороши, когда бизнес только развивается, и предприниматель выбрал простую систему налогообложения — патент или УСН. На старте у компании — минимумом операций и небольшие обороты. Онлайн-сервис помогает собственнику сэкономить на услугах штатного или удаленного специалиста. Руководитель без профильного образования сможет самостоятельно вести бухгалтерский учет.
              Светлана Белая эксперт
              Светлана Белая
              кандидат экономических наук, бухгалтер
              отзыв о работе бухгалтерской аутсорсинговой компании
              Компания допустила ошибку в работе и компенсировала ущерб предпринимателю
              Минусы аутсорсинговой компании
              1
              Отложенная коммуникация
              Если возникнет срочный вопрос, то понадобится время, чтобы его решить. Нужно связаться с менеджером компании, объяснить ситуацию, и только потом специалисты решат, что делать
              2
              Риск нарваться на недобросовестных специалистов
              Можно ошибиться и выбрать компанию с некомпетентными специалистами, которые неправильно оформят документы или ошибутся в отчетности. Чтобы снизить риск, нужно предварительно проверить аутсорсера. Например, на сайте агентства «Эксперт РА» ежегодно публикуют рейтинг проверенных компаний.
              3
              Слабый контроль со стороны предпринимателя
              Сотрудники штатной бухгалтерии находятся под контролем руководителя или главного бухгалтера. Контролировать работу удаленных специалистов и решать проблемные вопросы с аутсорсерами сложнее.
              Часто вместо компании нанимают бухгалтера-аутсорсера. В этом случае руководитель получает плюсы аутсорсинговой компании и минусы штатного бухгалтера: руководитель экономит деньги, но рискует остаться без бухгалтера, если аутсорсер заболеет или поедет отдыхать.

              Стоимость аутсорсинга. Стоимость услуг зависит от объема порученных задач — чем крупнее бизнес, который сопровождает аутсорсер, тем дороже он обойдется предпринимателю.

              На сайтах некоторых компаний есть калькуляторы, где можно рассчитать, во сколько обойдется сопровождение. Минимальную стоимость — 6000–8000 ₽ в месяц заплатит ИП без сотрудников на спецрежиме, которому нужно сдать нулевую отчетность. Верхнего предела нет — стоимость услуг зависит от множества параметров: формы собственности предприятия, налогового режима, количества сотрудников и даже от объема номенклатуры.
                  Калькулятор аутсорсинга бухгалтерии, расчет стоимости бухгалтерского сопровождения
                  Бухгалтерский аутсорсинг ИП с десятью сотрудниками и ста операциями в месяц обойдется в 12 000 ₽ — это в два–три раза ниже средней зарплаты бухгалтера
                  Аутсорсинговая компания — это не только бухгалтер, ответственный за проект, а большая команда специалистов с опытом работы в разных областях: юридические услуги, ИТ, услуги секретаря. Это позволяет предпринимателю экономить на штате сотрудников.

                  Аутсорсинговая компания подходит для сложных бизнес-процессов, так как внутри нее специалисты поддерживают и заменяют друг друга.
                  Светлана Белая эксперт
                  Светлана Белая
                  кандидат экономических наук, бухгалтер

                  Штатный бухгалтер

                  Десятилетие назад почти все предприниматели старались нанять бухгалтера в штат. Многие задумывались, что это невыгодно, но альтернативы не видели. Теперь на рынке появились альтернативные варианты, и предприниматель может взвесить плюсы и минусы, прежде чем нанимать специалиста в штат.
                      Плюсы бухгалтера в штате
                      1
                      Оперативное решение вопросов
                      Можно на рабочем месте решать текущие вопросы — достаточно пригласить работника к себе в кабинет, чтобы закрыть несколько задач
                      2
                      Максимальный контроль
                      В любой момент можно проконтролировать, что сделал специалист и как, потребовать отчет о проделанной работе.
                      3
                      Вариативность объема работы
                      Обязанности специалиста можно расширить. Например, в месяцы, когда не нужно сдавать отчетность, бухгалтер помогает с кадровой документацией или подключается к разработке управленческого учета. Если эти функции прописать в трудовом договоре бухгалтера, доплачивать за них не нужно.
                      4
                      Погруженность в бизнес-процессы
                      Если работник проработал на предприятии длительное время, он изнутри знает производственную «кухню», переживает за общее дело и заинтересован в развитии компании.
                      Минусы штатного бухгалтера
                      1
                      Издержки
                      Штатному сотруднику надо платить зарплату, оплачивать взносы, больничные и отпуска. Надо оборудовать рабочее место: купить мебель, офисную технику и установить на компьютер бухгалтерскую программу и регулярно ее обновлять.
                      2
                      Перерывы в работе
                      Один из сильных страхов работодателей — что делать, если бухгалтер уйдет в декрет или заболеет. Если отпуск еще можно переждать и через две недели специалист вернется, то на время декрета или продолжительной болезни придется искать замену.
                      3
                      Ограниченная квалификация
                      В законодательстве часто происходят изменения, поэтому специалиста нужно регулярно отправлять на обучение. Если компания планирует расширяться или менять налоговый режим, работодателю придется оплатить бухгалтерские курсы повышения квалификации.
                      Во сколько обойдется бухгалтер в штате. Рассмотрим на примере, во сколько обойдется штатный бухгалтер со средней зарплатой в 40 000 ₽: 34 800 ₽ — сотрудник получает на руки, а 5200 ₽ — работодатель уплачивает за бухгалтера НДФЛ. Кроме этого, работодатель обязан заплатить взносы: в ФСС — 2,9%, ПФР — 22%, ФОМС — 5,1% и взнос на травматизм от 0,2 до 8,5% в зависимости от видов деятельности. Посчитаем затраты на ежемесячное содержание бухгалтера.

                      ФОТ — 40 000 ₽
                      ФСС — 1 160 ₽
                      ПФР — 8 800 ₽
                      ФОМС — 2 040 ₽
                      Травматизм 0,2% — 80 ₽

                      Итого ежемесячные расходы на оплату труда сотрудника составляют 52 080 ₽ в месяц или 624 960 ₽ в год.
                          На мой взгляд, в крупном бизнесе выбор между штатной бухгалтерией и аутсорсинговой компанией в основном зависит от «вкусовых» предпочтений руководства.

                          Штатный бухгалтер — это стопроцентная вовлеченность в деятельность компании, возможность оперативно получать информацию, контролировать выполнение поставленных задач. Однако сначала нужно найти высококвалифицированного сотрудника, чьи навыки и опыт будут соответствовать его резюме.
                          Светлана Белая эксперт
                          Светлана Белая
                          кандидат экономических наук, бухгалтер
                          Чек-лист
                          Как выбрать формат бухучета
                          1
                          Оцените масштаб работы
                          Сколько у вас сотрудников, какой объем сделок в день или месяц, какая система налогообложения и т. д. Подумайте, насколько часто нужно формировать первичную документацию — чем больше оборот компании, тем сложнее самостоятельно вести бухучет.
                          2
                          Посчитайте и сравните расходы для разных форматов
                          Отталкиваясь от объема бизнеса, посчитайте, во сколько вам обойдутся услуги аутсорсинговой компании, штатного бухгалтера или интернет-бухгалтерии.
                          3
                          Проанализируйте степень контроля
                          Насколько вам важно контролировать работу бухгалтерии. Если контроль — неотъемлемая часть бизнеса, то удаленные процессы вам не подойдут.
                          4
                          Изучите отзывы в интернете
                          Услугами аутсорсеров и онлайн-сервисов пользуются уже многие предприниматели, в социальных сетях они рассказывают о своих впечатлениях от сотрудничества.
                          5
                          Подготовьте перечень требований
                          Когда нанимаете штатного сотрудника, требования нужно включить в трудовой договор или должностную инструкцию. Если выбираете удаленную бухгалтерию, проверьте, соответствуют ли условия договора вашим требованиям.
                          Читайте другие материалы об открытии и развитии бизнеса